Eröffnungssalden, wenn die Buchhaltung zu spät beginnt

Muss ich alles erfassen, was vor dem Beginn meiner Buchhaltung geschah?

Für ein abgeschlossenes und eingereichtes Jahr oft nein: Die Bücher können mit der Schlussbilanz dieses Jahres beginnen, solange die eingereichte Steuererklärung eine solide Grundlage ist. Für jedes Jahr, dessen Steuererklärung noch einzureichen ist, ja, denn eine Steuererklärung weist Einnahmen und Ausgaben für das gesamte Steuerjahr aus. Der IRS sagt, dass das Gesetz mit wenigen Ausnahmen keine bestimmte Art von Unterlagen vorschreibt, die Unterlagen aber belegen müssen, was die Steuererklärung ausweist.

Ein Fall ist nicht einfach und sollte vor dem ersten Eintrag mit einem Ersteller der Steuererklärung geklärt werden, wenn für ein Jahr, das Ihre Bücher nicht abdecken, eine Steuererklärung eingereicht oder fällig ist, wenn für ein früheres Jahr keine eingereichte Steuererklärung existiert, wenn die Eröffnungssalden nicht zur letzten eingereichten Steuererklärung passen, wenn Anlagen nie abgeschrieben wurden oder wenn geschäftliches und privates Geld über dasselbe Konto lief. Legen Sie zuerst bereit:

• Kontoauszüge für jedes Bank-, Karten- und Darlehenskonto, je einen für jeden Monat zurück bis zum ersten Tag des Steuerjahres.
• Den Saldo jedes Kontos am Tag vor dem Startdatum.
• Eine Liste der Anlagen mit Kaufdaten und Anschaffungskosten.
• Die letzte eingereichte Steuererklärung.
• Eine Aufstellung des Geldes, das die Eigentümer eingezahlt oder entnommen haben.

Bewahren Sie die Unterlagen zu den früheren Jahren auf. Der IRS sagt, dass Unterlagen so lange aufzubewahren sind, wie sie zum Nachweis der Einkünfte oder Abzüge einer Steuererklärung gebraucht werden können; ein Eröffnungssaldo ersetzt sie nicht: Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Welches Startdatum soll ich wählen, und warum spielt das Steuerjahr eine Rolle?

Das übliche Startdatum ist der erste Tag eines Steuerjahres: der 1. Januar bei einem Unternehmen mit Kalenderjahr. Ein Steuerjahr ist der jährliche Zeitraum, in dem ein Unternehmen seine Unterlagen führt und seine Einnahmen und Ausgaben meldet.

• Die Bücher stimmen mit der Steuererklärung überein. Ertrags- und Aufwandskonten werden am Ende jedes Steuerjahres abgeschlossen, während Vermögens-, Schulden- und Eigenkapitalkonten vorgetragen werden. Beginnen Sie am ersten Tag des Jahres, deckt die erste Gewinn- und Verlustrechnung genau das ab, was die Steuererklärung abdeckt.
• Das Eigenkapital lässt sich leichter belegen. Wer an einem anderen Tag eröffnet, nimmt den bis dahin in diesem Jahr erzielten Gewinn in das Eröffnungseigenkapital auf, eine Zahl, die in keiner eingereichten Steuererklärung steht.
• Ein neues Unternehmen beginnt an seinem ersten Tag und nur mit dem, was die Eigentümer eingebracht haben. Eine Einheit, die kein ganzes Jahr bestand, reicht eine Steuererklärung für den kürzeren Zeitraum ein, in dem sie bestand. Ein Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr beginnt am ersten Tag seines Geschäftsjahres.

Ein Unternehmen, das noch nie eine Steuererklärung eingereicht hat, legt Steuerjahr und Gewinnermittlungsmethode mit seiner ersten Steuererklärung fest, sofern es nicht ein bestimmtes Steuerjahr verwenden muss; danach braucht ein Wechsel der Methode in der Regel die Genehmigung des IRS. Beide Entscheidungen folgen eigenen Regeln: Zufluss-Abfluss- oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen, abweichendes Geschäftsjahr oder Kalenderjahr.

Was gehört in einen Eröffnungssaldo?

Ein Eröffnungssaldo ist der Saldo jedes Vermögenswerts, jeder Schuld und jedes Eigentümerkontos am Startdatum. Vermögenswerte minus Schulden ergeben das Eigenkapital.

Geld, das für noch nicht erbrachte Arbeit eingeht, kann in den Büchern eine Verbindlichkeit sein, zählt aber in der Regel bei Erhalt als Einnahme, sofern keine Abgrenzung nach der periodengerechten Methode gilt: Kundenanzahlungen und Kautionen.

Das Eigenkapital ist ein Ergebnis, kein Eingabewert. Fällt es unerwartet groß oder negativ aus, braucht es eine Erklärung: ein fehlendes Konto oder eine falsche Zahl oder, bei einem negativen Betrag, Verluste oder Entnahmen, die tatsächlich höher waren als das Eingebrachte. Opening Balance Equity.

Wie erfasse ich die Buchungen aus den Monaten vor dem Beginn meiner Buchhaltung?

Erfassen Sie sie aus den Kontoauszügen, Monat für Monat, beginnend am ersten Tag des Steuerjahres. Ein Eröffnungssaldo mit dem Datum, an dem die Bücher eingerichtet wurden, ersetzt diese Monate nicht; eine Gewinn- und Verlustrechnung aus diesen Büchern ließe deren Einnahmen und Ausgaben weg, und eine Steuererklärung, die auf dieser Rechnung beruht, ebenfalls.

1. Setzen Sie die Eröffnungssalden auf den ersten Tag des Steuerjahres oder auf den Tag, an dem das Unternehmen begann, falls der später liegt.
2. Erfassen Sie jeden früheren Monat aus den Bank- und Kartenauszügen, mit je einer Quelle pro Monat.
3. Stimmen Sie den Monat ab, bevor Sie den nächsten beginnen. Publication 583 sagt, dass das Girokonto jeden Monat abzustimmen ist, damit Kontoauszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen.
4. Ordnen Sie die Einzahlungen nach der Gewinnermittlungsmethode. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode sind Kundenzahlungen bei Erhalt Einnahmen. Bei der periodengerechten Methode gleicht eine Zahlung auf eine bereits gebuchte Rechnung die Forderung aus und ist nicht noch einmal Einnahme. Geld, das der Eigentümer eingezahlt hat, Darlehen und Übertragungen zwischen Konten sind keine Umsätze: welche Einzahlungen keine Einnahmen sind.
5. Bewahren Sie die Rechnung oder den Beleg zu jeder Ausgabe auf. Der Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug: Verlorene Belege.

Wenn geschäftliches und privates Geld in diesen Monaten über dasselbe Konto lief, trennen Sie es vor dem Erfassen: Vermischte geschäftliche und private Gelder bereinigen.

Wie bewerte ich Anlagen und andere Vermögenswerte, die ich schon besaß, bevor die Bücher begannen?

Verwenden Sie für das, was das Unternehmen gekauft hat, die Anschaffungskosten. Die Basis ist der Betrag, von dem die Abschreibung berechnet wird. Bei etwas, das ein Einzelunternehmer oder der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied, die als Einzelunternehmen besteuert wird, aus privater Nutzung ins Unternehmen überführt, ist die Abschreibungsbasis der niedrigere Betrag aus Marktwert und angepassten Anschaffungskosten an dem Tag, an dem sich die Nutzung änderte. Weisen Sie dann die bereits genutzte oder zulässige Abschreibung aus.

Der Tag der Änderung ist der Tag, an dem die geschäftliche Nutzung begann, nicht der Tag, an dem die Bücher begannen. Ein Laptop, der seit dem letzten Jahr im Unternehmen genutzt wird, hat letztes Jahr die Nutzung geändert; sein Wert an diesem Tag bestimmt also die Basis, und die Abschreibung für das letzte Jahr kann bereits zulässig sein. Ein Gegenstand, den ein Eigentümer in eine Personengesellschaft einbringt, behält in der Regel die angepassten Anschaffungskosten des Eigentümers (26 U.S.C. § 723). Dasselbe gilt in der Regel für einen Gegenstand, der in einem qualifizierten Tausch gegen Anteile in eine Kapitalgesellschaft eingebracht wird (Section 351, die Kontrolle unmittelbar danach verlangt). Sind die Gegenstände insgesamt aber weniger wert als die Anschaffungskosten des Eigentümers, sind die Anschaffungskosten der Kapitalgesellschaft auf den Marktwert begrenzt. Eigentümer und Kapitalgesellschaft können stattdessen schriftlich vereinbaren, die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers zu mindern, mit einer Erklärung, die mit der fristgerechten ursprünglichen Steuererklärung für das Jahr der Übertragung eingereicht wird; die Wahl kann nicht widerrufen werden (26 U.S.C. § 362(e)(2), 26 CFR 1.362-4, Publication 542). Eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, folgt dieser Regel für Kapitalgesellschaften auch mit nur einem Eigentümer. Welche Regel gilt, entscheidet der Ersteller der Steuererklärung: Private Vermögenswerte in Ihre LLC einbringen.

Anlagen, die vollständig abgeschrieben wurden, zum Beispiel nach Section 179, gehören trotzdem in die Liste: Sie haben ihre Basis zurückgewonnen und stehen deshalb mit den Anschaffungskosten und einer kumulierten Abschreibung in gleicher Höhe.

Hat eine frühere Steuererklärung die Abschreibung ausgelassen, werden die Anschaffungskosten trotzdem um den zulässigen Betrag gemindert. Abschreibung, die in einem früheren Jahr zulässig war, lässt sich in der Steuererklärung des laufenden Jahres nicht nachholen; eine Änderungserklärung oder ein Methodenwechsel behebt das, und welcher Weg gilt, hängt von den Tatsachen ab (Publication 946): Fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen.

Wie lautet die Buchung für kumulierte Abschreibung oder Amortisation als Eröffnungssaldo?

Die kumulierte Abschreibung wird als Habensaldo neben den Anschaffungskosten der Anlage eingetragen, innerhalb der einen Eröffnungsbuchung, die auch den Banksaldo, die Schulden und das Eigenkapital enthält. Sie ist kein Aufwand des laufenden Jahres: Die Abschreibung früherer Jahre gehört in diese Jahre.

• Soll: jeder Vermögenswert: der Banksaldo, Anlagen zu Anschaffungskosten, Warenbestand zu Anschaffungskosten.
• Haben: kumulierte Abschreibung und jede Schuld. Das Eigenkapital im Haben für die Differenz, oder im Soll, wenn die Differenz ein Fehlbetrag ist.
• Die Summe der Soll-Beträge entspricht der Summe der Haben-Beträge, wie es die doppelte Buchführung verlangt.

Kumulierte Amortisation funktioniert bei immateriellen Vermögenswerten wie Gründungskosten genauso: Sie buchen den Vermögenswert zu den vollen Anschaffungskosten ins Soll und die bereits abgezogene Amortisation ins Haben. Bei Anlagen heißt das Wort Abschreibung. Das Beispiel zeigt die Abschreibungsbuchung mit Zahlen.

Wie behandle ich Geld, das die Eigentümer vor dem Start eingezahlt oder entnommen haben?

Geld, das ein Eigentümer als Eigentümer einzahlt oder entnimmt, ist weder Einnahme noch Ausgabe. Die Entnahmen eines Einzelunternehmers sind Entnahmen (Draws), auch wenn der Eigentümer im Unternehmen arbeitet. Die Vergütung einer Kapitalgesellschaft an einen Eigentümer, der dort arbeitet, läuft in der Regel über die Lohnabrechnung. Vergütungen an einen Gesellschafter für Leistungen folgen den Regeln für Personengesellschaften; garantierte Zahlungen sind Zahlungen, die unabhängig vom Gewinn der Personengesellschaft festgelegt sind (26 U.S.C. § 707(c)). Für frühere Jahre steckt es bereits im Eröffnungseigenkapital. Für die Monate des laufenden Jahres, die Sie aus Kontoauszügen erfassen, buchen Sie jede Überweisung als Einlage oder als Entnahme.

Ob eingezahltes Geld eines Eigentümers ein Darlehen oder Kapital war, verändert die Bücher und die Steuererklärung. Zeigt kein Schriftstück, was es war, klären Sie das vor der Eröffnungsbuchung mit einem Ersteller der Steuererklärung: Einlage oder Darlehen an Ihre LLC, Darlehen an Aktionäre in der Bilanz und Kapitalkonten der Gesellschafter.

Wenn ich früher Steuererklärungen eingereicht habe, wie passen meine Eröffnungssalden zur letzten Steuererklärung?

Vergleichen Sie die Summen mit der Bilanz (Schedule L) in der letzten eingereichten Steuererklärung, falls sie eine hat. Die Steuererklärung eines Einzelunternehmers hat keine.

Die Anleitungen zu den Formularen 1065, 1120-S und 1120 sagen alle, dass die Bilanzen in Schedule L mit den Büchern und Unterlagen übereinstimmen sollen. Wurde die frühere Steuererklärung ohne Bücher erstellt, kann ihre Schedule L auf Schätzungen beruhen, die Kontoauszüge nicht belegen.

Weichen die Eröffnungssalden von der eingereichten Schedule L ab, verbirgt es die Differenz, wenn man eine Übereinstimmung erzwingt oder die Lücke in einem Sammelkonto für Eigenkapital lässt. Wer die Differenz und ihre Ursache aufschreibt, hält sie sichtbar. Eine Differenz, die auf einen Fehler in einer eingereichten Steuererklärung hindeutet, ist eine Entscheidung des Erstellers der Steuererklärung: Einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen. Für Bücher, die von einem alten Buchhaltungsexperten oder einer alten Software übernommen werden, nutzen Sie Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.

Was habe ich vor dem Eröffnungstag ausgegeben, und wie werden Gründungskosten behandelt?

Ausgaben vor dem Beginn des Geschäfts sind in der Regel Gründungskosten (Start-up Costs): Ein Teil wird im ersten Jahr abgezogen, der Rest wird über 180 Monate verteilt. Der Tag, an dem Ihre Bücher begannen, ist nicht der Tag, an dem Ihr Geschäft begann, und die Steuerregeln verwenden den Starttag des Geschäfts. Betriebsausgaben nach Beginn des Geschäfts, aber vor Beginn Ihrer Bücher gehören in das Jahr, das die Gewinnermittlungsmethode zuweist, auch wenn Sie sie erst jetzt buchen. Anlagen, Warenbestand und andere Investitionen folgen eigenen Regeln.

Gründungskosten sind das, was Sie ausgeben, bevor der Geschäftsbetrieb tatsächlich beginnt. Sie zählen, wenn sie in einem bereits laufenden Unternehmen abziehbar gewesen wären; Zinsen, Steuern und Forschungskosten folgen eigenen Regeln (26 U.S.C. § 195(c)). Für eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft gilt eine entsprechende Regel für Organisationskosten. Anlagen sind anders: Ihre Kosten werden in der Regel über die Abschreibung wiedergewonnen.

In den Büchern ist der noch nicht abgezogene Teil der Gründungskosten ein eigener Vermögenswert im Eröffnungssaldo. Section 195 gibt keinen Test dafür, wann ein Geschäft beginnt, außer dass ein erworbenes Geschäft an dem Tag beginnt, an dem Sie es erwerben. Ist dieses Datum unklar oder sind die Kosten hoch, klären Sie es vor den Eröffnungsbuchungen. Die Beträge und die Wahl: Gründungskosten für eine LLC oder einen Einzelunternehmer. Privat bezahlte Kosten: Privat vor der LLC bezahlte Gründungskosten.

Wie prüfe ich, ob die Eröffnungssalden stimmen?

Die Eröffnungssalden stimmen, wenn die neuen Bücher mit den Kontoauszügen, der Anlagenliste und der letzten eingereichten Steuererklärung übereinstimmen oder wenn jede Abweichung aufgeschrieben und erklärt ist.

Eine erste Abstimmung, die nicht vom richtigen Saldo ausgeht: Anfangssaldo der Kontenabstimmung falsch. Laufende Abschlussroutine: Checkliste für den Monatsabschluss.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Eine freiberufliche Entwicklerin beginnt die Buchhaltung im Juli

Eine Entwicklerin begann am 1. Februar freiberuflich zu arbeiten und erhielt bis Ende Juni $40.000 von Kunden, bei $4.000 an Kosten für Software und Abonnements. Sie beginnt ihre Buchhaltung im Juli. Ihre Schedule C deckt das ganze Jahr ab, also setzt sie das Startdatum auf den 1. Februar mit einem Eröffnungssaldo von null und erfasst Februar bis Juni aus ihren Kontoauszügen. Würde sie die Bücher am 1. Juli mit einem Banksaldo eröffnen, fehlten diese fünf Monate in der Gewinn- und Verlustrechnung, und eine aus den Büchern erstellte Schedule C ließe die $40.000 aus. Wäre sie seit Jahren freiberuflich tätig und die Steuererklärung des Vorjahres eingereicht, würde sie die Eröffnungssalden zum 31. Dezember des Vorjahres aus ihren Kontoauszügen und der Anlagenliste setzen und Januar bis Juni aus ihren Kontoauszügen erfassen.

Eine LLC mit zwei Mitgliedern eröffnet ihre Bücher am 1. Januar

Zwei gleichberechtigte Gesellschafter beginnen die Bücher am 1. Januar, mit gleichen Einlagen und gleichen Entnahmen. Die Kontoauszüge zeigen $12.000 auf der Bank und $5.000 Schulden aus einem Darlehen. Die Anlagenliste zeigt Anlagen, die für $8.000 gekauft wurden, mit $3.000 Abschreibung bis heute. Das Eigenkapital ist, was übrig bleibt: $12.000 + $8.000 − $3.000 − $5.000 = $12.000, also $6.000 je Gesellschafter. Hätten sich ihre Einlagen oder Entnahmen unterschieden, folgte jedes Kapitalkonto seinen eigenen Einlagen, seinem Gewinnanteil und seinen Entnahmen.

Die Nettoanlagen von $5.000 und das Gesamtkapital von $12.000 werden dann mit der zuletzt eingereichten Schedule L und mit dem Endkapital der Gesellschafter in ihren Schedules K-1 verglichen. War keine Schedule L vorgeschrieben, gibt es nichts zu vergleichen, und die Kontoauszüge und die Anlagenliste sind der Nachweis.

Ein Laptop wechselt in das Unternehmen eines Einzelunternehmers

Eine Einzelunternehmerin kaufte einen Laptop für $1.800 zur privaten Nutzung. Als sie ihn für das Unternehmen zu nutzen beginnt, ist er $900 wert. Seine Basis für die Abschreibung ist der niedrigere der beiden Beträge, $900. Die Eröffnungsbuchung ist Anlagen im Soll und Eigenkapital der Eigentümerin im Haben, beide $900. Die anderen $900 lassen sich nicht abschreiben, und ein späterer Verkauf verwendet für Gewinn und Verlust unterschiedliche Basisregeln (Publication 551).

Anders in Ihrem Fall?

• Für ein Jahr, das die Bücher nicht abdecken, ist eine Steuererklärung fällig, oder eine eingereichte Steuererklärung ist möglicherweise nicht solide: Welches Startdatum gilt, welche früheren Monate neu aufzubauen sind und wie die Salden vor dem Beginn der Bücher einfließen, sind Ermessensfragen, die von den Tatsachen abhängen. Siehe Rückstand bei der Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Steuererklärungen für frühere Jahre wurden nie eingereicht: Siehe Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Die Eröffnungssalden passen nicht zu einer eingereichten Steuererklärung, oder ein großer ungeklärter Betrag liegt in einem Eigenkapitalkonto: Siehe Einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen, Opening Balance Equity und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben Berichte eines früheren Buchhaltungsexperten oder eine ältere Datei: Nutzen Sie Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.
• Sie haben vor der Eröffnung mit eigenem Geld Waren zum Verkauf gekauft: Siehe Warenbestand, den Sie schon besaßen, als Startbestand erfassen.
• Abschreibung wurde nie geltend gemacht, oder die Anlagenliste ist verloren: Siehe Fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das Kapital der Gesellschafter wurde nie erfasst: Siehe Kapitalkonten einer Personengesellschaft neu aufbauen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das Unternehmen ist eine Mietimmobilie: Siehe Rückstand bei den Büchern einer Mietimmobilie aufholen.
• Sie besitzen das US-Unternehmen von außerhalb der USA: Siehe Buchhaltung für ein US-Unternehmen in ausländischem Besitz.
• Sie haben in diesen Monaten Mitarbeiter bezahlt oder Sales Tax eingenommen: Siehe Rückstand bei Lohnsteuern und Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Sie sind unsicher, ob Sie bereinigen, aufholen oder eine neue Datei beginnen sollen: Siehe Bereinigen oder neu anfangen.
• Das Unternehmen ist in Kanada: Siehe Bücher nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft aus einem Einzelunternehmen und Rückstand bei kanadischen Büchern.