Prestador independente com 1099 precisa de LLC? Imposto e S Corp

Quem recebe por Form 1099 precisa de uma LLC para ser pago?

Não. O empresário individual é quem tem sozinho um negócio sem personalidade jurídica própria e o declara no Schedule C e no Schedule SE, junto com o Form 1040 (IRS). Nos EUA, o cliente geralmente informa o que paga a você no Form 1099-NEC quando os pagamentos chegam a $2.000 no ano, e quem recebe pode ser uma pessoa física (instruções do 1099-NEC). Ser pago e ter o pagamento informado não depende de ter uma LLC. Você declara toda a renda do negócio no Schedule C, o cliente tendo enviado ou não um Form 1099 (Publication 334). Uma renda pequena como complemento também não exige LLC: o imposto de autônomo (self-employment tax) incide quando os ganhos líquidos chegam a $400 (IRS).

Nos EUA, a LLC de um único membro muda pouco na declaração. A principal escolha que altera o imposto federal é a opção pelo regime de corporação S.

Fontes da tabela: empresas individuais, LLCs de um único membro, corporações S, remuneração em corporações S, instruções do 1099-NEC e a SBA.

Em resumo: abra uma LLC para separar a responsabilidade pela lei estadual ou porque um cliente exige, e só considere a opção pelo regime S quando o lucro for bem maior do que seria o salário pago pelo seu trabalho.

O caso deixa de ser simples quando:

• Um cliente exige uma empresa constituída, ou controla seu horário, seus métodos e suas ferramentas.
• A renda líquida do Form 1099 cresceu o bastante para você perguntar se a opção pelo regime S compensa.
• Seu estado cobra um valor anual alto só para manter uma LLC.
• Seu trabalho exige uma licença profissional do estado. A Califórnia, por exemplo, não permite constituir nem registrar uma LLC para prestar serviço profissional que exija licença, certificação ou registro conforme o Business and Professions Code ou o Chiropractic Act, exceto para agentes e corretores de seguros (FTB). Se o seu trabalho se enquadra, a pergunta vai para o conselho que emite a sua licença ou para um advogado.
• Anos anteriores têm renda de Form 1099 não declarada ou imposto estimado não pago. Abrir uma LLC não muda nada disso.
• Você não sabe dizer qual foi o seu lucro líquido no ano passado. Toda escolha aqui parte desse número, e os totais dos Forms 1099 sozinhos não são lucro.

Reúna antes de decidir: renda líquida e despesas do Form 1099 de cada ano (extratos bancários, cópias do 1099-NEC, recibos), os Forms W-2 de outro emprego, qualquer pedido de W-9 ou de LLC feito por um cliente, o seu estado e de quem são o local, o horário e as ferramentas com que você trabalha.

A LLC de um único membro muda o meu imposto de renda ou o imposto de autônomo?

Não. Para o imposto de renda dos EUA, o IRS trata a LLC com um só membro como parte do proprietário (uma “entidade desconsiderada”, ou disregarded entity), a menos que ela opte por ser tributada como corporação; por isso, a receita e as despesas vão para o Schedule C do proprietário. O proprietário de uma LLC de um único membro que opera um negócio paga o imposto de autônomo (self-employment tax) do mesmo modo que um empresário individual (IRS).

O imposto de autônomo (self-employment tax) nos EUA é 15,3% de 92,35% do lucro líquido. Tem duas partes: 12,4% de Social Security, que para em $184.500 somando salários e ganhos líquidos, e 2,9% de Medicare, que não tem teto (IRS; Form 1040-ES). Você pode deduzir a parcela equivalente à do empregador ao calcular a renda bruta ajustada.

Em geral, o cliente não retém imposto sobre o pagamento do Form 1099, com ou sem LLC (IRS). Nos EUA, você geralmente paga imposto estimado se espera dever pelo menos $1.000 depois das retenções e dos créditos e se o que já pagou fica abaixo dos valores que o IRS aceita como suficientes (Form 1040-ES). Veja imposto estimado trimestral sobre a renda do Form 1099.

Uma coisa pode mudar mesmo sem mudar o imposto de renda federal: o estado pode cobrar da própria LLC. O imposto anual da Califórnia é $800 (FTB). Para cada classificação, veja como uma LLC é tributada.

Um cliente pediu que eu abra uma LLC: sou obrigado, e isso muda a minha classificação como trabalhador?

Um cliente pode colocar a LLC como cláusula do contrato, mas a LLC não decide se o IRS trata você como prestador de serviços independente ou como empregado. O IRS pesa três grupos de fatos: comportamento (o pagador controla o que você faz e como), finanças (como você é pago, quem fornece as ferramentas, se as despesas são reembolsadas) e tipo de relação (contratos escritos, benefícios, se o trabalho é parte essencial do negócio do pagador). Nenhum fator decide sozinho, e o IRS olha a relação inteira (IRS). A forma jurídica do negócio não está entre os fatores que ele lista.

Uma LLC que fatura para um só cliente em tempo integral, no horário, com as ferramentas e sob a direção desse cliente, deixa esses fatos como estão. Se os fatos apontam para um empregado, a empresa ou o trabalhador pode pedir ao IRS uma decisão pelo Form SS-8, que pode levar pelo menos seis meses (IRS).

Alguns estados usam um teste mais rígido que o do IRS; a Califórnia, por exemplo, aplica um teste ABC à maioria dos trabalhadores. Veja trabalhadores que um cliente pode tratar como empregados.

Reúna o contrato, quem define o seu horário, de quem são as ferramentas e o local que você usa e quais são os seus outros clientes.

Posso transferir a renda do Form 1099 para uma LLC, e o que vai no W-9 do cliente?

Sim, na prática, e nada se move para fins de imposto. Você constitui a LLC pela lei estadual e continua trabalhando para os mesmos clientes. Como o IRS ignora a LLC de um único membro para o imposto de renda, a renda continua no mesmo Schedule C de antes (IRS).

O Form W-9 do cliente pede o nome e o número que o cliente usará no seu Form 1099-NEC. A LLC de um único membro ignorada para fins de imposto o preenche assim (Form W-9):

O IRS diz o mesmo em sua orientação sobre LLCs: o W-9 leva o número do proprietário, não o EIN da LLC (IRS). Se você não der ao cliente um número válido, ele geralmente deve reter 24% do seu pagamento como não empregado (retenção adicional, ou backup withholding), mesmo que você já tenha pedido um número; por isso, devolva o W-9 cedo (instruções para quem solicita o W-9).

A opção pelo regime S muda o formulário. A LLC passa a ser tributada como corporação; então a linha 1 leva o nome da LLC, a linha 3a leva a caixa da LLC com o código S, e a Parte I leva o EIN da própria LLC (Form W-9). Essa LLC é tratada como corporação a partir da data de vigência indicada no Form 2553 (IRS); a renda de datas anteriores continua com você no Schedule C.

O contrato diz quem recebe o pagamento. Peça a cada cliente que o atualize, ou assine um novo em nome da LLC, e ajuste faturas, conta bancária e seguros. Para transferir bens, contas e o nome do negócio para a nova entidade, veja como mudar a estrutura do seu negócio.

O que uma LLC faz por mim: responsabilidade, conta bancária organizada, e o que ela não cobre?

Pela lei estadual dos EUA, a LLC separa as dívidas e os processos do negócio dos seus bens pessoais. Ela não muda o imposto de renda federal nem o imposto de autônomo (self-employment tax), embora o estado ainda possa cobrar da LLC um imposto ou uma taxa próprios. A SBA diz que a empresa individual não cria uma entidade separada, então bens e dívidas do negócio e pessoais não ficam separados, enquanto a LLC protege os proprietários da responsabilidade pessoal na maioria dos casos (SBA). A própria LLC é criada por lei estadual, e cada estado define suas regras (IRS).

Uma conta bancária organizada não exige LLC. O IRS orienta quem abre um negócio a abrir uma conta corrente empresarial e a mantê-la separada da pessoal (Publication 583). A LLC de um único membro sem empregados nem impostos específicos sobre consumo (excise taxes) não precisa de EIN para o imposto federal, mas pode obter um se o banco ou o estado pedir (IRS). Veja conta bancária empresarial para LLC ou empresário individual.

O que a LLC não cobre:

• Imposto. A LLC de um único membro paga o mesmo imposto de renda e o mesmo imposto de autônomo que um empresário individual.
• Classificação do trabalhador. O IRS decide se você é prestador de serviços independente ou empregado pelos fatos da relação, não pela forma jurídica do negócio.
• Deduções. Uma LLC não acrescenta nenhuma; o empresário individual já deduz no Schedule C os custos comuns e necessários do negócio.
• Até onde vai a proteção de responsabilidade. A SBA diz “na maioria dos casos”. A lei estadual rege reclamações ligadas ao seu próprio trabalho e dívidas que você garante pessoalmente; consulte um advogado habilitado no seu estado. A lei tributária federal tem uma exceção própria: a pessoa responsável que deliberadamente deixa de reter ou de repassar o imposto de renda retido e os impostos de Social Security e Medicare dos empregados pode dever o valor não pago pessoalmente, o que importa quando a opção pelo regime S coloca você na folha de pagamento (IRS; seção 6672). A cobrança em geral pode ocorrer por 10 anos após o lançamento, sujeita a suspensões e prorrogações (seção 6502).

Quanto custa uma LLC por ano?

Abrir uma LLC custa uma taxa de registro estadual, e muitos estados cobram depois uma taxa ou um imposto anual de relatório. Cada estado define os valores, que variam muito.

A LLC de um único membro no regime padrão geralmente não entrega uma declaração federal de imposto de renda separada, então a burocracia extra fica principalmente no nível do estado. Ela ainda é uma entidade separada para os impostos sobre a folha e para certos impostos específicos sobre consumo (excise taxes) (IRS). Para a cobrança anual do seu estado, veja taxas e relatórios anuais da LLC por estado. Para a Califórnia, veja imposto mínimo e taxa da LLC na Califórnia. Para saber onde abrir a empresa, veja em que estado abrir a empresa.

Abrir uma LLC reduz a minha renda pessoal ou acrescenta deduções?

Não. Para ser dedutível, uma despesa do negócio deve ser comum e necessária, seja na declaração de um empresário individual ou na de qualquer outro negócio (Publication 583). O empresário individual já deduz esses custos no Schedule C, então a LLC não acrescenta dedução. Despesas pessoais, de moradia e da família continuam não dedutíveis (Publication 334).

A opção pelo regime S também não acrescenta deduções. Ela muda a forma de pagamento do proprietário: parte do lucro vira salário, tributado pela folha de pagamento, e o restante é tributado no proprietário como participação no lucro. A economia federal, quando existe, está no imposto de Social Security e Medicare, não na renda. Alguns estados também permitem que a corporação S, mas em geral não a LLC desconsiderada, pague imposto estadual de renda no nível da entidade, e o IRS permite que a corporação S o deduza (Notice 2020-75); cada estado define quem pode e em que termos.

Deixar o lucro numa LLC tributada como corporação C é outra escolha, com um imposto separado da corporação; veja LLC ou corporação C.

Quando a opção pelo regime de corporação S pode reduzir o imposto de autônomo, e quanto devo me pagar?

A opção pelo regime S só pode reduzir o imposto de Social Security e Medicare quando o lucro é bem maior do que seria o salário pago pelo seu trabalho. O imposto sobre o salário passa pela folha de pagamento, e o lucro distribuído além do salário não tem imposto sobre a folha. Nos EUA, a corporação deve pagar ao acionista-empregado uma remuneração razoável pelos serviços antes de fazer distribuições que não sejam salário, e o IRS pode reclassificar distribuições como salário (IRS). Os diretores de corporação que trabalham no negócio são empregados dela (Publication 15).

O salário carrega o mesmo total de 15,3%, sendo 12,4% de Social Security e 2,9% de Medicare, metade retida do pagamento do proprietário e metade paga pela corporação (Publication 15). Logo, a economia só existe sobre o lucro que não é salário. Duas coisas a reduzem:

• Acima de $184.500 somando salários e ganhos líquidos, só a parte do Medicare continua, então lucro extra traz pouca economia (Form 1040-ES). O salário de outro emprego consome esse limite para o imposto de autônomo, mas a corporação S ainda deve o seu próprio Social Security de empregador sobre o salário que paga a você, seja qual for o valor retido por outro empregador (Publication 15). O excesso de Social Security retido por empregadores pode ser creditado na sua declaração (IRS). O Additional Medicare Tax também pode se aplicar a quem ganha muito.
• A dedução da renda empresarial qualificada (uma dedução de até 20% do lucro do negócio) está disponível tanto para empresários individuais quanto para proprietários de corporação S, mas a remuneração razoável de uma corporação S não é renda empresarial qualificada (IRS). Passar lucro para salário pode reduzir essa dedução. Ela também é limitada pela renda tributável, então o efeito depende da sua própria declaração.

O IRS não define fórmula para o salário. Para saber o que conta como razoável e ver valores, veja salário do proprietário de uma corporação S. Para a conta de equilíbrio e como fazer a opção, veja quando a opção pelo regime S compensa.

O que a opção pelo regime S acrescenta: folha de pagamento, declaração da corporação, regras estaduais e um prazo?

A opção pelo regime S acrescenta deveres de empregador, uma segunda declaração de imposto e, em alguns estados, um imposto estadual; por isso, a economia precisa cobrir tudo isso. Compare o imposto estadual em cada classificação: uma cobrança anual fixa, como o franchise tax mínimo de $800 da Califórnia para corporações S, pode anular uma economia pequena. Para se pagar a partir de uma LLC, com ou sem a opção, veja como se pagar.

Se o prazo do Form 2553 já passou, veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S. A escrituração também muda depois da opção: veja a escrituração depois da opção pelo regime de corporação S.

Como decidir e o que configurar primeiro?

Abra uma LLC para separar a responsabilidade ou porque um cliente exige, e só considere a opção pelo regime S depois de saber o seu lucro líquido e de conseguir operar uma folha de pagamento.

Configure nesta ordem:

1. Abra uma conta bancária empresarial e mantenha nela todo o dinheiro do negócio (Publication 583). Veja registros para autônomos.
2. Pague o imposto estimado sobre a renda do Form 1099 a cada trimestre se espera dever pelo menos $1.000 depois das retenções e dos créditos (Form 1040-ES).
3. Se abrir uma LLC: registre-a no seu estado, obtenha um EIN se o banco ou o estado precisar e envie a cada cliente um W-9 atualizado.
4. Se optar pelo regime S: confirme que você é elegível, configure a folha de pagamento e a escrituração da corporação antes do primeiro pagamento de salário e entregue o Form 2553 dentro do prazo. Um diretor autorizado o assina, e todos os proprietários dão seu consentimento, inclusive o cônjuge com participação comunitária nas ações ou na renda delas (instruções do Form 2553). Veja quando a opção pelo regime S compensa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos e supõem um contribuinte solteiro, sem outros salários nem renda de autônomo. Eles ignoram os efeitos no imposto de renda e o Additional Medicare Tax, que outro status de declaração ou outra renda poderiam trazer.

Uma designer com lucro líquido de US$90.000

Uma designer freelancer tem lucro líquido de US$90.000 com clientes do Form 1099-NEC, como empresária individual. Os ganhos líquidos de autônomo são 92,35% de US$90.000, ou cerca de US$83.100, e o imposto de autônomo a 15,3% é de cerca de US$12.700.

Abrir uma LLC de um único membro deixa o Schedule C, o imposto de autônomo e o imposto estimado iguais: ainda cerca de US$12.700. O novo custo é a taxa do estado. Na Califórnia, o imposto anual é de US$800, qualquer que seja o lucro.

Uma consultora com lucro líquido de US$200.000

Uma consultora tem lucro líquido de US$200.000 como empresária individual. Os ganhos líquidos são de cerca de US$184.700. O Social Security a 12,4% para no teto de US$184.500 (US$22.878), e o Medicare a 2,9% acrescenta cerca de US$5.356, então o imposto de autônomo é de cerca de US$28.200.

Ela abre uma LLC e opta pelo regime S. Só para mostrar a conta, a tabela testa dois salários; o IRS não define percentual, e o que é razoável depende do trabalho dela. O imposto sobre a folha é 15,3% do salário. Supõe-se que o serviço de folha de pagamento, a preparação do Form 1120-S e as cobranças do estado somem US$4.000 por ano.

O salário também pode reduzir a dedução da renda empresarial qualificada dela, o que aumenta o imposto de renda. A economia real exige uma declaração preparada dos dois jeitos, com os números dela.

Um prestador de serviços com um cliente que o controla

Um prestador de serviços trabalha em tempo integral para um só cliente, que define o horário dele e fornece as ferramentas, e pede que ele fature por uma LLC. O IRS continua olhando o controle, o pagamento e a relação, então ele pode ser empregado seja qual for a forma do negócio; ele ou o cliente pode pedir uma decisão pelo Form SS-8.

E no seu caso?

• Sua renda líquida do Form 1099 cresceu, um cliente quer uma empresa constituída, ou você avalia a opção pelo regime S e quer números para o seu estado: abrir ou não, em qual estado, se e quando optar e que folha de pagamento e escrituração configurar primeiro dependem dos seus próprios números. Veja abertura de empresas; o guia da opção pelo regime S traz a conta de equilíbrio.
• Sua escrituração está atrasada, você não sabe dizer o seu lucro líquido, ou os totais dos seus Forms 1099 não batem com os seus depósitos: veja como atualizar uma escrituração atrasada, como refazer a escrituração a partir de extratos bancários e ajuda com escrituração contábil.
• Anos de renda do Form 1099 ficaram sem declarar, ou o imposto estimado não foi pago: a LLC não resolve anos anteriores. Veja como regularizar declarações não entregues e ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você recebeu uma carta do IRS dizendo que a sua declaração não bate com um Form 1099: veja como responder a uma carta do IRS sobre renda não declarada (underreporter).
• Um cliente trata você como empregado, ou o seu estado usa um teste mais rígido: veja trabalhadores que um cliente pode tratar como empregados.
• Você já optou pelo regime S, ou perdeu o prazo do Form 2553: veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S.
• Você mora na Califórnia: veja imposto mínimo e taxa da LLC na Califórnia.
• Você está nos EUA com visto, ou não é residente fiscal dos EUA: se você pode trabalhar como freelancer e como a LLC é tributada dependem do seu visto e da sua residência. Veja como abrir uma LLC com visto e a declaração de um não residente com renda de negócio.
• Você mora no Canadá e presta serviços para clientes dos EUA: veja freelancer canadense com clientes dos EUA e como constituir uma corporação para prestar serviços a clientes dos EUA.
• Você é cidadão dos EUA e opera o negócio de outro país: veja LLC ou corporação S morando no exterior.
• A LLC tem dois ou mais proprietários, como cônjuges: veja LLCs de cônjuges e da família.