Nhà thầu độc lập có cần LLC không? Thuế 1099 và S corp

Nhà thầu độc lập nhận Form 1099 có cần LLC để được trả tiền không?

Không. Chủ doanh nghiệp một chủ là người sở hữu một mình một doanh nghiệp chưa thành lập công ty, và khai thu nhập đó trên Schedule C và Schedule SE cùng Form 1040 (IRS). Khách hàng thường báo cáo số tiền trả cho bạn trên Form 1099-NEC khi tổng số tiền trong năm đạt $2.000, và người nhận có thể là cá nhân (hướng dẫn Form 1099-NEC). Việc được trả tiền và được báo cáo không phụ thuộc vào việc bạn có LLC hay không. Bạn phải khai toàn bộ thu nhập kinh doanh trên Schedule C dù khách hàng có gửi Form 1099 hay không (Publication 334). Thu nhập phụ nhỏ cũng không cần LLC: thuế tự kinh doanh áp dụng khi thu nhập ròng đạt $400 (IRS).

LLC một thành viên hầu như không thay đổi gì trên tờ khai thuế. Lựa chọn chính làm thay đổi thuế liên bang là bầu chọn S corporation.

Nguồn cho bảng này: doanh nghiệp một chủ, LLC một thành viên, S corporation, tiền lương của S corporation, hướng dẫn Form 1099-NEC và SBA.

Tóm lại: hãy lập LLC để tách trách nhiệm pháp lý theo luật tiểu bang hoặc khi khách hàng yêu cầu, và chỉ xem xét bầu chọn S khi lợi nhuận cao hơn nhiều so với mức tiền lương mà công việc của bạn thường được trả.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• Khách hàng yêu cầu bạn phải có pháp nhân, hoặc kiểm soát giờ làm, phương pháp làm việc và dụng cụ của bạn.
• Thu nhập 1099 ròng đã tăng đến mức bạn cần cân nhắc xem bầu chọn S có lợi hay không.
• Tiểu bang của bạn thu một khoản lớn mỗi năm chỉ để duy trì LLC.
• Công việc của bạn cần giấy phép hành nghề của tiểu bang. Ví dụ, California không cho phép thành lập hoặc đăng ký LLC để cung cấp dịch vụ chuyên môn cần giấy phép, chứng nhận hoặc đăng ký theo Business and Professions Code hoặc Chiropractic Act, ngoại trừ đại lý và môi giới bảo hiểm (FTB). Công việc của bạn có thuộc nhóm này hay không là câu hỏi dành cho hội đồng cấp phép hoặc luật sư.
• Các năm trước có thu nhập 1099 chưa khai hoặc bỏ lỡ thuế nộp tạm tính. Lập LLC không thay đổi điều đó.
• Bạn không thể cho biết lợi nhuận ròng năm ngoái là bao nhiêu. Mọi lựa chọn ở đây đều bắt đầu từ con số đó, và tổng số tiền trên Form 1099 không phải là lợi nhuận.

Hãy chuẩn bị trước khi quyết định: thu nhập 1099 ròng và chi phí của từng năm (sao kê ngân hàng, bản sao Form 1099-NEC, biên lai), mọi Form W-2 từ công việc khác, mọi yêu cầu của khách hàng về Form W-9 hoặc LLC, tiểu bang của bạn, và bạn làm việc tại địa điểm nào, theo lịch và bằng dụng cụ của ai.

LLC một thành viên có thay đổi thuế thu nhập hay thuế tự kinh doanh của tôi không?

Không. Về thuế thu nhập, IRS coi LLC có một thành viên là không tách khỏi chủ sở hữu ("disregarded entity", pháp nhân bị bỏ qua về thuế), trừ khi LLC chọn chịu thuế như một công ty. Vì vậy thu nhập và chi phí của LLC nằm trên Schedule C của chủ sở hữu. Chủ LLC một thành viên có hoạt động kinh doanh vẫn đóng thuế tự kinh doanh giống như chủ doanh nghiệp một chủ (IRS).

Thuế tự kinh doanh là 15,3% của 92,35% lợi nhuận ròng. Thuế này gồm hai phần: 12,4% cho An sinh Xã hội, dừng ở mức $184.500 tính trên tổng tiền lương và thu nhập ròng, và 2,9% cho Medicare, không có mức trần (IRS; Form 1040-ES). Bạn được khấu trừ phần tương đương với phần của người sử dụng lao động khi tính thu nhập tổng điều chỉnh.

Khách hàng thường không khấu trừ thuế từ tiền trả theo Form 1099, dù bạn có LLC hay không (IRS). Bạn thường phải nộp thuế tạm tính nếu dự kiến còn nợ từ $1.000 sau khi trừ thuế đã khấu trừ và tín thuế, và số đã nộp đến thời điểm đó thấp hơn mức IRS chấp nhận là đủ (Form 1040-ES). Xem thuế nộp tạm tính hằng quý trên thu nhập 1099.

Thuế thu nhập liên bang không đổi, nhưng có một điểm có thể khác: tiểu bang có thể tính thuế riêng lên LLC. Thuế hằng năm của California là $800 (FTB). Về mọi cách phân loại, xem cách LLC bị tính thuế.

Khách hàng yêu cầu tôi lập LLC: tôi có bắt buộc phải lập không, và việc đó có thay đổi tư cách người lao động của tôi không?

Khách hàng có thể đưa yêu cầu có LLC vào hợp đồng, nhưng LLC không quyết định IRS coi bạn là nhà thầu hay nhân viên. IRS xem xét ba nhóm sự việc: hành vi (bên trả tiền có kiểm soát việc bạn làm và cách làm không), tài chính (cách bạn được trả, ai cung cấp dụng cụ, chi phí có được hoàn lại không) và loại quan hệ (hợp đồng bằng văn bản, phúc lợi, công việc có phải phần cốt lõi của hoạt động kinh doanh của bên trả tiền không). Không yếu tố đơn lẻ nào quyết định, và IRS xem xét toàn bộ mối quan hệ (IRS). Loại hình kinh doanh bạn dùng không nằm trong các yếu tố IRS liệt kê.

Một LLC xuất hóa đơn cho một khách hàng duy nhất, làm toàn thời gian theo lịch, bằng dụng cụ và dưới sự chỉ đạo của khách hàng đó vẫn giữ nguyên những sự việc ấy. Nếu các sự việc cho thấy đó là nhân viên, doanh nghiệp hoặc người lao động có thể yêu cầu IRS xác định bằng Form SS-8, và việc này có thể mất ít nhất sáu tháng (IRS).

Một số tiểu bang dùng tiêu chuẩn nghiêm hơn IRS; ví dụ California áp dụng ABC test cho hầu hết người lao động. Xem những người lao động mà khách hàng có thể coi là nhân viên.

Hãy chuẩn bị hợp đồng, người đặt giờ làm việc của bạn, dụng cụ và địa điểm làm việc là của ai, và các khách hàng khác của bạn.

Tôi có thể chuyển thu nhập 1099 sang LLC không, và ghi gì trên Form W-9 của khách hàng?

Có, trên thực tế bạn làm được, và về thuế thì không có gì thay đổi. Bạn lập LLC theo luật tiểu bang và tiếp tục làm việc cho các khách hàng cũ. Vì IRS bỏ qua LLC một thành viên về thuế thu nhập, thu nhập vẫn nằm trên cùng Schedule C như trước (IRS).

Form W-9 của khách hàng hỏi tên và mã số mà khách hàng sẽ dùng trên Form 1099-NEC của bạn. LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế điền như sau (Form W-9):

IRS nói điều tương tự trong hướng dẫn về LLC: Form W-9 ghi mã số của chủ sở hữu, không phải EIN của LLC (IRS). Nếu bạn không đưa cho khách hàng mã số hợp lệ, khách hàng thường phải khấu trừ 24% từ tiền trả cho người không phải nhân viên, kể cả khi bạn đã nộp đơn xin mã số, vì vậy hãy gửi lại Form W-9 sớm (hướng dẫn cho bên yêu cầu Form W-9).

Bầu chọn S làm thay đổi cách điền biểu mẫu. Khi đó LLC chịu thuế như một công ty, nên line 1 là tên của LLC, line 3a là ô LLC kèm mã S, và Part I là EIN riêng của LLC (Form W-9). LLC như vậy được coi là công ty kể từ ngày có hiệu lực ghi trên Form 2553 (IRS); thu nhập của những ngày trước đó vẫn thuộc về bạn trên Schedule C.

Hợp đồng ghi rõ ai được trả tiền. Hãy yêu cầu từng khách hàng cập nhật hợp đồng, hoặc ký hợp đồng mới đứng tên LLC, và đổi hóa đơn, tài khoản ngân hàng và mọi loại bảo hiểm cho khớp. Về việc chuyển tài sản, tài khoản và tên doanh nghiệp sang pháp nhân mới, xem thay đổi loại hình doanh nghiệp.

LLC giúp tôi được gì: trách nhiệm pháp lý, tài khoản ngân hàng gọn gàng, và những gì LLC không bao gồm?

Theo luật tiểu bang, LLC tách nợ và vụ kiện của doanh nghiệp khỏi tài sản cá nhân của bạn. LLC không thay đổi thuế thu nhập liên bang hay thuế tự kinh doanh, và tiểu bang vẫn có thể tính thuế hoặc lệ phí riêng lên LLC. SBA cho biết doanh nghiệp một chủ không tạo ra pháp nhân riêng, nên tài sản và nghĩa vụ của doanh nghiệp và cá nhân không tách biệt, trong khi LLC bảo vệ chủ sở hữu khỏi trách nhiệm cá nhân trong hầu hết trường hợp (SBA). Bản thân LLC do luật của tiểu bang tạo ra, và mỗi tiểu bang đặt quy định riêng (IRS).

Muốn có tài khoản ngân hàng gọn gàng thì không cần LLC. IRS khuyên doanh nghiệp mới mở tài khoản thanh toán riêng cho kinh doanh và tách khỏi tài khoản cá nhân (Publication 583). LLC một thành viên không có nhân viên và không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì không cần EIN cho thuế liên bang, nhưng có thể xin EIN nếu ngân hàng hoặc tiểu bang yêu cầu (IRS). Xem tài khoản ngân hàng kinh doanh cho LLC hoặc chủ doanh nghiệp một chủ.

Những gì LLC không bao gồm:

• Thuế. LLC một thành viên đóng thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh giống như chủ doanh nghiệp một chủ.
• Tư cách người lao động. IRS quyết định nhà thầu hay nhân viên dựa trên các sự việc của mối quan hệ, không dựa trên loại hình kinh doanh.
• Khoản khấu trừ. LLC không thêm khoản khấu trừ nào; chủ doanh nghiệp một chủ đã được khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết trên Schedule C.
• Phạm vi bảo vệ trách nhiệm pháp lý. SBA nói "trong hầu hết trường hợp". Luật tiểu bang điều chỉnh các khiếu nại liên quan đến công việc của chính bạn và những khoản nợ bạn đứng ra bảo lãnh cá nhân; hãy hỏi luật sư được cấp phép tại tiểu bang của bạn. Luật thuế liên bang có ngoại lệ riêng: người chịu trách nhiệm cố ý không thu hoặc không nộp thuế thu nhập đã khấu trừ và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên có thể phải tự trả số tiền chưa nộp, điều này quan trọng khi bầu chọn S đưa bạn vào bảng lương (IRS; section 6672). Việc thu thuế thường kéo dài 10 năm sau khi ấn định, có thể bị tạm ngưng hoặc kéo dài (section 6502).

LLC tốn bao nhiêu mỗi năm?

Lập LLC tốn một khoản lệ phí nộp hồ sơ cho tiểu bang, và nhiều tiểu bang còn thu thêm lệ phí báo cáo hoặc thuế hằng năm. Mỗi tiểu bang tự đặt mức phí, và mức phí chênh lệch rất nhiều.

LLC một thành viên theo mặc định thường không nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang riêng, nên giấy tờ phát sinh thêm chủ yếu ở cấp tiểu bang. LLC vẫn là một pháp nhân riêng đối với thuế lương và một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt (IRS). Về khoản phí hằng năm của tiểu bang bạn, xem lệ phí và báo cáo hằng năm của LLC theo tiểu bang. Với California, xem thuế tối thiểu và phí LLC của California. Về nơi nên lập LLC, xem nên lập công ty ở tiểu bang nào.

Lập LLC có giảm thu nhập cá nhân của tôi hoặc thêm khoản khấu trừ không?

Không. Để được khấu trừ, chi phí kinh doanh phải vừa thông thường vừa cần thiết, dù trên tờ khai của chủ doanh nghiệp một chủ hay của bất kỳ doanh nghiệp nào khác (Publication 583). Chủ doanh nghiệp một chủ đã khấu trừ những chi phí đó trên Schedule C, nên LLC không thêm khoản khấu trừ nào. Chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình vẫn không được khấu trừ (Publication 334).

Bầu chọn S cũng không thêm khoản khấu trừ nào. Việc này chỉ thay đổi cách chủ sở hữu được trả: một phần lợi nhuận trở thành tiền lương, chịu thuế qua bảng lương, và phần còn lại bị tính thuế cho chủ sở hữu như phần lợi nhuận được chia. Khoản tiết kiệm thuế liên bang, nếu có, nằm ở thuế An sinh Xã hội và Medicare chứ không nằm ở thu nhập. Một số tiểu bang cũng cho phép S corporation, nhưng thường không cho phép LLC bị bỏ qua về thuế, nộp thuế thu nhập tiểu bang ở cấp pháp nhân, và IRS cho phép S corporation khấu trừ khoản này (Notice 2020-75); mỗi tiểu bang tự đặt điều kiện và quy định.

Giữ lợi nhuận lại trong LLC chịu thuế như C corporation là một lựa chọn khác, với thuế công ty riêng; xem LLC hay C corporation.

Khi nào bầu chọn S corporation có thể giảm thuế tự kinh doanh, và tôi phải tự trả mình bao nhiêu?

Bầu chọn S chỉ có thể giảm thuế An sinh Xã hội và Medicare khi lợi nhuận cao hơn nhiều so với mức tiền lương mà công việc của bạn thường được trả. Thuế trên tiền lương đi qua bảng lương, còn phần lợi nhuận chi trả vượt quá tiền lương không chịu thuế lương. Công ty phải trả cho cổ đông kiêm nhân viên mức thù lao hợp lý cho công việc của họ trước khi chi các khoản phân phối không phải tiền lương, và IRS có thể tính lại các khoản phân phối thành tiền lương (IRS). Cán bộ điều hành của công ty làm việc trong doanh nghiệp là nhân viên của công ty (Publication 15).

Tiền lương chịu cùng mức 15,3% tổng cộng, gồm 12,4% An sinh Xã hội và 2,9% Medicare, một nửa khấu trừ từ tiền lương của chủ sở hữu và một nửa do công ty trả (Publication 15). Vì vậy khoản tiết kiệm chỉ có ở phần lợi nhuận không phải tiền lương. Hai điều làm khoản này hẹp lại:

• Trên mức $184.500 tính trên tổng tiền lương và thu nhập ròng, chỉ còn phần Medicare tiếp tục, nên lợi nhuận tăng thêm tiết kiệm được rất ít (Form 1040-ES). Tiền lương từ công việc khác làm hết mức này khi tính thuế tự kinh doanh, nhưng S corporation vẫn phải trả phần thuế An sinh Xã hội của người sử dụng lao động trên tiền lương công ty trả cho bạn, bất kể người sử dụng lao động khác đã khấu trừ bao nhiêu (Publication 15). Phần thuế An sinh Xã hội bị người sử dụng lao động khấu trừ vượt mức có thể được tính tín thuế trên tờ khai của bạn (IRS). Thuế Medicare bổ sung cũng có thể áp dụng cho người thu nhập cao.
• Khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (khoản khấu trừ tối đa 20% lợi nhuận kinh doanh) dành cho cả chủ doanh nghiệp một chủ lẫn chủ S corporation, nhưng mức thù lao hợp lý từ S corporation không phải là thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (IRS). Chuyển lợi nhuận thành tiền lương có thể làm khoản khấu trừ này nhỏ lại. Khoản này còn bị giới hạn bởi thu nhập chịu thuế, nên kết quả tùy thuộc vào tờ khai của chính bạn.

IRS không đặt công thức nào cho tiền lương. Về mức nào là hợp lý và các số tiền, xem tiền lương của chủ S corporation. Về cách tính điểm hòa vốn và cách bầu chọn, xem khi nào bầu chọn S có lợi.

Bầu chọn S kéo theo những gì: bảng lương, tờ khai của công ty, quy định tiểu bang và hạn nộp?

Bầu chọn S kéo theo nghĩa vụ của người sử dụng lao động, một tờ khai thuế thứ hai và ở một số tiểu bang là thuế tiểu bang, nên khoản tiết kiệm phải đủ bù tất cả. Hãy so sánh thuế tiểu bang theo từng cách phân loại: một khoản phí cố định hằng năm, như thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu $800 của California dành cho S corporation, có thể xóa sạch một khoản tiết kiệm nhỏ. Về cách tự trả tiền từ LLC có hoặc không có bầu chọn, xem tự trả tiền cho chính mình.

Nếu đã quá hạn nộp Form 2553, xem giảm nhẹ khi bầu chọn S corporation trễ hạn. Sổ sách cũng thay đổi sau khi bầu chọn: xem sổ sách sau khi bầu chọn S corporation.

Tôi quyết định thế nào, và nên thiết lập gì trước?

Hãy lập LLC để tách trách nhiệm pháp lý hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, và chỉ cân nhắc bầu chọn S sau khi bạn biết lợi nhuận ròng và có thể vận hành bảng lương.

Hãy thiết lập theo thứ tự này:

1. Mở tài khoản ngân hàng kinh doanh và gửi mọi đồng tiền kinh doanh vào đó (Publication 583). Xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh.
2. Nộp thuế tạm tính trên thu nhập 1099 mỗi quý nếu bạn dự kiến còn nợ từ $1.000 sau khi trừ thuế đã khấu trừ và tín thuế (Form 1040-ES).
3. Nếu bạn lập LLC: nộp hồ sơ với tiểu bang, xin EIN nếu ngân hàng hoặc tiểu bang cần, rồi gửi cho từng khách hàng Form W-9 đã cập nhật.
4. Nếu bạn bầu chọn tư cách S: xác nhận bạn đủ điều kiện, thiết lập bảng lương và sổ sách của công ty trước kỳ lương đầu tiên, và nộp Form 2553 đúng hạn. Cán bộ có thẩm quyền ký đơn, và mọi chủ sở hữu phải đồng ý, kể cả vợ/chồng có quyền lợi tài sản chung đối với cổ phần hoặc thu nhập từ cổ phần (hướng dẫn Form 2553). Xem khi nào bầu chọn S có lợi.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ và giả định người khai độc thân, không có tiền lương hay thu nhập tự kinh doanh nào khác. Các ví dụ bỏ qua ảnh hưởng của thuế thu nhập và thuế Medicare bổ sung, là những khoản có thể phát sinh khi tình trạng nộp tờ khai khác hoặc có thu nhập khác.

Nhà thiết kế có thu nhập ròng $90.000

Một nhà thiết kế tự do có thu nhập ròng $90.000 từ khách hàng trả qua Form 1099-NEC, với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ. Thu nhập ròng từ tự kinh doanh là 92,35% của $90.000, tức khoảng $83.100, và thuế tự kinh doanh 15,3% là khoảng $12.700.

Lập LLC một thành viên không thay đổi Schedule C, thuế tự kinh doanh hay thuế nộp tạm tính: vẫn khoảng $12.700. Chi phí mới là lệ phí của tiểu bang. Tại California, thuế hằng năm là $800 bất kể lợi nhuận.

Chuyên gia tư vấn có thu nhập ròng $200.000

Một chuyên gia tư vấn có thu nhập ròng $200.000 với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ. Thu nhập ròng khoảng $184.700. Thuế An sinh Xã hội 12,4% dừng ở mức $184.500 (mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, $22.878), và thuế Medicare 2,9% cộng thêm khoảng $5.356, nên thuế tự kinh doanh là khoảng $28.200.

Chị lập LLC và bầu chọn tư cách S. Chỉ để minh họa phép tính, bảng thử hai mức lương; IRS không đặt tỷ lệ phần trăm nào, và mức nào là hợp lý tùy thuộc vào công việc của chị. Thuế lương là 15,3% của tiền lương. Dịch vụ lập bảng lương, chuẩn bị Form 1120-S và các khoản phí tiểu bang được giả định thêm $4.000 mỗi năm.

Tiền lương cũng có thể làm giảm khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện của chị, từ đó làm tăng thuế thu nhập. Muốn biết khoản tiết kiệm thực sự, cần lập tờ khai theo cả hai cách với số liệu của chính chị.

Nhà thầu có một khách hàng kiểm soát

Một nhà thầu làm toàn thời gian cho một khách hàng, người đặt giờ làm và cung cấp dụng cụ cho anh, rồi yêu cầu anh xuất hóa đơn qua LLC. IRS vẫn xem xét sự kiểm soát, cách trả tiền và mối quan hệ, nên anh vẫn có thể là nhân viên dù dùng loại hình kinh doanh nào; anh hoặc khách hàng có thể yêu cầu xác định bằng Form SS-8.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thu nhập 1099 ròng của bạn đã tăng, khách hàng muốn bạn có pháp nhân, hoặc bạn đang cân nhắc bầu chọn S và muốn có số liệu cho tiểu bang của mình: lập hay không, lập ở tiểu bang nào, có bầu chọn không và khi nào, cũng như nên thiết lập bảng lương và sổ sách gì trước, đều tùy thuộc vào số liệu của chính bạn. Xem thành lập doanh nghiệp; hướng dẫn về bầu chọn S có cách tính điểm hòa vốn.
• Sổ sách của bạn bị chậm, bạn không thể cho biết lợi nhuận ròng, hoặc tổng Form 1099 không khớp với tiền gửi vào tài khoản: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn, dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhiều năm thu nhập 1099 chưa được khai, hoặc bỏ lỡ thuế nộp tạm tính: LLC không khắc phục được các năm trước. Xem nộp bù các tờ khai chưa nộp và hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn nhận được thông báo của IRS cho biết tờ khai của bạn không khớp với Form 1099: xem phản hồi thông báo underreporter.
• Khách hàng đối xử với bạn như nhân viên, hoặc tiểu bang của bạn dùng tiêu chuẩn nghiêm hơn: xem những người lao động mà khách hàng có thể coi là nhân viên.
• Bạn đã bầu chọn tư cách S, hoặc đã lỡ hạn nộp Form 2553: xem giảm nhẹ khi bầu chọn S corporation trễ hạn.
• Bạn sống tại California: xem thuế tối thiểu và phí LLC của California.
• Bạn đang ở Hoa Kỳ theo visa, hoặc không phải người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ: việc bạn có được làm tự do hay không và LLC bị tính thuế thế nào phụ thuộc vào visa và tình trạng cư trú của bạn. Xem lập LLC khi ở Hoa Kỳ theo visa và tờ khai của người không cư trú cho thu nhập kinh doanh.
• Bạn sống tại Canada và nhận hợp đồng từ khách hàng Hoa Kỳ: xem người làm tự do tại Canada có khách hàng Hoa Kỳ và thành lập công ty để nhận hợp đồng từ khách hàng Hoa Kỳ.
• Bạn là công dân Hoa Kỳ điều hành doanh nghiệp từ nước khác: xem LLC hoặc S corporation khi sống ở nước ngoài.
• LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, chẳng hạn vợ chồng: xem LLC của vợ chồng và gia đình.