Yeni LLC için Muhasebe: İlk Yıl Muhasebe Sorumlusu Gerekir mi?

Yeni bir LLC'nin muhasebe sorumlusuna ihtiyacı var mı, yoksa Excel tablosu yeter mi?

Hiçbir federal kural bir LLC'nin muhasebe sorumlusu tutmasını şart koşmaz. Kural kayıt tutmayı şart koşar: 26 USC 6001 her mükellefin IRS'nin öngördüğü kayıtları tutmasını ister ve IRS gelir ve giderleri açıkça gösteren her kayıt sistemini kabul eder. Excel tablosu; her işlemi listeliyorsa, her ay banka hesap özetiyle uyuşuyorsa ve her satır için bir makbuza, faturaya veya hesap özetine işaret ediyorsa bunu karşılayabilir; işletmenin türü IRS'nin beklediği ek kayıtlar getirebilir. Eyalet LLC hukuku da ek şart koyabilir: örneğin Delaware'de bir üye LLC'nin mali durumu, her üyenin katkıları ve vergi beyannameleri hakkında tam bilgi isteyebilir (6 Del. C. 18-305); LLC'nin kurulduğu eyaletin kanununa bakın.

Excel tablosunun yeterli olup olmadığı, LLC'nin vereceği beyannameye ve ilk yılda neler olduğuna bağlıdır:

• Genellikle basit: tek sahip, varsayılan olarak Schedule C ile vergilendirilen (kira için Schedule E), tek işletme banka hesabı, çalışan yok, satış vergisi izni yok, stok yok.
• Basit değil: iki veya daha fazla üye, S şirketi veya şirket seçimi, ilk çalışan, satış vergisi izni, stok, kredi, yabancı sahip ya da tek hesapta karışık işletme ve kişisel para. Bunlar gelir-gider listesinde bulunmayan kayıtlar getirir: her sahibin parası, LLC'nin sahip olduğu ve borçlu olduğu şeyler veya gelir vergisi beyannamesi dışındaki bildirimler.

Karar vermeden önce toplayın: kuruluş tarihinden bu yana banka ve kart hesap özetleri, kuruluş belgeleri ve faaliyet sözleşmesi, EIN onay yazısı ve yapılmış seçimler (Form 2553 veya Form 8832) ile IRS kabul yazısı. Her işletme için genel soru olan kendi kayıtlarını tutma ve muhasebe sorumlusu tutma kararı kendi kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı rehberinde, tablonun nasıl düzenleneceği ise Excel tablosunda muhasebe kayıtları rehberinde yer alır.

Tek kişilik LLC'de muhasebe kayıtları: ilk yıl ne zaman basit kalabilir?

Kurumlar vergisi seçimi yapmamış tek üyeli bir LLC, yok sayılan işletmedir: gelir ve giderleri sahibin beyannamesinde, işletme için Schedule C'de, kira için Schedule E'de yer alır (IRS). Schedule C'de gelir, gider, satılan malın maliyeti ve araç bilgileri bölümleri vardır; bilanço yoktur (talimatlar). Bu yüzden ilk yıl kayıtlarının yalnızca gelir ve giderleri desteklemesi yeterlidir. Publication 583, gelir ve giderlerin sürekli tutulduğu tek kayıtlı muhasebeyi yeni başlayan küçük bir işletme için uygulanabilir bir yöntem olarak tarif eder.

Bir sınır ilk günden geçerlidir: istihdam vergileri ve bazı özel tüketim vergileri için IRS, tek üyeli bir LLC'yi bile kendi adı ve EIN'i altında bildirim yapan ayrı bir işletme sayar (IRS). İlk çalışan, basit dönemi sona erdirir.

Hangi LLC vergi sınıflandırması ilk yıl muhasebe kayıtlarını zorlaştırır?

Beyannameyi ve dolayısıyla defterleri eyalet başvurusu değil, IRS sınıflandırması belirler. İki veya daha fazla üyesi olan yerli bir LLC, Form 8832 ile aksi seçilmedikçe ortaklıktır; tek üyeli LLC, seçim yapılmadıkça yok sayılan işletmedir (IRS). Evli bir çiftin sahip olduğu LLC de varsayılan olarak ortaklıktır; eyalet hukukuna göre toplumsal mülk (community property) olarak sahip olunmuyorsa. Toplumsal mülk olarak sahip olunuyorsa yok sayılan işletme veya ortaklık olarak değerlendirilebilir (aynı IRS sayfası; bkz. eş ve aile LLC'leri). Geçerli Form 2553 veren uygun bir LLC genellikle S seçiminin yürürlük tarihinden itibaren şirket sayılır; form genellikle bu tarihten sonra 2 ay 15 gün içinde verilmelidir (Form 2553 talimatları). Geç kalınan seçim için bkz. S şirketi seçiminde geç kalma affı.

Testler şurada yer alır: Form 1065, Schedule B soru 4; Form 1120-S, Schedule B soru 11 ve Form 1120 talimatları, Schedule K soru 13. Her form “toplam hasılatı” kendi yöntemiyle tanımlar; testi kullanmadan önce bu tanıma bakın. Publication 583'ün gelir ve giderlerin yanı sıra varlıkları, borçları ve özkaynağı da izlediğini söylediği çift kayıtlı defter bilanço üretir; gelir-gider listesi üretmez.

İlk yılın üç tuzağı:

• Geç verilen K-1'ler küçük ortaklık kolaylığını iptal eder. Form 1065'teki dört koşuldan biri, K-1'lerin uzatmalar dahil beyannamenin son tarihine kadar verilmesi ve ortaklara iletilmesidir. Bu koşul sağlanmazsa beyannamede Schedule L, M-1 ve M-2 ile K-1'in L kaleminde vergi esaslı yöntemle hesaplanan her ortağın sermaye hesabı gerekir (Form 1065 talimatları).
• Küçük ortaklıklar da dağıtımları bildirir. Her K-1, ortağın dağıtımlarını 19. kutuda gösterir (Schedule K-1) ve her ortak kendi maliyet esasının kaydını tutmalıdır (Form 1065 talimatları). Gelir-gider listesi kimin ne koyduğunu ya da ne çektiğini göstermez.
• Yıl ortasındaki S seçimi defterleri ikiye böler. Eski beyanname yürürlük tarihinden önceki günleri, Form 1120-S bu tarihten itibaren günleri kapsar ve kesim tarihinde LLC'nin varlıklarının ve borçlarının hisse karşılığında şirkete devredildiği kabul edilir (26 CFR 301.7701-3, paragraph (g)(1)). S şirketi, işletmede çalışan hissedara diğer dağıtımlardan önce makul ücret ödemelidir (IRS). Kesim S şirketi seçiminden sonra defterler rehberinde, maaş S şirketi sahip maaşı rehberinde anlatılır.

İlk yılda hangi olaylar küçük bir LLC'yi Excel tablosunun ötesine taşır?

Aşağıdaki her olay, defterlerin dışındaki bir şeyle uyuşması gereken rakamlar ekler: bordro beyannamesi, eyalet beyannamesi, stok sayımı, borç veren kurumun hesap özeti veya IRS bilgi beyannamesi.

Yeni bir LLC'nin ilk yıl defterlerinde neler olmalı?

En azından, başka biri beyannameyi bu kayıtlardan yeniden kurabilmelidir. Publication 583 destekleyici belgeleri sıralar: satış fişleri, faturalar, makbuzlar, para yatırma fişleri, ödenmiş çekler ve ödenmiş hesaplar.

1. Her para girişi kaynağıyla: müşteri, sahip veya borç veren. Publication 583 her para girişinin kaynağının not edilmesini önerir.
2. Her ödeme kanıtıyla: tutarı ve işletme için yapıldığını gösteren bir belge. İndirimi kanıtlamak mükellefin işidir (IRS).
3. Aylık banka mutabakatı. Publication 583, işletme çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini söyler.
4. Her sahibin içeri ve dışarı giren parası, gelir ve giderlerden ayrı tutulur; bkz. sahip katkısı mı, kredi mi.
5. Kuruluş ve açılış öncesi maliyetler ayrı listelenir, çünkü başlangıç ve organizasyon maliyetlerinin indirimi kendi kurallarına tabidir (Publication 583). Bunların nasıl kaydedileceği ve indirileceği, LLC'nin hesabı olmadan önce ödenen maliyetler dahil: LLC'den önce kişisel olarak ödenen başlangıç maliyetleri.
6. Ekipman ve diğer varlıklar: tarih ve maliyet; varlığın satıldığı veya başka şekilde elden çıkarıldığı yıl için zamanaşımı süresi bitene kadar saklanır (Publication 583).
7. Belgeler: kuruluş belgeleri, faaliyet sözleşmesi, EIN yazısı, seçimler ve kabul yazıları. Saklama süresi işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

İlk yıl defterleri eksik veya geç kalırsa vergi zamanında ne kaybedilir?

Çoğunlukla zaman ve kanıt: yıl sonundan sonra yeniden kurulan defterler, desteksiz indirimler ve beyanname beklerken işleyen cezalar.

• Geç verilen ortaklık veya S şirketi beyannamesi: gecikme makul bir sebebe dayanmıyorsa, geç verilen Form 1065 için ortak başına ay veya ay kesri başına $260, en fazla 12 ay ceza; geç verilen Form 1120-S için hissedar başına ayda $260, en fazla 12 ay ceza uygulanabilir (26 USC 6698; 26 USC 6699; Revenue Procedure 2025-32). Bazı küçük ortaklıkların makul sebebe sahip olduğu varsayılır (IRM 20.1.2.4.3.1); bkz. geç ortaklık beyannamesi cezasında af.
• Kayıtsız indirimler kaybedilebilir; bkz. işletme kayıtlarını tutmamanın cezaları.
• Form 5472 vermesi gereken yabancı sahipli LLC: formu vermemek veya kayıtları tutmamak $25.000 cezaya mal olabilir; IRS bildiriminden sonra da devam ederse daha fazlasına (talimatlar).
• Kesilen ama yatırılmayan bordro vergisi: bunu bilerek yatırmayan sorumlu kişi kişisel olarak ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı borçlanabilir (26 USC 6672); bkz. trust fund recovery cezası.
• Gecikmiş kayıtların tamamlanması, herhangi bir beyanname hazırlanmadan önce gelir; bkz. gecikmiş kayıtları tamamlama.

Küçük bir LLC'nin muhasebe sorumlusuna ne zaman ihtiyacı olur? Aylık işaretler

Hiçbir IRS kuralı işlem sayısı veya gelir düzeyi belirlemez. Yararlı bir ölçüt, her ayın zamanında kapanıp kapanmadığıdır. Kapanmadığını gösteren işaretler:

• Bir sonraki hesap özeti geldiğinde geçen ayın banka mutabakatı bitmemiştir.
• Para girişleri etiketsiz bekler, çünkü bunların satış, sahibin parası ya da kredi olduğunu kimse bilmez.
• LLC birden fazla banka hesabı, kart veya ödeme işlemcisi kullanır ve her özetin eşleştirilmesi gerekir.
• Form 941, satış vergisi beyannamesi veya tahmini vergi ödemesi, o döneme ait defterler bitmeden önce son tarihe gelir.

K-1, sermaye hesapları veya bilanço gerektiren bir beyanname, hacim ne olursa olsun aynı yönü gösterir.

Aylık muhasebe kayıtlarının maliyeti ve ücreti belirleyenler: aylık muhasebe kayıtları maliyeti.

Örnek

Bu senaryolar açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

15 faturalı tek üyeli tasarım LLC'si

Varsayılan olarak vergilendirilen bir tasarımcının LLC'si toplam US$60.000 tutarında 15 fatura keser ve tek işletme hesabından toplam US$12.000 tutarında 60 gider öder. Sahip yıl içinde kişisel hesabına US$30.000 aktarır. Her para girişi ve ödeme için bir satır içeren, her aylık özetle eşleştirilmiş ve faturasına ya da makbuzuna bağlanmış bir Excel tablosu, Schedule C'deki US$48.000 kârı destekler. US$30.000 sahibin çekimidir, gider değildir.

US$180.000 hasılatlı iki üyeli LLC

İki ortak da US$10.000 koyar. Hasılat US$180.000'e, yıl sonu varlıkları US$40.000'e ulaşır. K-1'ler son tarihe kadar verilirse Form 1065 Schedule L, M-1 ve M-2'yi ve her K-1'in sermaye hesabı bölümünü atlayabilir. K-1'ler yine dağıtımları gösterir: bir ortağa US$50.000, diğerine US$30.000. Bu rakamlar her ortağın içeri ve dışarı giren parasının kaydından gelir; gelir-gider listesi bunu tutmaz. Her ortağın maliyet esası da kâr, zarar ve LLC'nin borçlarındaki payıyla değişir. K-1'ler geç verilirse beyanname iki ortağın da vergi esaslı sermaye hesaplarını gerektirir.

S seçimi 1 Temmuz'da yürürlüğe giren tek üyeli LLC

Sahip Form 2553'ü 15 Eylül'e kadar, yani 2 ay 15 gün içinde verir (yürürlük tarihi 1 Temmuz). Ocak–Haziran arasında kâr sahibin Schedule C'sine yazılır. 1 Temmuz'dan itibaren LLC Form 1120-S verir. Sahip bordro üzerinden ayda US$5.000 maaş alır: üçüncü ve dördüncü çeyrek için Form 941, yıl için Form 940 ve 31 Ocak'a kadar Form W-2. yılın ikinci yarısındaki hasılat US$90.000, yıl sonu varlıkları US$30.000'dir; dolayısıyla Schedule L ve M-1 atlanabilir. 30 Haziran kesimi, bordro beyannameleri ve dağıtımların her biri verilmiş bir formla uyuşan rakamlar gerektirir; her ay mutabakatı yapılmış defterler olmadan bunu başarmak zordur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İki veya daha fazla üye: ilk katkıdan itibaren ortak sermaye hesaplarını tutun; beyanname için bkz. çok üyeli LLC için CPA. Faaliyet sözleşmesini ve hesap özetlerini muhasebe kayıtları hizmetine getirin.
• S seçimi yapıldı veya planlanıyor: kesimi ve sahip ücretini S şirketi seçiminden sonra defterler ve S şirketi sahip maaşı ile belirleyin; Form 2553'ü ve kabul yazısını muhasebe kayıtları hizmetine getirin.
• LLC şirket olarak vergilendirilme seçti: bkz. C şirketi olarak vergilendirilen LLC ve yeni şirket için defter kurulumu; Form 8832'yi, IRS kabul yazısını ve hesap özetlerini muhasebe kayıtları hizmetine getirin.
• Yabancı sahip: bkz. yabancı sahipli LLC'nin işlem kayıtları ve yabancı sahipli ABD şirketi için muhasebe kayıtları; sahip ile LLC arasındaki her transferi muhasebe kayıtları hizmetine getirin.
• LLC yalnızca bir kiralık mülk tutuyor: bkz. kira muhasebesi: Excel tablosu mu, yazılım mı ve kiralık mülk başına LLC defterleri.
• Kişisel ve LLC parası karışık: karışık fonları düzeltme ile çözün veya hesap özetlerini muhasebe kayıtları hizmetine getirin.
• Yöntem, vergi yılı ve hesaplar henüz seçilmedi: bkz. yeni LLC için defter kurulumu.
• Girişim sermayesi yolda: bkz. girişim sermayesi destekli startup için muhasebe kayıtları.
• Yıl sonu devri: bkz. muhasebecinizin yeni bir şirketten neye ihtiyacı var.
• Defterler zaten geride: bkz. gecikmiş kayıtları tamamlama veya hesap özetlerini muhasebe kayıtları hizmetine getirin.