新 LLC 記帳：第一年需要記帳員嗎？

新 LLC 需要記帳員嗎，還是試算表就夠了？

美國聯邦沒有規定 LLC 必須聘請記帳員，規定的是必須有記錄：26 USC 6001要求每位納稅人保存 IRS 規定的記錄，而 IRS 接受任何能清楚顯示收入和支出的記錄系統。試算表只要列出每一筆交易、每月與銀行對帳單相符，並且每一行都有對應的收據、發票或對帳單，就可以做到；不同的業務類型可能還有 IRS 期望的其他記錄。州 LLC 法律可能要求更多：例如在特拉華州，成員可以要求取得 LLC 財務、各成員出資及稅表的完整資料（6 Del. C. 18-305）；請查看 LLC 設立所在州的法律。

試算表夠不夠用，取決於 LLC 提交的稅表，以及第一年發生的事：

• 通常比較簡單：只有一位所有者，預設以 Schedule C 課稅（出租物業用 Schedule E），一個企業銀行帳戶，沒有雇員、沒有銷售稅許可證、沒有庫存。
• 不簡單：有兩位或以上成員，選擇 S 公司或公司課稅，第一次僱用雇員，有銷售稅許可證、庫存、貸款、外國所有者，或企業與個人資金混在同一帳戶。這些情況需要收入支出清單無法提供的記錄：各所有者的資金往來、LLC 擁有和欠下的款項，或所得稅稅表以外的申報。

決定前先準備好：自設立日起的銀行和信用卡對帳單、設立文件和營運協議、EIN 確認函，以及已提交的任何選擇（2553 表或 8832 表）和 IRS 的接受函。任何企業都適用的自己記帳問題，見自己記帳還是請記帳員；試算表怎麼排版，見用試算表記帳。

一人 LLC 的記帳：第一年什麼時候可以保持簡單？

沒有選擇公司課稅的單一成員 LLC 是被忽略實體：其收入和支出列入所有者的稅表，經營企業用 Schedule C，出租物業用 Schedule E（IRS）。Schedule C 包含收入、支出、銷貨成本和車輛資料各部分，沒有資產負債表（填表說明），所以第一年的記錄只需要支持收入和支出。Publication 583 說明，單式記帳，即收入和支出的流水記錄，對剛起步的小企業是可行的。

從第一天起就有一項限制：就雇傭稅和某些消費稅而言，IRS 把即使是單一成員 LLC 也視為獨立實體，以自己的名稱和 EIN 申報（IRS）。一旦僱用第一名雇員，簡單的情況就結束了。

LLC 的哪種稅務分類會讓第一年的記帳更複雜？

決定稅表，也就決定帳務的是 IRS 的分類，而不是州的登記。有兩位或以上成員的美國國內 LLC 是合夥企業，除非以 8832 表另作選擇；單一成員 LLC 是被忽略實體，除非另作選擇（IRS）。夫妻共同擁有的 LLC 預設也是合夥企業，除非兩人依州法以夫妻共有財產（community property）方式持有；此時可被視為被忽略實體或合夥企業（同一 IRS 頁面；見配偶和家庭 LLC）。符合資格的 LLC 提交有效的 2553 表後，一般從 S 選擇生效日起被視為公司；該表一般須在生效日後 2 個月又 15 天內提交（2553 表填表說明）。逾期提交的情況，見逾期 S 公司選擇的救濟。

這些測試見 1065 表 Schedule B 第 4 題、1120-S 表 Schedule B 第 11 題，以及 1120 表填表說明 Schedule K 第 13 題。每種表格對「總收入」的定義各不相同；依賴測試前請先核對定義。複式記帳，即 Publication 583 所說除收入和支出外還記錄資產、負債和淨值的做法，可以產生資產負債表；收入支出清單則不能。

第一年的三個陷阱：

• K-1 逾期會取消小型合夥企業的豁免。1065 表的四項條件之一，是 K-1 在稅表到期日（含延期）前提交並發給合夥人。沒有做到的話，稅表需要 Schedule L、M-1 和 M-2，以及 K-1 L 項中每位合夥人按稅務基礎法計算的資本帳戶（1065 表填表說明）。
• 小型合夥企業仍須申報分配。每份 K-1 的第 19 欄顯示合夥人的分配（Schedule K-1），每位合夥人也須保存自己的計稅基礎記錄（1065 表填表說明）。收入支出清單看不出誰投入、誰拿走了多少。
• 年中的 S 選擇會把帳分成兩段。舊的稅表涵蓋生效日之前的日子，1120-S 表涵蓋生效日起的日子；在切分日，LLC 的資產和債務被視為以換取股票的方式轉讓給公司（26 CFR 301.7701-3，(g)(1) 段）。S 公司必須先向在公司工作的股東支付合理薪酬，才可以做其他分配（IRS）。切分日的做法見 S 公司選擇後的帳簿；薪資見 S 公司所有者薪資。

第一年的哪些事件會讓小型 LLC 不能再只用試算表？

下面每件事都會增加必須與帳外資料吻合的數字：工資稅表、州稅表、股票數量、貸款機構的對帳單或 IRS 資訊申報表。

新 LLC 第一年的帳簿必須包含什麼？

至少要讓別人能根據這些記錄重建稅表。Publication 583 列出了支持文件：銷售單、發票、收據、存款單、已兌現支票和已付帳單。

1. 每筆存款及其來源：客戶、所有者或貸款人。Publication 583 建議註明每筆存款的來源。
2. 每筆付款及其憑證：顯示金額並證明為企業所用的文件。證明扣除項目是納稅人的責任（IRS）。
3. 每月的銀行對帳。Publication 583 說明應每月核對企業支票帳戶。
4. 每位所有者的資金進出，與收入和支出分開記錄；見所有者出資還是貸款給 LLC。
5. 設立費用和開業前費用，單獨列出，因為開辦費用和組織費用有自己的扣除規則（Publication 583）。如何記錄和扣除，包括 LLC 有帳戶之前已支付的費用：見 LLC 成立前個人墊付的開辦費用。
6. 設備和其他資產：日期和成本，須保存至資產出售或以其他方式處置的那一年的追繳時效結束（Publication 583）。
7. 文件：設立文件、營運協議、EIN 函件、選擇文件和接受函。保存多久見企業記錄要保存多久。

第一年的帳簿缺失或逾期，報稅時要付出什麼代價？

主要是時間和證明：年末後才重建帳簿、沒有憑證支持的扣除，以及稅表等待期間不斷累計的罰款。

• 合夥企業或 S 公司稅表逾期：除非延誤有合理原因，1065 表逾期可能對每位合夥人每個月或不足一個月罰 $260，最多 12 個月；1120-S 表逾期對每位股東每月罰 $260，最多 12 個月（26 USC 6698；26 USC 6699；Revenue Procedure 2025-32）。部分小型合夥企業被推定有合理原因（IRM 20.1.2.4.3.1）；見逾期提交合夥企業稅表的罰款減免。
• 沒有記錄的扣除可能被取消；見沒有保存企業記錄的罰款。
• 須提交 5472 表的外資 LLC：未提交該表或未保存相關記錄，可能被罰 $25,000；收到 IRS 通知後仍未改正，罰款會更高（填表說明）。
• 預扣了工資稅但沒有繳給 IRS：責任人若故意不繳納，個人可能要承擔 全部未繳的預扣所得稅及雇員社會安全稅和醫療保險稅（26 USC 6672）；見信託基金追討罰款。
• 補帳工作要先於任何稅表的準備；見補做逾期未做的帳。

小型 LLC 何時需要記帳員？每月的警示信號

IRS 沒有規定交易筆數或營業額的標準。一個有用的檢查方法，是每個月能否按時結帳。結不了帳的信號：

• 下一份對帳單來了，上個月的銀行對帳還沒做完。
• 存款一直沒有標註，因為沒有人知道是銷售、所有者資金還是貸款。
• LLC 使用多個銀行帳戶、信用卡或支付處理商，每份對帳單都要逐一核對。
• 941 表、銷售稅申報表或預估稅付款的到期日，比該期間帳務完成的日期更早。

稅表需要 K-1、資本帳戶或資產負債表，不論交易量大小，都是同樣的道理。

每月記帳的費用和影響收費的因素：每月記帳費用。

舉例

以下情境僅作說明，金額以美元計。

有 15 張發票的單一成員設計 LLC

一家設計師的 LLC 預設課稅，開出 15 張發票，合計 US$60,000，並從一個企業帳戶支付 60 筆支出，合計 US$12,000。所有者年內把 US$30,000 轉到個人帳戶。一份試算表，每筆存款和付款一行，與每月對帳單核對，並連結到各自的發票或收據，可支持 US$48,000 的 Schedule C 利潤。這 US$30,000 是所有者提款，不是支出。

收入為 US$180,000 的兩位成員 LLC

兩位合夥人各出資 US$10,000。收入達到 US$180,000，年末資產為 US$40,000。如果 K-1 在到期日前發出，1065 表可以不提交 Schedule L、M-1 和 M-2，也可以省去每份 K-1 的資本帳戶部分。K-1 仍須顯示分配：一位合夥人 US$50,000，另一位 US$30,000。這些數字來自每位合夥人資金進出的記錄，而收入支出清單中沒有這些資料；每位合夥人的計稅基礎也會隨其應占的利潤、虧損和 LLC 的債務而變動。如果 K-1 逾期發出，稅表就需要兩位合夥人按稅務基礎計算的資本帳戶。

S 選擇於 7 月 1 日生效的單一成員 LLC

所有者在 9 月 15 日前提交 2553 表，即生效日 7 月 1 日後的 2 個月 15 天內。1 月至 6 月的利潤列入所有者的 Schedule C。從 7 月 1 日起，LLC 提交 1120-S 表。所有者通過工資系統領取每月 US$5,000 的薪資：須提交第三和第四季度的 941 表、全年的 940 表，並在 1 月 31 日前提交 W-2 表。7 月至 12 月的收入為 US$90,000，年末資產為 US$30,000，因此可以不提交 Schedule L 和 M-1。6 月 30 日的切分、工資稅表和分配都需要與已提交表格一致的數字，不每月對帳的話很難做到。

您的情況不同嗎？

• 有兩位或以上成員：從第一筆出資開始保存合夥人資本帳戶，稅表見多成員 LLC 的 CPA。請把營運協議和銀行對帳單帶到記帳服務。
• 已提交或計劃提交 S 選擇：用 S 公司選擇後的帳簿和 S 公司所有者薪資確定切分日和所有者薪酬；把 2553 表和接受函帶到記帳服務。
• LLC 選擇了公司課稅：見按 C 公司課稅的 LLC和為新公司設立帳簿；把 8832 表、IRS 接受函和銀行對帳單帶到記帳服務。
• 有外國所有者：見外資 LLC 的交易記錄和外資美國公司的記帳；把所有者與 LLC 之間的每筆轉帳帶到記帳服務。
• LLC 只持有出租物業：見出租物業記帳：試算表還是軟體和每項出租物業一個 LLC 的帳簿。
• 個人與 LLC 資金混用：用整理混用的資金來理清，或把對帳單帶到記帳服務。
• 還在選擇方法、稅務年度和帳戶：見為新 LLC 設立帳簿。
• 即將獲得創投資金：見創投支持的新創公司記帳。
• 年末交接：見您的會計師需要新公司提供什麼。
• 帳已落後：見補做逾期未做的帳，或把對帳單帶到記帳服務。