Contabilidade de LLC: uma LLC nova precisa de responsável contábil no primeiro ano?

Uma LLC nova precisa de responsável contábil, ou uma planilha basta?

Nenhuma regra federal dos EUA obriga uma LLC a contratar um responsável contábil. A regra exige registros: o 26 USC 6001 obriga todo contribuinte a manter os registros que o IRS determina, e o IRS aceita qualquer sistema de registros que mostre com clareza a receita e as despesas. Uma planilha cumpre esse papel quando lista cada transação, bate com o extrato bancário todo mês e aponta, em cada linha, um recibo, uma fatura ou um extrato; o tipo de negócio pode exigir registros adicionais do IRS. A lei estadual de LLC pode exigir mais: em Delaware, por exemplo, um membro pode pedir informações completas sobre as finanças da LLC, os aportes de cada membro e suas declarações de imposto (6 Del. C. 18-305); confira a lei do estado onde a LLC foi aberta.

Se uma planilha basta depende da declaração que a LLC entrega e do que acontece no primeiro ano:

• Em geral simples: um proprietário, tributado por padrão no Schedule C (Schedule E para aluguel), uma conta bancária empresarial, sem empregados, sem licença de imposto sobre vendas e sem estoque.
• Não simples: dois ou mais membros, opção por corporação S ou corporação, primeiro empregado, licença de imposto sobre vendas, estoque, financiamento, proprietário estrangeiro ou dinheiro da empresa e pessoal misturado na mesma conta. Esses casos exigem registros que uma lista de receitas e despesas não guarda: o dinheiro de cada proprietário, o que a LLC tem e deve, ou declarações fora do imposto de renda.

Reúna antes de decidir: extratos de contas e cartões desde a data de abertura da empresa, os documentos de constituição e o acordo operacional, a carta do EIN, e qualquer opção entregue (Form 2553 ou Form 8832) com a carta de aceitação do IRS. A pergunta geral sobre fazer por conta própria está em fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil; como montar a planilha está em escrituração em planilha.

Escrituração de uma LLC de uma pessoa: quando o primeiro ano pode ser simples?

Uma LLC de um único membro que não optou pela tributação de corporação é uma entidade desconsiderada (disregarded entity): sua receita e suas despesas vão para a declaração do proprietário, no Schedule C se for um negócio ou no Schedule E se for aluguel (IRS). O Schedule C tem partes para receita, despesas, custo dos produtos vendidos e dados de veículos, e não tem balanço patrimonial (instruções); assim, no primeiro ano os registros só precisam sustentar receita e despesas. A Publication 583 descreve a escrituração por partidas simples, um registro corrido de receitas e despesas, como prática para uma pequena empresa que está começando.

Um limite vale desde o primeiro dia: para os impostos sobre a folha de pagamento e certos impostos especiais de consumo, o IRS trata até uma LLC de um único membro como entidade separada, que declara em seu próprio nome e com seu próprio EIN (IRS). O primeiro empregado encerra o caso simples.

Qual classificação tributária da LLC complica a escrituração do primeiro ano?

A classificação do IRS, e não o registro no estado, define a declaração e, portanto, a escrituração. Uma LLC doméstica com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas, a menos que opte de outra forma no Form 8832; uma LLC de um único membro é desconsiderada, a menos que opte (IRS). Uma LLC de um casal também é, por padrão, uma sociedade de pessoas, a menos que eles a detenham como bem comunitário (community property) pela lei estadual; nesse caso ela pode ser tratada como desconsiderada ou como sociedade de pessoas (mesma página do IRS; veja LLCs de cônjuges e de família). Uma LLC elegível que entrega um Form 2553 válido geralmente é tratada como corporação a partir da data de vigência da opção pelo regime de corporação S; o formulário geralmente deve ser entregue em até 2 meses e 15 dias depois dessa data (instruções do Form 2553). Para uma opção entregue com atraso, veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S.

Os critérios estão no Form 1065, Schedule B, pergunta 4; no Form 1120-S, Schedule B, pergunta 11; e nas instruções do Form 1120, Schedule K, pergunta 13. Cada formulário define “receita total” à sua maneira; confira essa definição antes de contar com o critério. A contabilidade por partidas dobradas, que segundo a Publication 583 acompanha ativos, passivos e patrimônio líquido além de receitas e despesas, produz um balanço patrimonial; uma lista de receitas e despesas não produz.

Três armadilhas do primeiro ano:

• K-1s atrasados cancelam o alívio para pequenas sociedades de pessoas. Uma das quatro condições do Form 1065 é que os K-1s sejam entregues e fornecidos até o vencimento da declaração, incluindo prorrogações. Sem isso, a declaração exige os Schedules L, M-1 e M-2 e a conta de capital de cada sócio no item L do K-1, calculada pelo método do custo-base fiscal (instruções do Form 1065).
• Pequenas sociedades de pessoas ainda informam distribuições. Cada K-1 mostra as distribuições do sócio na caixa 19 (Schedule K-1), e cada sócio deve guardar um registro do próprio custo-base (basis) (instruções do Form 1065). Uma lista de receitas e despesas não mostra quem colocou ou retirou o quê.
• Uma opção pelo regime de corporação S no meio do ano divide a escrituração. A declaração antiga cobre os dias antes da data de vigência e o Form 1120-S cobre os dias a partir dela; na data de corte, os ativos e as dívidas da LLC são tratados como transferidos à corporação em troca de suas ações (26 CFR 301.7701-3, parágrafo (g)(1)). Uma corporação S deve pagar remuneração razoável ao acionista que trabalha nela antes de outras distribuições (IRS). O corte é tratado em escrituração após a opção pelo regime de corporação S; o salário, em salário do proprietário de corporação S.

Quais eventos do primeiro ano tiram uma LLC pequena da planilha?

Cada evento abaixo acrescenta números que precisam bater com algo fora da escrituração: uma declaração de folha de pagamento, uma declaração estadual, uma contagem de estoque, o extrato de um credor ou uma declaração informativa do IRS.

O que a escrituração do primeiro ano de uma LLC nova deve conter?

No mínimo, o suficiente para outra pessoa refazer a declaração a partir dela. A Publication 583 lista os documentos de apoio: comprovantes de venda, faturas, recibos, comprovantes de depósito, cheques compensados e contas pagas.

1. Todo depósito com sua origem: cliente, proprietário ou credor. A Publication 583 sugere anotar a origem de cada depósito.
2. Todo pagamento com sua prova: um documento que mostre o valor e que foi para a empresa. Provar uma dedução é tarefa do contribuinte (IRS).
3. Uma conciliação bancária mensal. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente da empresa todo mês.
4. Dinheiro que entra e sai de cada proprietário, separado de receitas e despesas; veja aporte ou empréstimo do proprietário à LLC.
5. Custos de abertura e pré-operacionais, listados à parte, porque os custos de início de atividade e de organização seguem regras próprias de dedução (Publication 583). Como registrá-los e deduzi-los, inclusive custos pagos antes de a LLC ter conta: custos de abertura pagos pessoalmente antes da LLC.
6. Equipamentos e outros ativos: data e custo, guardados até o fim do prazo de prescrição do ano em que o ativo é vendido ou alienado de outra forma (Publication 583).
7. Os documentos: documentos de constituição, acordo operacional, carta do EIN, opções entregues e cartas de aceitação. O prazo de guarda está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Quanto custa, na hora do imposto, ter escrituração do primeiro ano faltando ou atrasada?

Sobretudo tempo e comprovação: escrituração refeita depois do fim do ano, deduções sem apoio e multas que correm enquanto a declaração espera.

• Declaração atrasada de sociedade de pessoas ou de corporação S: a menos que o atraso tenha causa razoável, um Form 1065 atrasado pode custar $260 por sócio a cada mês ou fração de mês, até 12 meses, e um Form 1120-S atrasado, $260 por acionista por mês, até 12 meses (26 USC 6698; 26 USC 6699; Revenue Procedure 2025-32). Presume-se causa razoável para algumas sociedades de pessoas pequenas (IRM 20.1.2.4.3.1); veja alívio de multa por declaração atrasada de sociedade de pessoas.
• Deduções sem registros podem ser perdidas; veja multas por não manter os registros da empresa.
• LLC de propriedade estrangeira que deve entregar o Form 5472: não entregá-lo, ou não manter seus registros, pode custar $25.000, e mais se a falta continuar após um aviso do IRS (instruções).
• Imposto da folha retido, mas não repassado: uma pessoa responsável que deixa de repassá-lo de propósito pode dever todo o imposto de renda retido e as contribuições de Social Security e Medicare do empregado não pagos pessoalmente (26 USC 6672); veja multa de recuperação de imposto retido.
• O trabalho de atualização vem antes de qualquer declaração poder ser preparada; veja como atualizar a escrituração atrasada.

Quando uma LLC pequena precisa de um responsável contábil? Sinais mensais

Nenhuma regra do IRS define um número de transações ou um nível de receita. Um bom teste é ver se cada mês fecha no prazo. Sinais de que não fecha:

• A conciliação bancária do mês passado não está pronta quando chega o extrato seguinte.
• Depósitos ficam sem identificação porque ninguém sabe se são vendas, dinheiro do proprietário ou financiamento.
• A LLC usa mais de uma conta bancária, cartão ou processador de pagamentos, e cada extrato precisa ser conferido.
• Um Form 941, uma declaração de imposto sobre vendas ou um pagamento de imposto estimado vence antes de a escrituração daquele período ficar pronta.

Uma declaração que exige K-1s, contas de capital ou balanço patrimonial aponta para o mesmo lado, seja qual for o volume.

Quanto custa a escrituração mensal e o que define o valor: custo mensal da escrituração contábil.

Exemplo

Estes cenários são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma LLC de design de um único membro com 15 faturas

A LLC de uma designer, tributada por padrão, emite 15 faturas que somam US$60.000 e paga 60 despesas que somam US$12.000 a partir de uma conta empresarial. A proprietária transfere US$30.000 para uma conta pessoal durante o ano. Uma planilha com uma linha por depósito e pagamento, conferida com cada extrato mensal e ligada à sua fatura ou recibo, sustenta US$48.000 de lucro no Schedule C. Os US$30.000 são uma retirada da proprietária, não uma despesa.

Uma LLC de dois membros com US$180.000 de receita

Dois sócios aportam US$10.000 cada. A receita chega a US$180.000 e os ativos no fim do ano são de US$40.000. Se os K-1s saírem até o vencimento, o Form 1065 pode dispensar os Schedules L, M-1 e M-2 e a seção de conta de capital de cada K-1. Os K-1s ainda mostram as distribuições: US$50.000 para um sócio e US$30.000 para o outro. Esses valores vêm de um registro do dinheiro que entra e sai de cada sócio, que uma lista de receitas e despesas não guarda; o custo-base (basis) de cada sócio também varia com sua parte no lucro, no prejuízo e nas dívidas da LLC. Se os K-1s saírem com atraso, a declaração exige as contas de capital pelo custo-base fiscal dos dois sócios.

Uma LLC de um único membro cuja opção pelo regime de corporação S vale a partir de 1º de julho

O proprietário entrega o Form 2553 até 15 de setembro, dentro de 2 meses e 15 dias da data de vigência de 1º de julho. De janeiro a junho, o lucro vai para o Schedule C do proprietário. A partir de 1º de julho, a LLC entrega o Form 1120-S. O proprietário recebe salário de US$5.000 por mês pela folha de pagamento: Forms 941 do terceiro e do quarto trimestres, Form 940 do ano e um Form W-2 até 31 de janeiro. A receita de julho a dezembro é de US$90.000 e os ativos no fim do ano são de US$30.000; assim, os Schedules L e M-1 podem ser dispensados. O corte de 30 de junho, as declarações da folha de pagamento e as distribuições exigem, cada um, valores que batam com um formulário entregue, o que é difícil sem escrituração conciliada todo mês.

E no seu caso?

• Dois ou mais membros: mantenha contas de capital dos sócios desde o primeiro aporte e veja um CPA para LLC com vários membros para a declaração. Leve o acordo operacional e os extratos bancários à escrituração contábil.
• Opção pelo regime de corporação S entregue ou planejada: defina o corte e a remuneração do proprietário com escrituração após a opção pelo regime de corporação S e salário do proprietário de corporação S; leve o Form 2553 e a carta de aceitação à escrituração contábil.
• A LLC optou pela tributação de corporação: veja LLC tributada como corporação C e como montar a escrituração de uma corporação nova; leve o Form 8832, a carta de aceitação do IRS e os extratos bancários à escrituração contábil.
• Um proprietário estrangeiro: veja registros de transações de uma LLC de propriedade estrangeira e escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira; leve cada transferência entre proprietário e LLC à escrituração contábil.
• A LLC só tem um imóvel alugado: veja escrituração de aluguel: planilha ou software e escrituração de uma LLC por imóvel alugado.
• Dinheiro pessoal e da LLC misturado: desfaça a mistura com como corrigir a mistura de fundos ou leve os extratos à escrituração contábil.
• Ainda escolhendo método, ano fiscal e contas: veja como montar a escrituração de uma LLC nova.
• Captação de investimento à vista: veja escrituração de uma startup com investimento de venture capital.
• Entrega no fim do ano: veja o que seu contador precisa de uma empresa nova.
• Escrituração já atrasada: veja como atualizar a escrituração atrasada ou leve os extratos à escrituração contábil.