Contabilidad de una LLC nueva: ¿necesita un responsable contable?

¿Una LLC nueva necesita un responsable contable o basta una hoja de cálculo?

Ninguna regla federal obliga a una LLC a contratar un responsable contable. Lo que la regla exige son registros: el 26 USC 6001 obliga a todo contribuyente a conservar los registros que el IRS establece, y el IRS acepta cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Una hoja de cálculo cumple ese requisito cuando enumera cada transacción, coincide cada mes con el estado de cuenta bancario y remite a un recibo, una factura o un estado de cuenta en cada línea; según el tipo de negocio, el IRS puede esperar además otros registros. La ley estatal de las LLC puede exigir más: en Delaware, por ejemplo, un miembro puede pedir información completa sobre las finanzas de la LLC, los aportes de cada miembro y sus declaraciones de impuestos (6 Del. C. 18-305); revise la ley del estado donde se constituyó la LLC.

Que una hoja de cálculo baste depende de la declaración que presenta la LLC y de lo que ocurre en su primer año:

• Normalmente sencillo: un solo propietario, que tributa por defecto en el Schedule C (Schedule E si es un alquiler), una cuenta bancaria del negocio, sin empleados, sin permiso de impuesto sobre las ventas y sin inventario.
• No es sencillo: dos o más miembros, una elección de corporación S o de corporación, un primer empleado, un permiso de impuesto sobre las ventas, inventario, un préstamo, un propietario extranjero, o dinero del negocio y personal mezclado en una misma cuenta. Esto añade registros que una lista de ingresos y gastos no contiene: el dinero de cada propietario, lo que la LLC tiene y debe, o trámites que no forman parte de la declaración del impuesto sobre la renta.

Reúna antes de decidir: los estados de cuenta bancarios y de tarjeta desde la fecha de constitución, los documentos de constitución y el acuerdo operativo, la carta de confirmación del EIN y cualquier elección presentada (Form 2553 o Form 8832) con la carta de aceptación del IRS. La pregunta general sobre llevar usted mismo la contabilidad de cualquier negocio está en llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable; cómo organizar la hoja está en contabilidad en una hoja de cálculo.

Contabilidad de una LLC de una sola persona: ¿cuándo puede el primer año seguir siendo sencillo?

Una LLC de un solo miembro que no ha elegido tributar como corporación es una entidad ignorada: sus ingresos y gastos van en la declaración del propietario, en el Schedule C si es un negocio o en el Schedule E si es un alquiler (IRS). El Schedule C tiene secciones para ingresos, gastos, costo de los bienes vendidos e información del vehículo, y no incluye balance general (instrucciones); por eso los registros del primer año solo tienen que respaldar los ingresos y los gastos. La Publication 583 describe la contabilidad por partida simple, un registro corrido de ingresos y gastos, como una opción práctica para un negocio pequeño que está empezando.

Hay un límite desde el primer día: para los impuestos de nómina y ciertos impuestos especiales, el IRS trata incluso a una LLC de un solo miembro como una entidad aparte que declara con su propio nombre y EIN (IRS). Con el primer empleado deja de ser un caso sencillo.

¿Qué clasificación tributaria de la LLC complica la contabilidad del primer año?

Lo que fija la declaración, y por tanto la contabilidad, es la clasificación del IRS, no el registro estatal. Una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas, salvo que elija otra cosa en el Form 8832; una LLC de un solo miembro es una entidad ignorada, salvo que elija otra cosa (IRS). Una LLC cuyos dueños son un matrimonio también es una sociedad de personas por defecto, salvo que la posean como bienes gananciales según la ley estatal; en ese caso puede tratarse como entidad ignorada o como sociedad de personas (misma página del IRS; vea LLC de cónyuges y de familia). Una LLC elegible que presenta un Form 2553 válido generalmente se trata como corporación desde la fecha de vigencia de la elección S; por lo general, el formulario debe presentarse dentro de 2 meses y 15 días después de esa fecha (instrucciones del Form 2553). Si ya se pasó el plazo, vea alivio por una elección de corporación S tardía.

Las pruebas están en el Form 1065, Schedule B, pregunta 4; el Form 1120-S, Schedule B, pregunta 11; y las instrucciones del Form 1120, Schedule K, pregunta 13. Cada formulario define los «ingresos totales» a su manera; revise esa definición antes de basarse en la prueba. La contabilidad por partida doble, que según la Publication 583 sigue los activos, los pasivos y el patrimonio además de los ingresos y los gastos, produce un balance general; una lista de ingresos y gastos no lo produce.

Tres trampas del primer año:

• Los K-1 tardíos anulan el alivio para sociedades pequeñas. Una de las cuatro condiciones del Form 1065 es que los K-1 se presenten y se entreguen a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas. Sin ella, la declaración necesita los Schedules L, M-1 y M-2 y la cuenta de capital de cada socio en el punto L del K-1, calculada con el método de la base fiscal (instrucciones del Form 1065).
• Las sociedades pequeñas igual declaran las distribuciones. Cada K-1 muestra las distribuciones del socio en la casilla 19 (Schedule K-1), y cada socio debe llevar un registro de su propia base (instrucciones del Form 1065). Una lista de ingresos y gastos no muestra quién aportó o retiró qué.
• Una elección S a mitad de año divide la contabilidad. La declaración anterior cubre los días previos a la fecha de vigencia y el Form 1120-S los días desde esa fecha; en el corte, los activos y las deudas de la LLC se tratan como transferidos a la corporación a cambio de sus acciones (26 CFR 301.7701-3, párrafo (g)(1)). Una corporación S debe pagar un sueldo razonable al accionista que trabaja en ella antes de hacer otras distribuciones (IRS). El corte se explica en contabilidad después de una elección de corporación S; el sueldo, en sueldo del propietario de una corporación S.

¿Qué hechos del primer año hacen que una LLC pequeña deje atrás la hoja de cálculo?

Cada hecho de la lista siguiente añade cifras que deben coincidir con algo ajeno a la contabilidad: una declaración de nómina, una declaración estatal, un recuento de acciones, el estado de cuenta de un prestamista o una declaración informativa del IRS.

¿Qué debe contener la contabilidad del primer año de una LLC nueva?

Como mínimo, lo suficiente para que otra persona pueda reconstruir la declaración a partir de ella. La Publication 583 enumera los documentos de respaldo: comprobantes de venta, facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques cancelados y cuentas pagadas.

1. Cada depósito con su origen: cliente, propietario o prestamista. La Publication 583 sugiere anotar el origen de cada depósito.
2. Cada pago con su comprobante: un documento que muestre el monto y que fue para el negocio. Probar una deducción le corresponde al contribuyente (IRS).
3. Una conciliación bancaria mensual. La Publication 583 indica conciliar cada mes la cuenta corriente del negocio.
4. El dinero que entra y sale del propietario, de cada propietario, separado de los ingresos y los gastos; vea aporte o préstamo del propietario a su LLC.
5. Los costos de constitución y de preapertura, listados aparte, porque los costos de inicio y de organización siguen sus propias reglas de deducción (Publication 583). Cómo registrarlos y deducirlos, incluidos los costos pagados antes de que la LLC tuviera una cuenta: costos de inicio pagados personalmente antes de la LLC.
6. Equipos y otros activos: fecha y costo, conservados hasta que termine el plazo de prescripción del año en que el activo se vende o se dispone de él de otra forma (Publication 583).
7. Los documentos: documentos de constitución, acuerdo operativo, carta del EIN, elecciones y cartas de aceptación. El tiempo de conservación está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cuánto cuesta no tener la contabilidad del primer año, o tenerla atrasada, a la hora de declarar?

Sobre todo tiempo y pruebas: contabilidad reconstruida después del cierre del año, deducciones sin respaldo y multas que siguen corriendo mientras la declaración espera.

• Declaración tardía de la sociedad de personas o de la corporación S: salvo que el retraso tenga causa razonable, un Form 1065 tardío puede costar $260 por socio por cada mes o fracción de mes, hasta 12 meses, y un Form 1120-S tardío $260 por accionista por mes, hasta 12 meses (26 USC 6698; 26 USC 6699; Revenue Procedure 2025-32). Se presume que algunas sociedades de personas pequeñas tienen causa razonable (IRM 20.1.2.4.3.1); vea alivio de multas por la declaración tardía de una sociedad de personas.
• Las deducciones sin registros pueden perderse; vea multas por no llevar registros del negocio.
• LLC de propiedad extranjera que debe presentar el Form 5472: no presentarlo, o no conservar sus registros, puede costar $25,000, y más si el incumplimiento continúa después de un aviso del IRS (instrucciones).
• Impuesto de nómina retenido pero no pagado: una persona responsable que deja de pagarlo a sabiendas puede deber la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado a título personal (26 USC 6672); vea multa por recuperación de impuestos retenidos (trust fund).
• El trabajo de puesta al día va antes que cualquier declaración; vea cómo poner al día una contabilidad atrasada.

¿Cuándo necesita una LLC pequeña un responsable contable? Señales mensuales

Ninguna regla del IRS fija un número de transacciones ni un nivel de ingresos. Una buena prueba es si cada mes cierra a tiempo. Señales de que no es así:

• La conciliación bancaria del mes anterior no está hecha cuando llega el siguiente estado de cuenta.
• Hay depósitos sin clasificar porque nadie sabe si son ventas, dinero del propietario o un préstamo.
• La LLC usa más de una cuenta bancaria, tarjeta o procesador de pagos, y hay que conciliar cada estado de cuenta.
• Un Form 941, una declaración del impuesto sobre las ventas o un pago de impuestos estimados vence antes de que esté terminada la contabilidad de ese período.

Una declaración que necesita K-1, cuentas de capital o un balance general apunta en la misma dirección, sin importar el volumen.

Cuánto cuesta la contabilidad mensual y qué determina la tarifa: costo mensual de la contabilidad.

Ejemplo

Estos escenarios son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una LLC de diseño de un solo miembro con 15 facturas

La LLC de una diseñadora, que tributa por defecto, emite 15 facturas por un total de US$60,000 y paga 60 gastos por un total de US$12,000 desde una cuenta del negocio. Durante el año, la propietaria pasa US$30,000 a una cuenta personal. Una hoja de cálculo con una fila por cada depósito y pago, conciliada con cada estado de cuenta mensual y vinculada a su factura o recibo, respalda US$48,000 de ganancia en el Schedule C. Los US$30,000 son un retiro de la propietaria, no un gasto.

Una LLC de dos miembros con US$180,000 de ingresos

Dos socios aportan US$10,000 cada uno. Los ingresos llegan a US$180,000 y los activos al cierre del año son US$40,000. Si los K-1 se entregan a más tardar en la fecha de vencimiento, el Form 1065 puede omitir los Schedules L, M-1 y M-2 y la sección de cuenta de capital de cada K-1. Los K-1 igual muestran las distribuciones: US$50,000 a un socio y US$30,000 al otro. Esas cifras salen de un registro del dinero que entra y sale de cada socio, que una lista de ingresos y gastos no contiene; además, la base de cada socio varía con su parte de la ganancia, de la pérdida y de las deudas de la LLC. Si los K-1 se entregan tarde, la declaración necesita las cuentas de capital según la base fiscal de ambos socios.

Una LLC de un solo miembro cuya elección S entra en vigencia el 1 de julio

El propietario presenta el Form 2553 a más tardar el 15 de septiembre, dentro de los 2 meses y 15 días posteriores a la fecha de vigencia del 1 de julio. De enero a junio, la ganancia va en el Schedule C del propietario. Desde el 1 de julio, la LLC presenta el Form 1120-S. El propietario recibe un sueldo de US$5,000 al mes por nómina: Forms 941 del tercer y cuarto trimestre, el Form 940 del año y un Form W-2 a más tardar el 31 de enero. Los ingresos de julio a diciembre son US$90,000 y los activos al cierre del año son US$30,000, así que se pueden omitir los Schedules L y M-1. El corte del 30 de junio, las declaraciones de nómina y las distribuciones necesitan cifras que coincidan con un formulario presentado, algo difícil de lograr sin una contabilidad conciliada cada mes.

¿Su caso es distinto?

• Dos o más miembros: lleve cuentas de capital de los socios desde el primer aporte, y para la declaración vea un CPA para una LLC con varios miembros. Lleve el acuerdo operativo y los estados de cuenta bancarios a contabilidad.
• Una elección S presentada o planeada: defina el corte y el sueldo del propietario con contabilidad después de una elección de corporación S y sueldo del propietario de una corporación S; lleve el Form 2553 y la carta de aceptación a contabilidad.
• La LLC eligió tributar como corporación: vea LLC que tributa como corporación C y cómo configurar la contabilidad de una corporación nueva; lleve el Form 8832, la carta de aceptación del IRS y los estados de cuenta bancarios a contabilidad.
• Un propietario extranjero: vea registros de transacciones de una LLC de propiedad extranjera y contabilidad de una empresa estadounidense de propiedad extranjera; lleve cada transferencia entre el propietario y la LLC a contabilidad.
• La LLC solo tiene un alquiler: vea contabilidad de un alquiler: hoja de cálculo o software y contabilidad de una LLC por cada propiedad en alquiler.
• Dinero personal y de la LLC mezclado: sepárelo con cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados, o lleve los estados de cuenta a contabilidad.
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• Financiamiento de capital de riesgo en camino: vea contabilidad para una startup respaldada por capital de riesgo.
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