Braucht eine neue LLC einen Buchhalter? Das erste Jahr

Braucht eine neue LLC einen Buchhalter, oder reicht eine Tabelle?

Keine Bundesvorschrift verlangt von einer LLC einen Buchhalter. Verlangt werden Unterlagen: 26 USC 6001 verpflichtet jeden Steuerpflichtigen, die vom IRS vorgeschriebenen Unterlagen zu führen, und der IRS akzeptiert jedes System, das Einnahmen und Ausgaben klar ausweist. Eine Tabelle genügt, wenn sie jede Transaktion auflistet, jeden Monat mit dem Kontoauszug übereinstimmt und bei jeder Zeile auf einen Beleg, eine Rechnung oder einen Auszug verweist. Je nach Art des Unternehmens erwartet der IRS weitere Unterlagen. Auch das LLC-Recht des Bundesstaats kann mehr verlangen: In Delaware etwa kann ein Mitglied umfassende Auskunft über die Finanzen der LLC, die Einlagen jedes Mitglieds und die Steuererklärungen verlangen (6 Del. C. 18-305). Prüfen Sie das Gesetz des Bundesstaats, in dem die LLC gegründet wurde.

Ob eine Tabelle genügt, hängt von der Steuererklärung ab, die die LLC einreicht, und davon, was im ersten Jahr geschieht:

• In der Regel einfach: ein Eigentümer, standardmäßig über Schedule C besteuert (bei einer Vermietung über Schedule E), ein Geschäftskonto, keine Mitarbeiter, keine Sales-Tax-Genehmigung, kein Warenbestand.
• Nicht einfach: zwei oder mehr Mitglieder, eine Wahl zur Besteuerung als S Corporation oder Kapitalgesellschaft, ein erster Mitarbeiter, eine Sales-Tax-Genehmigung, Warenbestand, ein Darlehen, ein ausländischer Eigentümer oder geschäftliches und privates Geld auf einem Konto. Dann fehlen in einer Liste von Einnahmen und Ausgaben wichtige Angaben: das Geld jedes Eigentümers, was die LLC besitzt und schuldet, oder Meldungen außerhalb der Einkommensteuererklärung.

Vor der Entscheidung zusammentragen: Konto- und Kartenauszüge seit dem Gründungsdatum, die Gründungsunterlagen und den Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC), das EIN-Bestätigungsschreiben und jede beim IRS eingereichte Wahl (Form 2553 oder Form 8832) mit dem Bestätigungsschreiben des IRS. Die allgemeine Frage für jedes Unternehmen finden Sie unter selbst buchen oder einen Buchhalter beauftragen; wie Sie die Tabelle aufbauen, steht unter Buchhaltung in einer Tabelle.

Buchhaltung für eine LLC mit einer Person: Wann bleibt das erste Jahr einfach?

Eine LLC mit einem Mitglied, die sich nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden hat, ist eine steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity): Ihre Einnahmen und Ausgaben stehen in der Steuererklärung des Eigentümers, bei einem Unternehmen auf Schedule C, bei einer Vermietung auf Schedule E (IRS). Schedule C hat Teile für Einnahmen, Ausgaben, Wareneinsatz und Fahrzeugangaben, aber keine Bilanz (Anleitung). Die Unterlagen im ersten Jahr müssen also nur Einnahmen und Ausgaben belegen. Publication 583 beschreibt die einfache Buchführung, eine laufende Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben, als praktikabel für ein kleines Unternehmen am Anfang.

Eine Grenze gilt vom ersten Tag an: Bei Lohnsteuern und bestimmten Verbrauchsteuern behandelt der IRS selbst eine LLC mit einem Mitglied als eigene Einheit, die unter eigenem Namen und eigener EIN meldet (IRS). Mit dem ersten Mitarbeiter ist der einfache Fall vorbei.

Welche steuerliche Einstufung der LLC macht die Buchhaltung im ersten Jahr aufwendiger?

Die steuerliche Einstufung durch den IRS, nicht die Eintragung im Bundesstaat, bestimmt die Steuererklärung und damit die Buchhaltung. Eine inländische LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern ist eine Personengesellschaft, sofern sie nicht mit Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) etwas anderes wählt. Eine LLC mit einem Mitglied ist steuerlich nicht eigenständig, solange sie nichts wählt (IRS). Auch eine LLC im Besitz eines Ehepaars ist standardmäßig eine Personengesellschaft, es sei denn, das Paar hält sie nach dem Recht des Bundesstaats als Gütergemeinschaft (Community Property). Dann kann sie als steuerlich nicht eigenständig oder als Personengesellschaft behandelt werden (gleiche IRS-Seite; siehe LLCs von Ehepartnern und Familien). Eine LLC, die zur Besteuerung als S Corporation berechtigt ist und eine gültige Form 2553 (Wahl als S Corporation) einreicht, wird in der Regel ab dem Wirksamkeitsdatum der S-Wahl als Kapitalgesellschaft behandelt. Die Form muss in der Regel innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach diesem Datum eingereicht werden (Anleitung zu Form 2553). Zur verspäteten Wahl siehe Erleichterung bei verspäteter S-Corporation-Wahl.

Die Tests stehen in Form 1065, Schedule B, Frage 4; in Form 1120-S, Schedule B, Frage 11; und in der Anleitung zu Form 1120, Schedule K, Frage 13. Jede Form definiert „Gesamteinnahmen“ auf ihre Weise; prüfen Sie diese Definition, bevor Sie sich auf den Test verlassen. Doppelte Buchführung, die laut Publication 583 neben Einnahmen und Ausgaben auch Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital erfasst, ergibt eine Bilanz; eine Liste von Einnahmen und Ausgaben tut das nicht.

Drei Fallen im ersten Jahr:

• Verspätete Schedules K-1 heben die Erleichterung für kleine Personengesellschaften auf. Eine der vier Bedingungen bei Form 1065 lautet, dass die Schedules K-1 bis zur Fälligkeit der Erklärung, einschließlich Verlängerungen, eingereicht und ausgehändigt werden. Ohne diese Bedingung braucht die Erklärung die Schedules L, M-1 und M-2 sowie das Kapitalkonto jedes Gesellschafters in Feld L der Schedule K-1, ermittelt nach der Steuerbasis-Methode (Anleitung zu Form 1065).
• Kleine Personengesellschaften melden Ausschüttungen trotzdem. Jede Schedule K-1 weist die Ausschüttungen des Gesellschafters in Feld 19 aus (Schedule K-1), und jeder Gesellschafter muss seine eigenen Anschaffungskosten (Basis) nachweisen (Anleitung zu Form 1065). Eine Liste von Einnahmen und Ausgaben zeigt nicht, wer was eingezahlt oder entnommen hat.
• Eine S-Wahl mitten im Jahr teilt die Buchhaltung. Die bisherige Steuererklärung deckt die Tage vor dem Wirksamkeitsdatum ab, Form 1120-S die Tage ab diesem Datum. Zum Stichtag gelten das Vermögen und die Schulden der LLC als gegen Anteile an die Kapitalgesellschaft übertragen (26 CFR 301.7701-3, Absatz (g)(1)). Eine S Corporation muss einem Aktionär, der im Unternehmen arbeitet, vor anderen Ausschüttungen eine angemessene Vergütung zahlen (IRS). Den Stichtag behandelt Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation; das Gehalt behandelt Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Welche Ereignisse im ersten Jahr überfordern eine Tabelle bei einer kleinen LLC?

Jedes der folgenden Ereignisse bringt Zahlen, die mit etwas außerhalb der Buchhaltung übereinstimmen müssen: einer Lohnsteuererklärung, einer Erklärung an einen Bundesstaat, einer Aktienzählung, dem Auszug eines Kreditgebers oder einer Informationsmeldung an den IRS.

Was muss die Buchhaltung einer neuen LLC im ersten Jahr enthalten?

Mindestens so viel, dass eine andere Person die Steuererklärung daraus nachvollziehen kann. Publication 583 nennt die Belege: Verkaufsbelege, Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege, entwertete Schecks und bezahlte Rechnungen.

1. Jede Einzahlung mit ihrer Herkunft: Kunde, Eigentümer oder Kreditgeber. Publication 583 empfiehlt, die Herkunft jeder Einzahlung zu vermerken.
2. Jede Zahlung mit ihrem Nachweis: ein Beleg, der den Betrag zeigt und dass die Zahlung für das Unternehmen erfolgte. Den Abzug nachzuweisen ist Aufgabe des Steuerpflichtigen (IRS).
3. Ein monatlicher Kontoabgleich. Publication 583 empfiehlt, das Geschäftskonto jeden Monat abzugleichen.
4. Geld des Eigentümers rein und raus, für jeden Eigentümer getrennt von Einnahmen und Ausgaben; siehe Einlage oder Darlehen an Ihre LLC.
5. Gründungs- und Vorlaufkosten, gesondert aufgeführt, weil für Gründungs- und Organisationskosten eigene Abzugsregeln gelten (Publication 583). Wie Sie sie verbuchen und abziehen, auch wenn sie vor dem Geschäftskonto der LLC anfielen: Gründungskosten, die privat vor der LLC bezahlt wurden.
6. Ausstattung und andere Vermögenswerte: Datum und Kosten, aufzubewahren, bis die Verjährungsfrist für das Jahr endet, in dem der Vermögenswert verkauft oder anderweitig abgegeben wird (Publication 583).
7. Die Dokumente: Gründungsunterlagen, Operating Agreement, EIN-Bestätigungsschreiben, Wahlen und Bestätigungsschreiben. Die Aufbewahrung behandelt wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Was kostet eine fehlende oder verspätete Buchhaltung des ersten Jahres bei der Steuererklärung?

Vor allem Zeit und Nachweise: nach Jahresende rekonstruierte Buchhaltung, Abzüge ohne Beleg und Strafzuschläge, die laufen, während die Erklärung wartet.

• Verspätete Erklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation: Ohne vernünftigen Grund für die Verspätung kann eine verspätete Form 1065 $260 je Gesellschafter für jeden angefangenen Monat kosten, bis zu 12 Monate, und eine verspätete Form 1120-S $260 je Aktionär und Monat, bis zu 12 Monate (26 USC 6698; 26 USC 6699; Revenue Procedure 2025-32). Bei manchen kleinen Personengesellschaften wird ein vernünftiger Grund vermutet (IRM 20.1.2.4.3.1); siehe Erleichterung beim Strafzuschlag für verspätete Erklärungen von Personengesellschaften.
• Abzüge ohne Unterlagen können verloren gehen; siehe Strafzuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen.
• LLC in ausländischem Besitz, die Form 5472 einreichen muss: Wer sie nicht einreicht oder die Unterlagen nicht führt, riskiert $25.000, und mehr, wenn das Versäumnis nach einer IRS-Mitteilung andauert (Anleitung).
• Einbehaltene, aber nicht abgeführte Lohnsteuer: Eine verantwortliche Person, die vorsätzlich versäumt, sie abzuführen, kann persönlich die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers schulden (26 USC 6672); siehe Haftung für nicht abgeführte Lohnsteuer.
• Nachholarbeit kommt vor jeder Erstellung der Steuererklärung; siehe überfällige Buchhaltung nachholen.

Wann braucht eine kleine LLC einen Buchhalter? Monatliche Anzeichen

Keine IRS-Regel nennt eine Zahl von Transaktionen oder eine Umsatzhöhe. Ein brauchbarer Test ist, ob jeder Monat pünktlich abgeschlossen wird. Anzeichen, dass es nicht klappt:

• Der Kontoabgleich des Vormonats ist nicht fertig, wenn der nächste Auszug eintrifft.
• Einzahlungen bleiben unbeschriftet, weil niemand weiß, ob es Verkäufe, Geld des Eigentümers oder ein Darlehen sind.
• Die LLC nutzt mehr als ein Bankkonto, eine Karte oder einen Zahlungsdienstleister, und jeder Auszug muss abgeglichen werden.
• Eine Form 941, eine Sales-Tax-Erklärung oder eine Vorauszahlung der Einkommensteuer ist fällig, bevor die Buchhaltung für den Zeitraum fertig ist.

Eine Steuererklärung, die Schedules K-1, Kapitalkonten oder eine Bilanz verlangt, weist in dieselbe Richtung, unabhängig vom Umfang.

Was die monatliche Buchhaltung kostet und was das Honorar bestimmt: Buchhaltungskosten pro Monat.

Beispiel

Diese Szenarien dienen der Veranschaulichung; Beträge in US-Dollar.

Eine Design-LLC mit einem Mitglied und 15 Rechnungen

Die LLC einer Designerin, standardmäßig besteuert, stellt 15 Rechnungen über insgesamt US$60.000 und zahlt 60 Ausgaben über insgesamt US$12.000 von einem Geschäftskonto. Die Eigentümerin überweist im Jahr US$30.000 auf ein privates Konto. Eine Tabelle mit einer Zeile je Einzahlung und Zahlung, abgeglichen mit jedem Monatsauszug und verknüpft mit der Rechnung oder dem Beleg, belegt US$48.000 Gewinn auf Schedule C. Die US$30.000 sind eine Entnahme, keine Ausgabe.

Eine LLC mit zwei Mitgliedern und US$180.000 Einnahmen

Zwei Gesellschafter zahlen je US$10.000 ein. Die Einnahmen erreichen US$180.000, das Vermögen am Jahresende beträgt US$40.000. Wenn die Schedules K-1 bis zur Frist verschickt werden, kann Form 1065 die Schedules L, M-1 und M-2 sowie den Kapitalkontoabschnitt jeder Schedule K-1 weglassen. Die Schedules K-1 zeigen weiterhin die Ausschüttungen: US$50.000 an einen Gesellschafter, US$30.000 an den anderen. Diese Zahlen stammen aus einer Aufzeichnung des Geldes, das jeder Gesellschafter einzahlt und entnimmt; eine Liste von Einnahmen und Ausgaben enthält sie nicht. Auch die Anschaffungskosten (Basis) jedes Gesellschafters ändern sich mit seinem Anteil an Gewinn, Verlust und den Schulden der LLC. Gehen die Schedules K-1 verspätet hinaus, braucht die Erklärung die Kapitalkonten beider Gesellschafter nach der Steuerbasis-Methode.

Eine LLC mit einem Mitglied, deren S-Wahl am 1. Juli wirksam wird

Der Eigentümer reicht Form 2553 bis zum 15. September ein, innerhalb von 2 Monaten und 15 Tagen nach dem Wirksamkeitsdatum 1. Juli. Von Januar bis Juni steht der Gewinn auf der Schedule C des Eigentümers. Ab dem 1. Juli reicht die LLC Form 1120-S ein. Der Eigentümer bezieht über die Lohnabrechnung ein Gehalt von US$5.000 im Monat: Form 941 für das dritte und vierte Quartal, Form 940 für das Jahr und eine Form W-2 bis zum 31. Januar. Die Einnahmen von Juli bis Dezember betragen US$90.000, das Vermögen am Jahresende US$30.000, sodass die Schedules L und M-1 entfallen können. Der Stichtag 30. Juni, die Lohnsteuererklärungen und die Ausschüttungen brauchen jeweils Zahlen, die mit einer eingereichten Form übereinstimmen. Ohne monatlich abgestimmte Buchhaltung ist das schwer.

Anders in Ihrem Fall?

• Zwei oder mehr Mitglieder: Führen Sie Kapitalkonten der Gesellschafter ab der ersten Einlage; zur Steuererklärung siehe CPA für eine LLC mit mehreren Mitgliedern. Bringen Sie den Operating Agreement und die Kontoauszüge zur Buchhaltung.
• Eine S-Wahl ist eingereicht oder geplant: Legen Sie Stichtag und Eigentümervergütung mit Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation und Gehalt des Eigentümers einer S Corporation fest; bringen Sie Form 2553 und das Bestätigungsschreiben zur Buchhaltung.
• Die LLC hat sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden: siehe LLC, die als C Corporation besteuert wird und Buchhaltung für eine neue Kapitalgesellschaft einrichten; bringen Sie Form 8832, das Bestätigungsschreiben des IRS und die Kontoauszüge zur Buchhaltung.
• Ein ausländischer Eigentümer: siehe Transaktionsunterlagen einer LLC in ausländischem Besitz und Buchhaltung für ein US-Unternehmen in ausländischem Besitz; bringen Sie jede Überweisung zwischen Eigentümer und LLC zur Buchhaltung.
• Die LLC hält nur eine Vermietung: siehe Buchhaltung für Vermietungen: Tabelle oder Software und Buchhaltung für eine LLC je Mietobjekt.
• Privates und LLC-Geld vermischt: Ordnen Sie es mit vermischte Gelder in Ordnung bringen oder bringen Sie die Auszüge zur Buchhaltung.
• Methode, Steuerjahr und Konten noch offen: siehe Buchhaltung für eine neue LLC einrichten.
• Risikokapital in Sicht: siehe Buchhaltung für ein durch Risikokapital finanziertes Startup.
• Übergabe zum Jahresende: siehe was Ihr Buchhaltungsexperte von einem neuen Unternehmen braucht.
• Buchhaltung bereits im Rückstand: siehe überfällige Buchhaltung nachholen oder bringen Sie die Auszüge zur Buchhaltung.