新 LLC 记账：第一年需要请记账员吗？

新 LLC 需要记账员吗？还是电子表格就够了？

美国联邦规则并不要求 LLC 聘请记账员，要求的是保存记录：26 USC 6001 规定每位纳税人都必须保存 IRS 规定的记录，而 IRS 接受任何能清楚反映收入和支出的记录方式。电子表格只要列出每一笔交易、每月与银行对账单一致，并且每一行都能对应到收据、发票或对账单，就可以做到这一点；行业不同，IRS 可能还要求保存其他记录。各州的 LLC 法律也可能有额外规定：例如在特拉华州，成员可以要求查阅 LLC 的完整财务信息、各成员的出资和税表（6 Del. C. 18-305）；请核对 LLC 注册所在州的法律。

电子表格够不够用，取决于 LLC 报的是哪种税表，以及第一年发生了什么：

• 通常比较简单：只有一位所有人，默认按 Schedule C 报税（出租房产则用 Schedule E），只有一个公司银行账户，没有员工，没有销售税许可证，没有存货。
• 不简单：有两位或更多成员，作出了 S 公司或公司选择，雇了第一名员工，有销售税许可证，有存货，有贷款，有外国所有人，或公司资金与个人资金混在一个账户里。这些情况需要收支清单之外的记录：每位所有人的资金往来、LLC 拥有和欠下的东西，或所得税表以外的申报。

决定之前先准备好：自成立日起的银行和信用卡对账单、成立文件和经营协议、EIN 确认函，以及已提交的任何选择（2553 表或 8832 表）和 IRS 的接受函。任何企业自己记账还是请记账员的一般问题，见自己记账还是请记账员；表格怎么设计，见用电子表格记账。

一人 LLC 记账：第一年什么时候可以保持简单？

尚未选择按公司纳税的单成员 LLC 是被忽略实体（税务上被忽略的实体）：收入和支出列入所有人的税表，经营业务用 Schedule C，出租房产用 Schedule E（IRS）。Schedule C 分为收入、支出、销货成本和车辆信息几部分，没有资产负债表（填报说明），所以第一年的记录只需支持收入和支出。第 583 号出版物指出，单式记账，即按流水记录收入和支出，对刚起步的小企业是可行的。

有一项限制从第一天就适用：对于雇佣税和某些消费税，IRS 把单成员 LLC 也当作独立实体，以它自己的名称和 EIN 申报（IRS）。雇了第一名员工，就不再是简单情形了。

LLC 的哪种税务分类会让第一年的记账变难？

决定税表、进而决定账簿的是 IRS 的分类，而不是州里的注册。美国境内成立的 LLC 如果有两位或更多成员，除非用 8832 表另行选择，否则被视为合伙企业；单成员 LLC 除非作出选择，否则是被忽略实体（IRS）。夫妻共同拥有的 LLC 默认也是合伙企业，除非夫妻按州法以夫妻共同财产方式持有；这时可以被视为被忽略实体，也可以被视为合伙企业（同一 IRS 页面；见夫妻与家庭 LLC）。符合资格的 LLC 提交有效的 2553 表后，通常自 S 公司选择的生效日起被视为公司；这份表通常须在生效日后 2 个月零 15 天 内提交（2553 表填报说明）。逾期提交的情形，见S 公司选择逾期的补救。

这些条件见 1065 表的 Schedule B 第 4 题、1120-S 表的 Schedule B 第 11 题，以及 1120 表填报说明的 Schedule K 第 13 题。各表对“总收入”的定义不同；依赖这项条件之前，请先核对定义。复式记账会同时记录资产、负债和净值以及收入和支出（第 583 号出版物如此说明），因此能产生资产负债表；收支清单则不能。

第一年的三个陷阱：

• K-1 迟交会使小型合伙企业的减免失效。1065 表的四项条件之一，是 K-1 在税表到期日（含延期）前提交并发给合伙人。不满足这一条，税表就需要 Schedule L、M-1 和 M-2，并要在 K-1 的 L 项中列出每位合伙人按计税基础法计算的资本账户（1065 表填报说明）。
• 小型合伙企业仍须申报分配。每份 K-1 的第 19 栏都列出合伙人的分配（Schedule K-1），每位合伙人还必须自行保存计税基础的记录（1065 表填报说明）。收支清单看不出谁投入了多少、取走了多少。
• 年中作出 S 公司选择，账簿要一分为二。原来的税表涵盖生效日之前的日子，1120-S 表涵盖生效日起的日子；在划分日，LLC 的资产和债务被视为转让给公司，换取公司股票（26 CFR 301.7701-3，(g)(1) 段）。S 公司必须先向在公司工作的股东支付合理报酬，再进行其他分配（IRS）。划分日的处理见S 公司选择之后的账簿；工资见S 公司所有人的工资。

第一年发生哪些事件，会让小型 LLC 不能再只用电子表格？

下面每一件事都会增加必须与账外数据一致的数字：工资税表、州税表、股票数量、贷款方的对账单，或 IRS 信息申报表。

新 LLC 第一年的账簿必须包含什么？

至少要让另一个人能凭这些账簿还原出税表。第 583 号出版物列出了支持文件：销售单、发票、收据、存款单、已兑现支票和已付账单。

1. 每笔存款都有来源：客户、所有人或贷款方。第 583 号出版物建议注明每笔存款的来源。
2. 每笔付款都有凭证：一份能显示金额并证明与业务有关的文件。证明扣除额是纳税人的责任（IRS）。
3. 每月银行对账。第 583 号出版物要求每月核对公司支票账户。
4. 每位所有人的资金往来，与收入和支出分开记录；见所有人出资还是借款给 LLC。
5. 成立费用和开业前费用，单独列出，因为开办费用和组织费用有自己的扣除规则（第 583 号出版物）。如何记录和扣除这些费用，包括 LLC 有账户之前垫付的费用：见LLC 成立前个人垫付的开办费用。
6. 设备和其他资产：日期和成本，保存到出售或以其他方式处置该资产当年的诉讼时效期结束为止（第 583 号出版物）。
7. 文件：成立文件、经营协议、EIN 函、各项选择及接受函。保存期限见企业记录要保存多久。

第一年的账簿缺失或迟交，报税时要付出什么代价？

主要是时间和证明材料：年末后才重建账簿、扣除额没有凭证，以及税表迟迟未交期间持续累积的罚款。

• 合伙企业或 S 公司税表迟交：除非迟交有合理理由，1065 表迟交时，每位合伙人每月或不足一个月最高可罚 $260，最长 12 个月；1120-S 表迟交时，每位股东每月罚 $260，最长 12 个月（26 USC 6698；26 USC 6699；税务程序 2025-32）。部分小型合伙企业被推定有合理理由（IRM 20.1.2.4.3.1）；见合伙企业税表迟交的罚款减免。
• 没有记录支持的扣除额可能不被允许；见不保存企业记录的罚款。
• 必须提交 5472 表的外国人持有的 LLC：不提交该表或不保存相关记录，可被罚 $25,000；收到 IRS 通知后仍不改正的，罚款更高（填报说明）。
• 预扣了工资税却没有上缴：负有责任的人如果故意不上缴，可能要个人承担 全部未缴的代扣所得税及员工承担的社会保障税和 Medicare 税（26 USC 6672）；见信托基金追回罚款。
• 补账工作要先于任何税表的准备；见补做逾期未记的账。

小型 LLC 什么时候需要记账员？每月的信号

IRS 没有规定交易笔数或收入水平。一个有用的检验方法是：每个月能否按时结账。以下是做不到的信号：

• 下一份对账单送到时，上个月的银行对账还没做完。
• 存款没有标注，因为没人知道它是销售收入、所有人投入的钱还是贷款。
• LLC 使用多个银行账户、信用卡或支付处理商，每份对账单都要逐笔核对。
• 941 表、销售税申报表或预估税款到期了，那一期的账还没做完。

如果税表需要 K-1、资本账户或资产负债表，无论交易量多少，结论都一样。

每月记账的费用和影响收费的因素：见每月记账费用。

示例

以下情景仅作说明；金额均为美元。

开出 15 张发票的一位成员设计 LLC

一家设计师的 LLC 默认纳税，共开出 15 张发票，合计 US$60,000，并从一个公司账户支付 60 笔支出，合计 US$12,000。所有人在年内把 US$30,000 转到个人账户。电子表格每笔存款和付款各占一行，与每月对账单核对，并链接到对应的发票或收据，足以支持 Schedule C 上 US$48,000 的利润。这 US$30,000 是所有人提款，不是支出。

总收入 US$180,000 的两位成员 LLC

两位合伙人各投入 US$10,000。总收入达到 US$180,000，年末资产为 US$40,000。如果 K-1 在到期日前发出，1065 表可以不做 Schedule L、M-1 和 M-2，也可以不填每份 K-1 中的资本账户部分。K-1 仍要显示分配：一位合伙人 US$50,000，另一位 US$30,000。这些数字来自对每位合伙人资金往来的记录，而收支清单并不包含这类记录；每位合伙人的计税基础也会随其应占的利润、亏损和 LLC 的债务而变动。如果 K-1 迟发，税表就需要两位合伙人按计税基础法计算的资本账户。

S 公司选择于 7 月 1 日生效的一位成员 LLC

所有人在 9 月 15 日前提交 2553 表，即 7 月 1 日生效日之后的 2 个月零 15 天内。1 月至 6 月的利润列入所有人的 Schedule C。从 7 月 1 日起，LLC 提交 1120-S 表。所有人通过发薪每月领取 US$5,000 的工资：第三、第四季度各一份 941 表，全年一份 940 表，并在 1 月 31 日前提交一份 W-2 表。7 月至 12 月的总收入为 US$90,000，年末资产为 US$30,000，所以可以不做 Schedule L 和 M-1。6 月 30 日的截止划分、工资税表和分配，每一项都需要与已提交的表格相符的数字，而没有每月核对的账簿，这很难做到。

您的情况不同？

• 两位或更多成员：从第一笔出资起就记录合伙人资本账户，税表见多成员 LLC 的注册会计师。把经营协议和银行对账单带到记账服务。
• 已提交或计划提交 S 公司选择：用S 公司选择之后的账簿和S 公司所有人的工资确定划分日和所有人报酬；把 2553 表和接受函带到记账服务。
• LLC 选择了按公司纳税：见按 C 公司纳税的 LLC和新公司建账；把 8832 表、IRS 接受函和银行对账单带到记账服务。
• 有外国所有人：见外国人持有的 LLC 的交易记录和外国人持有的美国公司记账；把所有人与 LLC 之间的每一笔转账带到记账服务。
• LLC 只持有出租房产：见出租房产记账：电子表格还是软件和每处出租房产各设一个 LLC 的账簿。
• 个人资金与 LLC 资金混用：用整理混用的资金自行理清，或把对账单带到记账服务。
• 还在选择方法、纳税年度和账户：见新 LLC 建账。
• 即将获得风险投资：见风险投资支持的初创公司记账。
• 年底交接：见会计师需要新公司提供什么。
• 账已经落后：见补做逾期未记的账，或把对账单带到记账服务。