Tenue de livres d'une LLC : une nouvelle LLC a-t-elle besoin d'un spécialiste?

Une nouvelle LLC a-t-elle besoin d'un spécialiste de la tenue de livres, ou une feuille de calcul suffit-elle?

Aucune règle fédérale américaine n'oblige une LLC à embaucher un spécialiste de la tenue de livres. La règle exige des registres : l'article 26 USC 6001 oblige tout contribuable à tenir les registres que prescrit l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, et l'IRS accepte tout système de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses. Une feuille de calcul y arrive si elle liste chaque opération, concorde chaque mois avec le relevé bancaire et renvoie, pour chaque ligne, à un reçu, à une facture ou à un relevé. Selon le type d'entreprise, l'IRS peut aussi s'attendre à d'autres registres. La loi de l'État sur les LLC peut en ajouter : au Delaware, par exemple, un membre peut exiger des renseignements complets sur les finances de la LLC, sur les apports de chaque membre et sur ses déclarations de revenus (6 Del. C. 18-305). Vérifiez la loi de l'État où la LLC a été constituée.

Une feuille de calcul suffit ou non selon la déclaration que la LLC produit et ce qui se passe durant sa première année :

• Généralement simple : un seul propriétaire, imposé par défaut selon l'annexe C (l'annexe E pour une location), un seul compte bancaire d'entreprise, aucun employé, aucun permis de taxe de vente, aucun stock.
• Pas simple : deux membres ou plus, un choix de société de type S ou de société de type C, un premier employé, un permis de taxe de vente, des stocks, un prêt, un propriétaire étranger, ou des fonds d'entreprise et des fonds personnels mélangés dans un même compte. Ces situations ajoutent des registres qu'une liste de revenus et de dépenses ne contient pas : l'argent de chaque propriétaire, ce que la LLC possède et doit, ou des productions autres que la déclaration de revenus.

À rassembler avant de décider : les relevés bancaires et de cartes depuis la date de constitution, les documents de constitution et la convention d'exploitation, la lettre de confirmation de l'EIN (numéro d'identification de l'employeur) et tout choix produit (formulaire 2553 ou formulaire 8832) avec la lettre d'acceptation de l'IRS. La question générale de tenir soi-même ses livres se trouve dans tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste. La mise en page de la feuille est expliquée dans la tenue de livres dans une feuille de calcul.

Tenue de livres d'une LLC à propriétaire unique : la première année peut-elle rester simple?

Une LLC à membre unique qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société est une entité ignorée (que l'IRS ignore aux fins de l'impôt) : ses revenus et ses dépenses figurent dans la déclaration du propriétaire, à l'annexe C pour une entreprise ou à l'annexe E pour une location (IRS). L'annexe C comporte des parties pour les revenus, les dépenses, le coût des marchandises vendues et les renseignements sur les véhicules, mais pas de bilan (instructions). Les registres de la première année doivent donc seulement appuyer les revenus et les dépenses. La Publication 583 décrit la tenue de livres en partie simple, un registre courant des revenus et des dépenses, comme une méthode pratique pour une petite entreprise qui démarre.

Une limite s'applique dès le premier jour : pour les impôts sur l'emploi et certaines taxes d'accise, l'IRS traite même une LLC à membre unique comme une entité distincte, qui produit ses déclarations sous son propre nom et son propre EIN (IRS). Un premier employé met fin au cas simple.

Quelle classification fiscale d'une LLC complique la tenue de livres de la première année?

C'est la classification de l'IRS, et non l'inscription auprès de l'État, qui fixe la déclaration et donc les livres. Une LLC américaine à plusieurs membres est une société de personnes, sauf si elle choisit autrement au moyen du formulaire 8832. Une LLC à membre unique est une entité ignorée, sauf si elle fait ce choix (IRS). Une LLC détenue par un couple marié est aussi une société de personnes par défaut, sauf si les époux la détiennent comme bien communautaire selon la loi de l'État : elle peut alors être traitée comme une entité ignorée ou comme une société de personnes (même page de l'IRS; voyez les LLC de conjoints et de familles). Une LLC admissible qui produit un formulaire 2553 valide est généralement traitée comme une société à partir de la date d'effet du choix de société de type S. Le formulaire doit généralement être produit dans un délai de 2 mois et 15 jours après cette date (instructions du formulaire 2553). Pour un choix tardif, voyez l'allègement pour un choix tardif de société de type S.

Les critères figurent dans le formulaire 1065, annexe B, question 4; dans le formulaire 1120-S, annexe B, question 11; et dans les instructions du formulaire 1120, annexe K, question 13. Chaque formulaire définit les « recettes totales » à sa façon : vérifiez cette définition avant de vous fier au critère. Une comptabilité en partie double, qui suit selon la Publication 583 les actifs, les passifs et la valeur nette en plus des revenus et des dépenses, produit un bilan; une liste de revenus et de dépenses n'en produit pas.

Trois pièges de la première année :

• Des annexes K-1 tardives annulent l'allègement des petites sociétés de personnes. L'une des quatre conditions du formulaire 1065 est que les annexes K-1 soient produites et remises au plus tard à la date limite de la déclaration, prolongations comprises. Sans cette condition, la déclaration exige les annexes L, M-1 et M-2 ainsi que le compte de capital de chaque associé au point L de l'annexe K-1, calculé selon la méthode du coût de base fiscal (instructions du formulaire 1065).
• Les petites sociétés de personnes déclarent tout de même leurs distributions. Chaque annexe K-1 indique les distributions de l'associé à la case 19 (annexe K-1), et chaque associé doit conserver un registre de son propre coût de base (instructions du formulaire 1065). Une liste de revenus et de dépenses ne montre pas qui a mis ou retiré quoi.
• Un choix de société de type S en cours d'année divise les livres. L'ancienne déclaration couvre les jours précédant la date d'effet, et le formulaire 1120-S couvre les jours à partir de cette date. À la date de séparation, les actifs et les dettes de la LLC sont traités comme transférés à la société en échange de ses actions (26 CFR 301.7701-3, paragraphe (g)(1)). Une société de type S doit verser une rémunération raisonnable à l'actionnaire qui y travaille avant toute autre distribution (IRS). La séparation est expliquée dans les livres après un choix de société de type S, et le salaire dans le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Quels événements de la première année font dépasser la feuille de calcul à une petite LLC?

Chacun des événements ci-dessous ajoute des chiffres qui doivent concorder avec une source extérieure aux livres : une déclaration de paie, une déclaration d'État, un dénombrement d'actions, un relevé de prêteur ou une déclaration de renseignements de l'IRS.

Que doivent contenir les livres de la première année d'une nouvelle LLC?

Au minimum, assez d'information pour qu'une autre personne puisse reconstituer la déclaration. La Publication 583 énumère les pièces justificatives : bordereaux de vente, factures, reçus, bordereaux de dépôt, chèques payés et factures acquittées.

1. Chaque dépôt avec sa source : client, propriétaire ou prêteur. La Publication 583 suggère de noter la source de chaque dépôt.
2. Chaque paiement avec sa preuve : un document qui montre le montant et que la dépense visait l'entreprise. C'est au contribuable de prouver une déduction (IRS).
3. Un rapprochement bancaire mensuel. La Publication 583 recommande de rapprocher chaque mois le compte-chèques de l'entreprise.
4. L'argent versé et retiré par chaque propriétaire, gardé à part des revenus et des dépenses; voyez apport ou prêt du propriétaire à sa LLC.
5. Les frais de constitution et de préouverture, listés à part, parce que les frais de démarrage et d'organisation suivent leurs propres règles de déduction (Publication 583). Pour savoir comment les inscrire et les déduire, y compris les frais payés avant que la LLC ait un compte, voyez les frais de démarrage payés personnellement avant la LLC.
6. L'équipement et les autres actifs : la date et le coût, conservés jusqu'à la fin du délai de prescription de l'année où l'actif est vendu ou autrement cédé (Publication 583).
7. Les documents : documents de constitution, convention d'exploitation, lettre d'EIN, choix et lettres d'acceptation. La durée de conservation est expliquée dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Que coûtent des livres manquants ou tardifs la première année au moment de produire la déclaration?

Surtout du temps et des preuves : des livres reconstitués après la fin de l'année, des déductions sans pièces justificatives et des pénalités qui courent pendant que la déclaration attend.

• Déclaration tardive d'une société de personnes ou d'une société de type S : sauf motif raisonnable du retard, un formulaire 1065 tardif peut coûter 260 $ par associé pour chaque mois ou partie de mois, jusqu'à 12 mois, et un formulaire 1120-S tardif, 260 $ par actionnaire par mois, jusqu'à 12 mois (26 USC 6698; 26 USC 6699; Revenue Procedure 2025-32). Certaines petites sociétés de personnes sont présumées avoir un motif raisonnable (IRM 20.1.2.4.3.1); voyez l'allègement de la pénalité pour déclaration tardive d'une société de personnes.
• Les déductions sans registres peuvent être perdues; voyez les pénalités pour défaut de tenir des registres d'entreprise.
• LLC détenue par des étrangers qui doit produire le formulaire 5472 : ne pas le produire, ou ne pas tenir ses registres, peut coûter 25 000 $, et davantage si le manquement se poursuit après un avis de l'IRS (instructions).
• Charges sociales retenues mais non versées : une personne responsable qui omet volontairement de les verser peut devoir la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé personnellement (26 USC 6672); voyez la Trust Fund Recovery Penalty.
• Le travail de rattrapage vient avant toute préparation de déclaration; voyez rattraper des livres en retard.

Quand une petite LLC a-t-elle besoin d'un spécialiste de la tenue de livres? Les signes mensuels

Aucune règle de l'IRS ne fixe un nombre d'opérations ou un niveau de revenus. Un bon test consiste à voir si chaque mois est bouclé à temps. Voici les signes que ce n'est pas le cas :

• Le rapprochement bancaire du mois dernier n'est pas terminé quand le relevé suivant arrive.
• Des dépôts restent sans étiquette parce que personne ne sait s'il s'agit de ventes, d'argent du propriétaire ou d'un prêt.
• La LLC utilise plus d'un compte bancaire, d'une carte ou d'un processeur de paiement, et chaque relevé doit être rapproché.
• Un formulaire 941, une déclaration de taxe de vente ou un paiement estimatif est dû avant que les livres de cette période soient terminés.

Une déclaration qui exige des annexes K-1, des comptes de capital ou un bilan va dans le même sens, quel que soit le volume.

Ce que coûte la tenue de livres mensuelle et ce qui détermine les honoraires : coût mensuel de la tenue de livres.

Exemple

Ces scénarios sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une LLC de design à membre unique, avec 15 factures

La LLC d'une designer, imposée par défaut, envoie 15 factures totalisant 60 000 $ US et paie 60 dépenses totalisant 12 000 $ US à partir d'un seul compte d'entreprise. La propriétaire transfère 30 000 $ US vers un compte personnel durant l'année. Une feuille de calcul avec une ligne par dépôt et par paiement, rapprochée de chaque relevé mensuel et liée à sa facture ou à son reçu, appuie un bénéfice de 48 000 $ US à l'annexe C. Les 30 000 $ US sont un retrait du propriétaire, et non une dépense.

Une LLC à deux membres, avec 180 000 $ US de recettes

Deux associés versent chacun 10 000 $ US. Les recettes atteignent 180 000 $ US et l'actif de fin d'année est de 40 000 $ US. Si les annexes K-1 sont remises au plus tard à la date limite, le formulaire 1065 peut omettre les annexes L, M-1 et M-2 ainsi que la section des comptes de capital de chaque annexe K-1. Les annexes K-1 indiquent tout de même les distributions : 50 000 $ US pour un associé et 30 000 $ US pour l'autre. Ces chiffres viennent d'un registre de l'argent versé et retiré par chaque associé, que ne contient pas une liste de revenus et de dépenses; le coût de base de chaque associé varie aussi selon sa part du bénéfice, de la perte et des dettes de la LLC. Si les annexes K-1 sont remises en retard, la déclaration exige les comptes de capital des deux associés selon le coût de base fiscal.

Une LLC à membre unique dont le choix de société de type S prend effet le 1er juillet

Le propriétaire produit le formulaire 2553 au plus tard le 15 septembre, soit dans les 2 mois et 15 jours suivant la date d'effet du 1er juillet. De janvier à juin, le bénéfice figure à l'annexe C du propriétaire. À partir du 1er juillet, la LLC produit le formulaire 1120-S. Le propriétaire se verse par la paie un salaire de 5 000 $ US par mois : formulaires 941 des troisième et quatrième trimestres, formulaire 940 pour l'année et formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier. Les recettes de juillet à décembre sont de 90 000 $ US et l'actif de fin d'année est de 30 000 $ US; les annexes L et M-1 peuvent donc être omises. La séparation du 30 juin, les déclarations de paie et les distributions exigent chacune des chiffres qui concordent avec un formulaire produit, ce qui est difficile sans livres rapprochés chaque mois.

Votre situation est différente?

• Deux membres ou plus : tenez les comptes de capital des associés dès le premier apport, et voyez un CPA pour une LLC à plusieurs membres pour la déclaration. Apportez la convention d'exploitation et les relevés bancaires à la tenue de livres.
• Un choix de société de type S produit ou prévu : fixez la date de séparation et la rémunération du propriétaire avec les livres après un choix de société de type S et le salaire du propriétaire d'une société de type S. Apportez le formulaire 2553 et la lettre d'acceptation à la tenue de livres.
• La LLC a choisi d'être imposée comme une société : voyez une LLC imposée comme une société de type C et mettre en place les livres d'une nouvelle société. Apportez le formulaire 8832, la lettre d'acceptation de l'IRS et les relevés bancaires à la tenue de livres.
• Un propriétaire étranger : voyez les registres des opérations d'une LLC détenue par des étrangers et la tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers. Apportez chaque transfert entre le propriétaire et la LLC à la tenue de livres.
• La LLC ne détient qu'une location : voyez la tenue de livres d'une location : feuille de calcul ou logiciel et les livres d'une LLC par immeuble locatif.
• Fonds personnels et fonds de la LLC mélangés : démêlez la situation avec corriger le mélange des fonds, ou apportez les relevés à la tenue de livres.
• Vous hésitez encore sur la méthode, l'année d'imposition et les comptes : voyez mettre en place les livres d'une nouvelle LLC.
• Financement par capital de risque à venir : voyez la tenue de livres d'une startup financée par capital de risque.
• Transmission de fin d'année : voyez ce dont votre comptable a besoin d'une nouvelle société.
• Livres déjà en retard : voyez rattraper des livres en retard, ou apportez les relevés à la tenue de livres.