רשימת בדיקות לסגירת חודש בעסק קטן או בסטארט-אפ

מה כוללת רשימת בדיקות לסגירת חודש בעסק קטן?

סגירת חודש היא שגרה קבועה שגורמת לספרים של החודש להתאים לרישומים חיצוניים. IRS ממליץ להתאים את חשבון העו״ש בכל חודש, ובהנחיות שמירת הרישומים שלו הוא מבקש ספרים שמראים בבירור הכנסות והוצאות. עברו על השלבים בסדר הזה:

1. אספו את דפי החשבון: כל חשבון בנק, כרטיס אשראי וחברת סליקה, דוחות השכר ודפי ההלוואות.
2. התאימו כל חשבון בנק וכרטיס אשראי לדף החשבון שלו.
3. נקו פריטים שלא הותאמו ושלא סווגו, והזינו עמלות בנק שחסרות בספרים.
4. אמתו את השכר מול דוח השכר ומול הפקדות המס שבוצעו.
5. אמתו חייבים, חשבוניות שטרם שולמו, הלוואות ומס מכירה שנגבה מול הרשימות ודפי החשבון שלהם.
6. רשמו משיכות והזרמות הון של הבעלים, והעבירו חיובים אישיים החוצה מההוצאות.
7. עברו על דוח הרווח והפסד ועל המאזן והשוו לחודש הקודם.
8. שימו לב למועדי התשלום הקרובים, ואז נעלו את החודש: קבעו בתוכנה תאריך סגירה כך ששינויים בחודש סגור ייחסמו או יסומנו.

לאמת יתרה פירושו לבדוק שהיא שווה לרישום חיצוני, כמו דף חשבון או דוח. SBA מזכיר את אותם תחומים: חייבים, זכאים, מזומן, התאמת בנק ושכר.

אין כלל מס פדרלי שקובע מועד סגירה: סגרו לפני המועד הראשון שבו מישהו נשען על המספרים (ראו הסעיף האחרון).

סגירה אינה פשוטה כשיש עובדים ביותר ממדינה אחת, חשבונות מס מכירה בכמה מדינות, מלווה או משקיע שרוצים דוחות עד מועד קבוע, כמה בעלים שלוקחים כסף, או ספרים שכבר מפגרים. כל אחד מהם מוסיף אימות שדף חשבון בנק לא יכול לבדוק. דוחות שמגיעים באיחור או נראים שגויים, או שגרה שאף אחד לא אחראי עליה, הם סימנים שרשימת בדיקות לבדה אולי לא מספיקה.

אספו קודם: דפי חשבון של הבנק והכרטיסים, דוחות חברת הסליקה, דוחות שכר עם אישורי הפקדה, דפי הלוואות, והמאזן הסגור של החודש הקודם.

באיזה סדר מתאימים את החשבונות?

התאימו קודם את חשבונות המזומן, אחר כך את החשבונות שמזינים אותם, ובדקו את הדוחות אחרונים. אין כלל שקובע את הסדר הזה; זו שיטת עבודה. העברה בין שני חשבונות מופיעה בשניהם, ולכן סגירת צד הבנק קודם משאירה פחות נעלמים בצד הכרטיסים, הסליקה וההלוואות.

הזנה אוטומטית מהבנק לא מתאימה שום דבר; למה זה כך, ולהתאמה שלא לוקחת סוף שבוע שלם, ראו הזנה מהבנק אינה התאמה. לתשלומי כרטיס אשראי, ראו תשלומי כרטיס אשראי בספרים; לתשלומים מחברות סליקה, התאמת מכירות ותשלומים.

איך מתאימים את חשבון העו״ש ומוצאים הפרש?

התאמה פירושה לגרום לדף החשבון של הבנק, לפנקס ההמחאות ולספרים להסכים. הם יכולים להיות שונים משתי סיבות רגילות: דף החשבון כולל עמלות בנק שעוד לא הוזנו בספרים, והוא לא כולל הפקדות שבוצעו אחרי תאריך הדף והמחאות שעוד לא נפרעו (פרסום 583).

השלבים של IRS, לפי הסדר:

1. השוו את ההפקדות בדף החשבון להפקדות בספרים, ורשמו כל הפרש בסכום.
2. השוו כל המחאה או תשלום שנפרעו, לפי מספר וסכום, לספרים. רישומים בלי התאמה בדף החשבון הם פתוחים.
3. הכינו התאמת בנק. הדוגמה בפרסום מתחילה מיתרת הדף, מוסיפה הפקדות שעוד לא מופיעות בו ומפחיתה המחאות פתוחות.
4. הזינו את מה שחסר בספרים, כמו עמלות שירות.
5. בדקו שיתרת הדף המותאמת שווה ליתרת הספרים המותאמת. אם לא, חזרו על השלבים הקודמים.

אם דף של כרטיס או הלוואה נסגר באמצע החודש, התאימו לתאריך הדף; החודש סופי כשהגיע הדף שמכסה את היום האחרון שלו.

כדי למצוא הפרש שנשאר, פרסום 583 מתחיל בספרים: יתרת הסיום של החודש הקודם, ועוד ההפקדות של החודש, פחות התשלומים שלו, חייבת להיות שווה ליתרה של החודש הזה. אם לא, המחאה או הפקדה נרשמו לא נכון. בתוכנה, השוו בנפרד את סך ההפקדות ואת סך התשלומים של החודש לדף החשבון, ואז צמצמו ליום ולפריט.

סיבות אופייניות הן פריט פתוח, עמלת בנק או חיוב אוטומטי שלא הוזנו, סכום שגוי, רישום כפול, או רישום בחשבון הלא נכון. בדיקות עבודה, לא כללי IRS: הפרש השווה לעסקה אחת אומר שהיא חסרה או הוזנה פעמיים; הפרש כפול ממנה, שהיא הוזנה בצד הלא נכון; כפולה של 9, לרוב ספרות שהתהפכו. אם ההפרש שורד מעבר שורה אחר שורה, הפסיקו להתאים כדי לכפות אותו וקבלו עין שנייה. אם יתרת הפתיחה כבר לא תואמת לדף החשבון של החודש הקודם, בדרך כלל עסקה בחודש שהותאם נערכה, נמחקה או נוספה, או שיתרת הפתיחה הוזנה לא נכון; ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמה.

אילו הפקדות ודוחות שכר מאמתים בכל חודש?

אמתו את דוח השכר של החודש מול הוצאות השכר והתחייבויות השכר בספרים, ומול הפקדות המס שבוצעו. מסי שכר פדרליים מופקדים באלקטרוניקה, ולוח הזמנים תלוי בחבות בעבר (IRS). הפקדה נקבעת לפי התאריך שבו שולם השכר, לא לפי התאריך שבו הספרים רושמים את ההתחייבות (פרסום 15). בלי עובדים, דלגו על הסעיף הזה.

מפקיד חודשי שמגיע ל-⁠⁦$100,000⁩ הופך למפקיד פעמיים בשבוע לפחות עד סוף אותה שנה והשנה שאחריה. מעסיק שהמס שלו בטופס 941 ברבעון הנוכחי או הקודם נמוך מ-⁠⁦$2,500⁩, ושאין עליו חובת הפקדה ביום העסקים הבא ברבעון הנוכחי, רשאי לשלם עם טופס 941 שהוגש בזמן במקום להפקיד (פרסום 15); ההתחייבות שלו נסגרת אז כשהתשלום הזה מבוצע.

בעבור מגישי טופס 941, תקופת הבדיקה לאחור היא 12 החודשים מ-⁠1 ביולי שנתיים לפני שנת ההפקדה ועד 30 ביוני של השנה שלפניה (טבלה 1 בפרסום 15), והלוח נקבע פעם אחת לשנה הקלנדרית. האימות החודשי:

• השכר ברוטו בדוח השכר שווה להוצאות השכר בספרים; בספרים בשיטת צבירה, הוסיפו שכר שהורווח אך עדיין לא שולם.
• המסים שנוכו והמסים של המעסיק בדוח שווים להתחייבות מס השכר שהספרים מציגים כחוב.
• כל הפקדה, עם מספר האישור שלה, מקטינה את ההתחייבות הזאת. זה נכון גם להפקדות שחברת שכר מבצעת, כי מעסיק שמוציא את השכר לחברה חיצונית נשאר בדרך כלל אחראי למסים (פרסום 15). אחרי הפקדה, ההתחייבות לתשלומים שהופקדו היא אפס. יתרה שלא נסגרת פירושה הפקדה שהוחמצה או הפקדה שנרשמה כהוצאה; ראו התחייבויות שכר שלא נסגרות.
• בסוף רבעון, שלושת חודשי דוחות השכר מתאימים לטופס 941, שמועדו היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון. IRS מאפשר עוד 10 ימים קלנדריים כשכל ההפקדות בוצעו בזמן. מעסיק ש-⁠IRS הורה לו להגיש טופס 944 מדווח פעם בשנה במקום זאת. לטופס 940 ולמס אבטלה פדרלי, ראו הרצת שכר בעצמכם.
• ייתכן שעסק צריך מספרי זיהוי מדינתיים או מקומיים לשכר (SBA); ראו עובדים במדינה אחרת.

הפקדה מאוחרת יכולה לגרור קנס של ⁦2%⁩ עד ⁦15%⁩ מהסכום שלא שולם, אם כי סיבה סבירה יכולה לבטל או להפחית אותו (IRS). בעלים או אדם אחראי אחר שבכוונה לא מעביר מס שנוכה יכול להיות אחראי אישית לפי סעיף 6672 ל-⁠⁦100%⁩ מהמס שנוכה ולא שולם, וזה יכול לכלול רואה חשבון או כל מי שחותם על המחאות של העסק (פרסום 15). ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים מ-⁠15 באפריל בשנה שלאחר מכן, או ממועד הגשה מאוחר יותר, כדי לקבוע את הקנס (IRM 5.7.3). ראו קנס על כספי נאמנות שנוכו (trust fund recovery penalty). אם הפקדה או דוח הוחמצו, ראו פיגור במסי שכר.

מה בודקים בחייבים, בחשבוניות, בהלוואות ובמס מכירה?

כל אחת מהיתרות האלה במאזן צריכה להתאים לרשימה חיצונית: חשבוניות לקוחות, חשבוניות ספקים, דפי מלווים או דוחות מס מכירה. מה חל תלוי בשיטת החשבונאות. בשיטת צבירה, הכנסה מדווחת בדרך כלל בשנה שבה הורווחה והוצאות בשנה שבה נוצרו; בשיטת מזומן, הוצאות מנוכות בדרך כלל כשהן משולמות (פרסום 538). עסק בשיטת מזומן מאמת חשבוניות וחשבונות שלא שולמו רק אם הספרים שלו עוקבים אחריהם; לבחירה בין השיטות, ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן.

• חייבים. רשימת חשבוניות הלקוחות שלא שולמו מסתכמת ביתרת החייבים. תשלום שהופקד ולא יוחס לחשבונית הוא הסיבה הרגילה לאי התאמה.
• חשבוניות ספקים. רשימת חשבוניות הספקים שלא שולמו מסתכמת ביתרת הזכאים. בשיטת צבירה, הזינו חשבוניות שמגיעות אחרי סוף החודש על עלויות שנוצרו בחודש.
• הלוואות. כסף שנלווה בהלוואה אמיתית אינו הכנסה, ועסק יכול לנכות בדרך כלל ריבית על חוב הקשור לעסק (פרסום 334). חלקו כל תשלום בין ריבית לחלק שמקטין את היתרה, והתאימו את היתרה לדף החשבון של המלווה. לרישומים, ראו רישום הלוואה עסקית.
• מס מכירה. מס מכירה שמוטל על הקונה, שהעסק חייב לגבות ולהעביר, אינו הכנסה. מס שמוטל על העסק כמוכר שונה: הסכום שנגבה נכנס לתקבולים ברוטו (פרסום 334). מדינות מנסחות את המסים שלהן אחרת, ולכן בדקו איזה סוג יש אצלכם. בכל מקרה, השאירו את המס שחבים כהתחייבות עד שהדוח מוגש ושולם. רשמו גם רכישות שלא נגבה עליהן מס מכירה, כי ייתכן שחבים עליהן מס שימוש; ראו מס שימוש על רכישות עסקיות. המס שנגבה מוחזק עבור המדינה, ובניו יורק בעלים, נושאי משרה, שותפים וחברים מסוימים יכולים להיות אחראים אישית למס שהעסק חייב (פרסום 750). ראו רישומי יומן של מס מכירה ומס מכירה לתשלום שלא תואם לדוח.

כל מדינה קובעת לוח הגשה משלה. למשל, גם קליפורניה וגם ניו יורק דורשות דוח לתקופה בלי מכירות. ראו הגשת דוחות מס מכירה.

איך מטפלים במשיכות בעלים, בהזרמות הון ובחיובים אישיים?

רשמו כל דולר שעובר בין הבעלים לעסק כסוג רישום משלו, ולעולם לא כהכנסה עסקית או כהוצאה כברירת מחדל. IRS ממליץ לנהל את חשבון העסק בנפרד מהחשבון האישי ולהשתמש בו לעסק בלבד, ולזהות כל הפקדה כהכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה. הדוגמה המפורטת שלו מציינת שהוצאה אישית ששולמה מחשבון העסק עדיין תירשם, אף שאי אפשר לנכות אותה (פרסום 583).

כסף שבעלים מכניס נרשם כהזרמת הון או כהלוואה, לעולם לא כמכירות. איזה מהם תלוי בהסכם ובעובדות; ראו הזרמת הון או הלוואה ל-⁠LLC והלוואות בעל מניות לחברת S. הלוואה אמיתית אינה הכנסה (פרסום 334), ופרסום 583 אומר לזהות את מקור התקבולים כך שתקבולים עסקיים ולא עסקיים, והכנסה חייבת במס ופטורה ממס, יישארו נפרדים.

בכל חודש, קראו את דפי החשבון בחיפוש אחר חיובים אישיים והעבירו אותם מההוצאות לחשבון הבעלים. בעל עסק יחידני או שותף: זה חשבון המשיכות או החלוקות. בחברה, אם חיוב אישי הוא חלוקה, שכר או הלוואה לבעלים תלוי בעובדות; ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות והלוואה מהחברה שלכם. לרישומים ולמלכודות האחרות, ראו רישום משיכות בעלים, תשלומים מובטחים ומשיכות שותפים ותיקון ערבוב כספים עסקיים ואישיים.

אילו דוחות עוברים עליהם, ומה נראה שגוי?

דוח רווח והפסד מציג הכנסות והוצאות לתקופה; מאזן מציג נכסים, התחייבויות והון עצמי בתאריך מסוים (פרסום 583). אחרי ההתאמות, קראו את שניהם מול החודש הקודם, שורה אחר שורה. אלה בדיקות עבודה, לא כללי IRS.

לדוח שעדיין נראה לא נכון, ראו למה דוח רווח והפסד נראה שגוי; לפריטים שנותרו בלי סיווג, הוצאות שלא סווגו לפני עונת המס. חבילת המשקיעים והדירקטוריון נמצאת בדוחות חודשיים למשקיעים ולדירקטוריון.

אילו תשלומי מקדמות ומועדים חלים בחודש?

בעלים וחברות משלמים מקדמות מס לפי לוח משלהם. יחידים, כולל בעלי עסק יחידני, שותפים ובעלי מניות בחברת S, משלמים בדרך כלל כשהם צופים שיחבו ⁦$1,000⁩ או יותר בעת ההגשה; חברות משלמות בדרך כלל כשהן צופות ⁦$500⁩ או יותר (IRS). מועד שחל בסוף שבוע או בחג עובר ליום העסקים הבא. כמה לשלם, ומה עולה תשלום שהוחמץ: ראו תשלומי מקדמות מס רבעוניים.

מקדמות מס הכנסה פדרלי של בעל עסק יחידני הן המס האישי של הבעלים, ו-⁠IRS אומר לא לנכות מס הכנסה פדרלי (פרסום 334), ולכן תשלום מחשבון העסק נרשם בדרך כלל כמשיכה, לא כהוצאה. תשלום של שותף הוא גם מס אישי, ולכן הוא בדרך כלל חלוקה לאותו שותף. כשחברת S משלמת מס של בעל מניות, זה יכול להיות חלוקה, הלוואה או שכר, תלוי בעובדות; ראו תשלומי מקדמות מס של חברת S. חברת C משלמת את המס של עצמה, שאינו חלוקה לבעלים שלה. מס ששותפות או חברת S חבה בעצמה הוא שלה, לא חלוקה: המקדמות הפדרליות של חברת S על רווחים מובנים, על הכנסה פסיבית נטו עודפת או על החזר זיכוי השקעה, שמועדן במועדי החברות (הוראות טופס ⁦1120-S⁩), ומס מדינתי ברמת הישות כמו מס ישות צינור שנבחר.

מועדים אחרים שתלויים בספרים: הפקדות שכר וטופס 941 (למעלה), דוחות מס מכירה לפי לוח כל מדינה, וכל דוח למלווה או למשקיע במועד שההסכם קובע.

האם יש מועד אחרון לסגירת החודש, ואיך מייעלים אותה?

אין כלל מס פדרלי שקובע מועד סגירה. IRS אומר שחוץ ממקרים מעטים החוק לא דורש סוג מסוים של רישום, אלא רק מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות (פרסום 583), והוא ממליץ על התאמה חודשית של חשבון העו״ש. המועדים שחשובים נובעים מהתאריכים שלמעלה.

סגרו לפני המועד הראשון שבו מישהו נשען על המספרים:

• אימות השכר לפני מועד ההפקדה.
• נתוני הרווח לפני תשלום מקדמת מס.
• נתוני מס המכירה לפני כל דוח מדינה.
• הספרים לפני מועד הדיווח למלווה או למשקיע.

סגירה לפני שהדף האחרון הגיע היא מלכודת: החודש סופי רק אחרי שכל הדפים בפנים. ההרגלים האלה, ולא כללים, מזרזים סגירה בלי לדלג על שלבים: אותה רשימת בדיקות בכל חודש, בעלים אחד לכל שלב, התאמה כשהדפים מתפרסמים ולא בסוף רבעון, ואיסוף דוחות שכר ביום המשכורת. סטארט-אפ עם משקיעים אולי צריך לסגור לפני כל ישיבת דירקטוריון; החבילה עצמה נמצאת בעמוד המשקיעים החודשי. הגרסה של סוף השנה היא רשימת בדיקות לסגירת סוף שנה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ובדולרים אמריקאיים.

LLC של בית קפה עם שישה עובדים ומכירות חודשיות של ⁦$80,000⁩

כל המכירות בכרטיס אשראי. דוח הקופה מראה מכירות של ⁦$80,000⁩ במרץ ועוד ⁦$5,000⁩ מס מכירה שנגבה. חברת הסליקה הפקידה ⁦$82,600⁩ וניכתה ⁦$2,400⁩ עמלות, ולכן הפקדות ועמלות שוות למכירות ועוד מס מכירה. ה-⁠⁦$5,000⁩ נשארים במס מכירה לתשלום עד ששולם הדוח. התאמת הבנק חורגת ב-⁠⁦$4,000⁩: ההמחאה על שכר הדירה של מרץ נפרעה ולא הוזנה מעולם. אחרי ההזנה, דף החשבון והספרים מסכימים, ודוח הרווח והפסד מראה את שכר הדירה לחודש.

מסי השכר של מרץ מסתכמים ב-⁠⁦$4,000⁩. המסים של בית הקפה בתקופת הבדיקה לאחור היו עד ⁦$50,000⁩, ולכן הוא מפקיד חודשי ומפקיד אותם עד 15 באפריל. המאזן ב-⁠31 במרץ מציג התחייבות שכר של ⁦$4,000⁩, ואחרי ההפקדה ההתחייבות של מרץ היא אפס.

יועץ עצמאי עם הכנסה חודשית של ⁦$12,000⁩

היועץ הוא בעל עסק יחידני, וסגירת מאי קצרה. הוא מתאים את חשבון העו״ש העסקי היחיד, מסווג את ההפקדות וההוצאות של החודש, ורושם את ה-⁠⁦$5,000⁩ שהועברו לחשבון אישי כמשיכת בעלים, לא כהוצאה. חשבון חיסכון עסקי מקבל ⁦$3,000⁩ למקדמות מס; ההעברה הזאת היא העברה, לא הוצאה. כשהתשלום הבא מגיע (15 ביוני), תשלומו מאותו חשבון הוא משיכה.

חברת C של סטארט-אפ שמוציאה ⁦$50,000⁩ בחודש

הסטארט-אפ מנהל ספרים בשיטת צבירה, והדירקטוריון מתכנס ב-⁠20 בחודש, ולכן הסגירה מתבצעת בשבוע הראשון. המזומן ששולם בחודש הוא ⁦$44,000⁩, אבל חשבוניות ספקים של ⁦$6,000⁩ לחודש הגיעו ועדיין לא שולמו. הסגירה מזינה אותן, ולכן דוח הרווח והפסד מראה הוצאות של ⁦$50,000⁩. חבילת הדירקטוריון נבנית מהספרים הסגורים האלה.

המצב שלכם שונה?

• דוחות מגיעים באיחור או נראים שגויים, התאמה לא מגיעה לאפס, או שאף אחד לא אחראי על השגרה החודשית: ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים כבר מפגרים בכמה חודשים: ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור ועזרה בהנהלת חשבונות.
• מלווה או משקיע רוצים ספרים סגורים עד מועד קבוע בכל חודש: ראו דוחות חודשיים למשקיעים ולדירקטוריון ועזרה בהנהלת חשבונות.
• הפקדת שכר או דוח הוחמצו, חברת שכר החמיצה אחד מהם, או שהתקבלה הודעה מ-⁠IRS על שכר: ראו פיגור במסי שכר וחברת שכר שלא שילמה את המסים שלכם.
• חשבונות מס מכירה בכמה מדינות: ראו הגשת דוחות מס מכירה, מעקב אחר מכירות לפי מדינה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם הבעלים של חברת S: ראו הנהלת חשבונות לחברת S ועזרה בהנהלת חשבונות.
• כסף אישי ועסקי מעורבבים: ראו תיקון ערבוב כספים עסקיים ואישיים ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אדם שאינו אמריקאי הוא הבעלים של ה-⁠LLC או החברה שלכם, או מממן אותה מחו״ל: ראו הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• מחליטים מי מנהל את הספרים, או בודקים את מי שעושה זאת: ראו הנהלת חשבונות בעצמכם או שכירת איש מקצוע, כמה עולה הנהלת חשבונות בחודש, בדיקת העבודה של איש הנהלת החשבונות ועזרה בהנהלת חשבונות.