QuickBooks mi Xero mu: ABD'deki Küçük İşletmeye Hangisi Uyar

QuickBooks mi Xero mu: ABD'deki küçük işletme için hangisi daha iyi?

Vergi kuralları açısından hiçbiri üstün değildir. Yasa, gelir ve indirimlerinizi ortaya koymaya yeten kayıtlar ister; IRS de gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini seçmenize izin verir (26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Burada anılan IRS kayıt kuralları zorunlu ya da onaylı bir ürün belirtmez. Karar dört ölçütle, şu sırayla verilir:

1. Muhasebeciniz. Beyannamenizi veren kişi sizin kayıtlarınızdan çalışır. İkisinden yalnızca birinde çalışıyorsa oradan başlayın.
2. İşletmenin taşıması gerekenler. Bordro, yüklenici formları, satış vergisi, stok veya birden fazla işletme.
3. Toplam yıllık maliyet. En düşük plan değil, her kalem.
4. Çıkış. Saklayabileceğiniz, verilerinizin eksiksiz bir kopyası.

Sonra iki üründen birini de kayıt testine tabi tutun: kayıtlarınız ve beyannamenizle mutabık olan, ayrıntısı kaynak belgelere uzanan raporlar.

Üçüncü veya daha ucuz bir ürün de aynı ölçütlerden geçer; bkz. muhasebecinizin desteklediği QuickBooks alternatifleri.

Durum şu hallerde basit değildir:

• Henüz hiç işlem kaydetmediniz. Yazılım, hesap planı ve başlangıç tarihi bir kez belirlenir ve muhasebeciniz ilk kayıttan önce bunu onaylamalıdır.
• Kayıtlar beyannamenizle tutmuyor. Başka bir ürün bu açığı tek başına kapatmaz.
• Kayıtlar geride, yıllar beyan edilmemiş ya da kişisel ve işletme parası karışmış. Yeni bir ürün bunların hepsini taşıyabilir.
• Çalışanlarınız var veya işletme bir ortaklık ya da şirket. Bordro yasal bir görevdir ve her sahibin sermayesi beyannameyle mutabık olmalıdır (ortaklık, vergi esaslı sermayeyi bildirir).
• IRS kayıtlarınızı istedi. İstediği şey özgün verilerdir.
• Zaten bir üründe geçmişiniz var. Onu taşımak bir geçiş tarihi ve açılış bakiyeleri gerektirir.

Önce toplayın: işletme türünüz, çalışanlara mı yüklenicilere mi ödeme yaptığınız, vergiye tabi mal veya hizmet satıp satmadığınız, üç aylık banka ve kart hesap özetleri, geçen yılın beyannamesi ve muhasebecinizin hangi yazılımı kullandığı.

Muhasebecim hangisiyle çalışır ve ona ne sormalıyım?

Beyanname kayıtlarınızdan hazırlandığı için seçimi çoğu zaman muhasebecinizin çalışma düzeni sınırlar ve bir muhasebecinin hangi ürünleri desteklemesi gerektiğini söyleyen resmi bir liste yoktur. IRS, çoğu işletmenin kullandığı programların dosyalarını okuyabildiğini söyler ve mükelleflere herhangi bir elektronik dosyayı göndermeden önce denetçiye danışmalarını tavsiye eder (IRS yazılım kayıtları SSS, 4. soru). Burada muhasebeci, beyannamenizi hazırlayıp veren kişidir; muhasebe sorumlusu ise yıl boyunca işlemleri giren ve mutabakatı yapan kişidir. Aynı kişi ikisi de olabilir (bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci ve CPA farkı). Satın almadan önce sorun:

1. QuickBooks Online'da mı Xero'da mı çalışıyorsunuz ve ikisinden biri sizin için sorun mu?
2. Kendi giriş hesabınızı mı, bir dosyayı mı yoksa aylık raporları mı istiyorsunuz ve hangi raporları?
3. Seçtiğim ürün ücretinizi değiştirir mi?
4. Yıl sonu düzeltmelerini benim dosyamda mı yoksa bir kopyada mı yapıyorsunuz?
5. İkisini de kullanmıyorsanız hangisini kullanıyorsunuz?

Henüz muhasebeciniz yoksa önce muhasebeciyi seçin. Bkz. bir girişim için muhasebeci seçmek ve muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular.

Küçük işletme muhasebe yazılımı IRS kayıt kurallarını karşılamak için ne yapmalı?

Beyannamenizdeki kayıtları destekleyen okunaklı kayıtlar üretmenize, kayıtlarınız ve beyannamenizle mutabık olmasına ve kaynak belgeleri belirlemeye yetecek ayrıntıyı göstermesine izin vermelidir. Bu, her bilgisayarlı sistem için ölçüttür ve QuickBooks Online ile Xero için de aynıdır (Publication 583). Revenue Procedure 98-25, beyanname için gereken bilgi yalnızca elektronik kayıtlarda bulunuyorsa daha küçük işletmeleri de kapsar (3. bölüm).

Barındırılan bir ürün kullanmak görevi satıcıya devretmez: kayıtlarınız için hizmet veren bir üçüncü taraf sizi yükümlülüklerinizden kurtarmaz (Rev. Proc. 98-25, 3. bölüm). Publication 583, çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini söyler ve tek başına banka akışı bunu yapmaz; bkz. banka akışları mutabakat değildir.

Kayıtlar Schedule C'ye, ortaklık veya şirket beyannamesine eşlenir mi?

Hesap planı her beyanname satırının ayırdığı kalemleri ayrı tutuyorsa eşlenir. Her ürün kendi kategorileriyle gelir, beyanname ise IRS form talimatlarındaki tanımları kullanır; bu yüzden muhasebeciniz birini ötekine eşler. Düzenleyebildiğiniz bir hesap planı (kayıtlarınızın girdiği hesapların listesi) bu eşlemeyi mümkün kılar.

Karar vermeden önce deneyin: üç aylık gerçek işlemi yükleyin, gelir tablosunu ve mizanı çalıştırın ve muhasebecinizden her hesabı beyanname satırıyla işaretlemesini isteyin. Her beyannamenin raporları kayıtlardan işletme vergi beyannamesine rehberindedir.

Bir yılda gerçekte neye mal olur?

Her ürün için aşağıdaki her kalemi tam bir yıl için toplayın ve toplamları karşılaştırın; aylık plan yalnızca ilk kalemdir. Planlar ve fiyatlar sık değişir ve hiçbir resmi kaynak onları karşılaştırmaz; bu yüzden güncel teklifleri yazılı alın.

Bazı ücretli eklentilerin ücretsiz resmi yolları vardır. EFTPS ile federal vergi yatırmak ücretsizdir (IRS), Sosyal Güvenlik İdaresi Form W-2'lerin ücretsiz elektronik beyanını sunar (Publication 15) ve IRS çoğu bilgi beyannamesini IRIS portalı üzerinden ücretsiz vermenize izin verir (IRS).

Tuzak, yalnızca fiyata bakıp seçmek, sonra eklentilere ödemek ya da sonraki bir geçişte kayıtları yeniden kurmaktır. İş gücü kalemi için bkz. kayıtları kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak ve aylık muhasebe maliyeti.

Bordro, satış vergisi veya 1099 bildirimine ihtiyacım var mı ve yazılım bunları karşılar mı?

Bordro, bir çalışana ödeme yapıyorsanız geçerlidir; yüklenici formları ve satış vergisi yalnızca aşağıdaki koşullar sağlandığında geçerlidir. Yasa her görevi size yükler; yazılım yalnızca bu görevi yerine getirmenize yardım eder. Seçmeden önce her birini kontrol edin.

Bordroyu dışarıya veriyorsanız yatırımlardan yine siz sorumlusunuz ve IRS, ödemelerin yapıldığını doğrulayabilmeniz için EFTPS'e kaydolmanızı önerir (IRS). Kesilip ödenmeyen vergi, ödemekle sorumlu kişileri şahsen sorumlu da kılabilir (Publication 15; güven fonu geri alma cezası). İstihdam vergisi kayıtlarının ne kadar saklanacağı işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Sonradan geçersem verilerimi dışarı alabilir miyim?

Karar vermeden önce çıkışı test edin; çünkü kayıt tutma görevi sizde kalır ve IRS bir incelemede özgün verileri ister. IRS, muhasebe yazılımının yedek dosyasını ve yönetici girişini erkenden istediğini ve yedek dosyanın, elektronik tablo dışa aktarımının izin vermediği biçimde özgün kayıtları test etmesini sağladığını söyler (SSS, 2. ve 11. sorular). IRS için yeniden girilmiş bir dosya talebi karşılamaz ve özetlenmiş veri, denetim altındaki yıllar için kabul edilmez (SSS, 10. ve 14. sorular).

Her satıcıya sorun:

• Özgün kayıtların ekleriyle birlikte eksiksiz bir kopyasına en yakın seçenek nedir ve hangi biçimde?
• İptal ettikten ne kadar sonra hâlâ giriş yapabilir veya indirebilirim?
• Yönetici rolünü (üst düzey giriş) elimde tutabilir miyim?
• Muhasebecim ayrı bir giriş hesabına sahip olabilir mi?

Neyin dışa aktarılacağı QuickBooks'u iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberinde, zamanlama ise muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek rehberindedir.

Sorun yazılım olmadığında ne olur?

Yeni bir ürün, geride kalmış, kişisel harcamalarla karışmış veya birkaç işletme için tutulan kayıtları tek başına düzeltmez. Yeni bir dosya aynı sorunları taşıyabilir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Yeni bir tek üyeli LLC

Şahıs işletmesi olarak vergilendirilen tek üyeli bir LLC $90.000 gelir bekler, çalışanı yoktur ve Schedule C verir. Muhasebecisine QuickBooks Online'da mı yoksa Xero'da mı çalıştığını sorar ve muhasebeci birini söyler. Sahip, deneme dosyasına üç aylık gerçek banka işlemini yükler ve muhasebeci her hesabı Schedule C satırıyla işaretler: sözleşmeli iş gücü bir hesapta (11. satır), muhasebeci ücretleri başka bir hesapta (17. satır). Banka havalesiyle ödenen, ABD'de şahıs işletmesi olan serbest çalışan bir tasarımcıya yıl içinde $3.000 ödenir; bu, yüklenici bildirim eşiğinin üzerindedir, bu yüzden sahip ilk ödemeden önce Form W-9 alır ve alıcının toplamını Form 1099-NEC için tutar. Karar, en düşük aylık plana değil, muhasebecinin cevabına ve Schedule C eşlemesine dayandı.

Sahibi bordroda olan bir S şirketi

$400.000 geliri olan bir S şirketi tek sahibine bordro yoluyla ödeme yapar ve ayrıca dağıtım da alır. Her ürünü aynı sorularla test eder: ücretler, işveren vergileri ve yükümlülükler kayıtlara işleniyor mu; yönetici ücreti (7. satır), diğer ücretler (8. satır) ve dağıtımlar ayrı hesaplarda mı; yıl sonu bilançosu Schedule L ile uyuşacak mı. Ne kadar ücretin makul olduğu bir yazılım ayarı değil, CPA'nın cevaplayacağı bir vergi sorusudur; bkz. S şirketi sahip maaşı.

Temmuz'da geçiş yapan bir fırın

$250.000 geliri, dört çalışanı ve malzeme stoku olan bir fırın, Temmuz'da bir üründen ötekine geçmek ister. Zor olan ürün değil; geçiş tarihi ve geçmiştir. Temmuz'da mı yoksa yıl sonunda mı geçileceği ve hangi bakiyelerin taşınacağı muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek ve bordro sağlayıcısını değiştirmek rehberlerinde ele alınır. Fırın her iki durumda da eski dosyayı ve dışa aktarımlarını saklar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Henüz hiç işlem kaydetmediniz: seçim, hesap planı, başlangıç tarihi ve kayıtları kimin tutacağı bir kez belirlenir ve muhasebeciniz ilk kayıttan önce bunu onaylamalıdır. Bkz. yeni bir LLC için muhasebe kayıtlarını kurmak ve muhasebe desteği alın.
• Tek bir ürün kullanıyorsunuz ve kayıtlar beyannameyle tutmuyor: başka bir ürün mutabakat açığını tek başına kapatmaz. Bkz. kayıtlardan işletme vergi beyannamesine ve muhasebe düzeltmesi veya sıfırdan başlama, sonra muhasebe desteği.
• Çalışanlarınız var ya da kayıtlarınız aylarca geride ve bir beyanname yaklaşıyor: bordro ve kayıtları tamamlama işlerini bir ayar değil, bir insan yapar. Bkz. bordro kurulumu ve gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlamak, sonra muhasebe desteği.
• Yıl ortasında geçmek istiyorsunuz: geçiş tarihi ve açılış bakiyeleri üründen daha önemlidir. Bkz. muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek ve muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri, sonra muhasebe desteği.
• Bir aboneliği iptal ediyorsunuz veya IRS kayıtlarınızı istedi: IRS'nin istediği şey özgün verilerdir. Bkz. QuickBooks'u iptal ederken saklanacak kayıtlar, sonra muhasebe desteği.
• Bir S şirketi veya ortaklıksınız: bkz. S şirketi muhasebe yazılımı ve ortak sermaye hesapları, sonra muhasebe desteği.
• İşletmenizin birkaç şirketi veya konumu var: bkz. QuickBooks'u aşmak ve birkaç şirket için muhasebe kayıtları, sonra muhasebe desteği.
• Kiralık mülkleriniz, çevrimiçi mağazanız veya yabancı geliriniz ya da sahipleriniz var: bkz. kiralık mülk başına LLC için muhasebe kayıtları, Amazon satıcısı muhasebesi, ABD kayıtlarında yabancı para hesapları ve yabancı ana şirketin ABD bağlı şirketi için muhasebe kayıtları.
• Daha ucuz bir yazılım ya da şahıs işletmesi için bir uygulama istiyorsunuz: bkz. muhasebecinizin desteklediği QuickBooks alternatifleri ve Schedule C için muhasebe uygulaması.
• Kanada'dasınız veya iki ülkede faaliyet gösteriyorsunuz: bkz. Kanada'daki işletme için muhasebe yazılımı.