QuickBooks와 Xero 비교: 미국 소기업 선택법

미국 소기업에는 QuickBooks와 Xero 중 어느 쪽이 더 나은가요?

세금 규정으로는 어느 쪽도 우위에 있지 않습니다. 법은 소득과 공제를 입증하기에 충분한 장부를 요구하고, IRS는 소득과 비용이 분명히 드러나는 기록 시스템이라면 무엇이든 고를 수 있게 합니다(26 CFR 1.6001-1, Publication 583). 여기서 인용한 IRS 기록 규정에는 필수 제품이나 승인된 제품이 없습니다. 다음 네 가지 기준이 순서대로 결정합니다.

1. 회계사. 신고서를 제출하는 사람은 장부를 보고 일합니다. 둘 중 한 곳에서만 일한다면 거기서 시작하세요.
2. 사업체에 필요한 기능. 급여, 계약자 서류, 판매세, 재고, 또는 둘 이상의 사업체.
3. 연간 총비용. 가장 싼 요금제가 아니라 모든 항목을 더한 금액.
4. 데이터 반출. 보관할 수 있는 데이터의 전체 사본.

그런 다음 두 제품이 기록 요건을 갖췄는지 확인하세요. 장부와 신고서에 대사되는 보고서가 있고 원본 서류까지 세부 내역을 따라갈 수 있어야 합니다.

세 번째 제품이나 더 저렴한 제품도 같은 기준을 거칩니다. 회계사가 지원하는 QuickBooks 대안을 참고하세요.

다음의 경우에는 간단하지 않습니다.

• 아직 거래를 하나도 기록하지 않았습니다. 소프트웨어, 계정과목표, 시작일은 한 번 정하면 바꾸기 어려우므로 첫 입력 전에 회계사와 합의하세요.
• 장부가 신고서와 맞지 않습니다. 제품을 바꾼다고 이 차이가 저절로 해소되지는 않습니다.
• 장부가 밀렸거나, 미제출 연도가 있거나, 개인 돈과 사업 돈이 섞여 있습니다. 새 제품으로 옮겨도 이 문제가 그대로 넘어갈 수 있습니다.
• 직원이 있거나 사업체가 파트너십 또는 법인입니다. 급여는 법적 의무이며, 각 소유주의 자본은 신고서와 맞아야 합니다(파트너십은 세무 기준 자본을 신고합니다).
• IRS가 기록을 요청했습니다. IRS가 요구하는 것은 원본 데이터입니다.
• 이미 한 제품에 이력이 있습니다. 옮기려면 전환일과 기초 잔액이 필요합니다.

먼저 모아 둘 자료: 사업체 유형, 직원이나 계약자에게 급여를 주는지, 과세 대상 상품이나 용역을 판매하는지, 3개월 치 은행·카드 거래 내역서, 작년 신고서, 회계사가 쓰는 소프트웨어.

회계사는 어느 쪽과 일할 수 있고, 무엇을 물어봐야 하나요?

신고서가 장부를 바탕으로 만들어지므로 회계사의 업무 방식이 선택을 제한하는 경우가 많고, 회계사가 어떤 제품을 지원해야 하는지 정한 공식 목록은 없습니다. IRS는 대부분의 사업체가 쓰는 프로그램의 파일을 읽을 수 있다고 하며, 전자 파일을 제출하기 전에 조사관과 상의하라고 안내합니다(IRS 소프트웨어 기록 FAQ, 질문 4). 여기서 회계사는 신고서를 준비하고 제출하는 사람이고 장부 담당자는 연중에 거래를 입력하고 대사하는 사람입니다. 한 사람이 둘 다 맡을 수도 있습니다(장부 담당자, 회계사, CPA의 차이 참조). 구매하기 전에 물어보세요.

1. QuickBooks Online이나 Xero로 일하시나요? 어느 쪽이든 문제가 되나요?
2. 제 계정으로 로그인하기를 원하시나요, 파일이나 월별 보고서를 원하시나요? 어떤 보고서가 필요한가요?
3. 제가 고르는 제품에 따라 수수료가 달라지나요?
4. 연말 조정을 제 파일에서 하시나요, 사본에서 하시나요?
5. 둘 다 쓰지 않으신다면 어떤 제품을 쓰시나요?

아직 회계사가 없다면 회계사를 먼저 고르세요. 스타트업 회계사 고르기와 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문을 참고하세요.

소규모 사업체 장부 소프트웨어가 IRS 기록 규정을 충족하려면 무엇을 해야 하나요?

신고서의 기재 사항을 뒷받침하는 읽을 수 있는 기록을 만들어 낼 수 있어야 하고, 장부와 신고서에 대사되어야 하며, 원본 서류를 알아볼 수 있는 충분한 세부 내역을 보여 주어야 합니다. 이는 모든 전산 시스템에 적용되는 기준이며 QuickBooks Online과 Xero에 똑같이 적용됩니다(Publication 583). Revenue Procedure 98-25는 신고서에 필요한 정보가 전자 기록에만 있는 경우 소규모 사업체에도 적용됩니다(제3조).

클라우드 제품을 쓴다고 해서 의무가 공급업체로 넘어가지는 않습니다. 기록에 대한 서비스를 제공하는 제3자가 있어도 본인의 의무는 면제되지 않습니다(Rev. Proc. 98-25, section 3). Publication 583은 당좌 계좌를 매달 대사하라고 설명하는데, 은행 연동만으로는 대사가 되지 않습니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.

장부가 Schedule C, 파트너십 신고서, 법인 신고서에 연결될 수 있나요?

신고서의 각 줄이 구분하는 항목을 계정과목표에서 따로 관리한다면 가능합니다. 제품마다 자체 분류가 있지만 신고서는 IRS 서식 작성 안내의 정의를 쓰므로, 회계사가 둘을 연결해 줍니다. 편집할 수 있는 계정과목표(장부 입력이 들어가는 계정의 목록)가 있어야 이 연결이 가능합니다.

결정하기 전에 시험해 보세요. 실제 거래 3개월 치를 불러와 손익계산서와 시산표를 출력하고, 회계사가 각 계정에 신고서의 줄을 표시하게 하세요. 신고서별 보고서는 장부에서 사업체 세금 신고서로에 있습니다.

한 해 동안 실제로 비용이 얼마나 드나요?

각 제품에 대해 아래 항목을 1년 치로 모두 더해 총액을 비교하세요. 월 요금제는 첫 번째 항목일 뿐입니다. 요금제와 가격은 자주 바뀌고 이를 비교하는 공식 자료는 없으므로 현재 견적을 서면으로 받으세요.

유료 추가 기능 중 일부는 무료 공식 경로가 있습니다. EFTPS를 통한 연방 세금 납부는 무료이고(IRS), SSA(미국 사회보장국)는 Form W-2 전자 제출을 무료로 제공하며(Publication 15), IRS는 IRIS 포털로 대부분의 정보 신고서를 무료로 제출할 수 있게 합니다(IRS).

가격만 보고 고르고 나서 추가 기능에 돈을 쓰거나, 나중에 제품을 바꾸며 장부를 다시 만드는 것이 함정입니다. 인건비 항목은 직접 장부 작성 또는 장부 담당자 고용과 월 장부 관리 비용을 참고하세요.

급여, 판매세, 1099 보고가 필요한가요? 소프트웨어가 이를 지원하나요?

급여는 직원에게 지급하면 적용됩니다. 계약자 서류와 판매세는 아래 조건을 충족할 때만 적용됩니다. 법은 각 의무를 본인에게 지우며, 소프트웨어는 이를 이행하도록 도울 뿐입니다. 선택하기 전에 항목마다 확인하세요.

급여를 외주로 맡겨도 세금 납부 책임은 본인에게 있으며, IRS는 납부가 이루어졌는지 확인할 수 있도록 EFTPS에 등록하라고 권합니다(IRS). 원천징수한 세금을 납부하지 않으면 납부 책임이 있는 사람이 개인적으로 책임을 질 수도 있습니다(Publication 15, 신탁기금 회수 가산세). 고용세 기록을 얼마나 보관해야 하는지는 사업 기록 보관 기간에 있습니다.

나중에 제품을 바꾸면 데이터를 가져올 수 있나요?

기록 의무는 본인에게 남아 있고 IRS는 세무조사에서 원본 데이터를 요구하므로, 결정하기 전에 반출을 시험해 보세요. IRS는 회계 소프트웨어의 백업 파일과 관리자 로그인을 일찍 요청하며, 백업 파일이 있어야 스프레드시트 내보내기와 달리 원본 기록을 검증할 수 있다고 설명합니다(FAQ, 질문 2와 11). IRS에 제출하려고 다시 입력한 파일은 요청을 충족하지 못하며, 요약된 데이터는 조사 대상 연도에 인정되지 않습니다(FAQ, 질문 10과 14).

공급업체마다 물어보세요.

• 첨부 파일을 포함해 원본 입력의 전체 사본에 가장 가까운 것은 무엇이고, 어떤 형식인가요?
• 해지한 뒤 얼마 동안 로그인하거나 내려받을 수 있나요?
• 제가 관리자 역할(최상위 로그인)을 가질 수 있나요?
• 회계사가 별도 로그인을 가질 수 있나요?

무엇을 내보내야 하는지는 QuickBooks를 해지할 때 보관할 기록에, 시기는 연도 중간에 회계 소프트웨어 바꾸기에 있습니다.

소프트웨어가 문제가 아닌 경우는 언제인가요?

새 제품이 밀린 장부, 개인 지출이 섞인 장부, 여러 사업체를 한 파일로 관리하는 장부를 저절로 고쳐 주지는 않습니다. 새 파일이 같은 문제를 그대로 안고 갈 수 있습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 사용합니다.

새로 만든 단일 구성원 LLC

개인사업자로 과세되는 한 단일 구성원 LLC가 $90,000의 매출을 예상하고, 직원은 없으며, Schedule C를 제출합니다. 이 LLC는 회계사가 QuickBooks Online과 Xero 중 어느 쪽으로 일하는지 묻고, 회계사가 한 쪽을 답합니다. 소유주는 실제 은행 거래 3개월 치를 시험 파일에 불러오고, 회계사는 각 계정에 Schedule C의 줄을 표시합니다. 계약 노동비는 한 계정에(11번 줄), 회계사 수수료는 다른 계정에(17번 줄)입니다. 은행 이체로 받는 미국 개인사업자인 프리랜서 디자이너에게 1년 동안 $3,000를 지급해 계약자 보고 기준액을 넘으므로, 소유주는 첫 지급 전에 Form W-9를 받고 수취인 합계를 내어 Form 1099-NEC에 반영합니다. 결정은 가장 싼 월 요금제가 아니라 회계사의 답과 Schedule C 연결에 달려 있었습니다.

급여로 소유주에게 지급하는 S corporation

매출 $400,000의 S corporation이 소유주 한 명에게 급여로 지급하고 분배금도 가져갑니다. 이 법인은 두 제품을 같은 질문으로 시험합니다. 급여, 고용주 세금, 부채가 장부에 기록되는가? 임원 보수(7번 줄), 그 밖의 급여(8번 줄), 분배금이 별도 계정에 있는가? 연말 재무상태표가 Schedule L과 일치하는가? 얼마가 적정 보수인지는 소프트웨어 설정이 아니라 CPA가 판단할 세금 문제입니다. S corporation 소유주 급여를 참고하세요.

7월에 소프트웨어를 바꾸는 베이커리

매출 $250,000, 직원 네 명, 재료 재고가 있는 베이커리가 7월에 한 제품에서 다른 제품으로 옮기려 합니다. 어려운 부분은 제품이 아니라 전환일과 이력입니다. 7월에 옮길지 연말에 옮길지, 어떤 잔액을 가져갈지는 연도 중간에 회계 소프트웨어 바꾸기와 급여 업체 바꾸기에서 정리합니다. 베이커리는 어느 쪽이든 기존 파일과 내보낸 자료를 보관합니다.

상황이 다르다면?

• 아직 거래를 하나도 기록하지 않은 경우: 제품 선택, 계정과목표, 시작일, 장부를 누가 관리할지는 한 번 정하면 바꾸기 어려우므로 첫 입력 전에 회계사와 합의하세요. 새 LLC의 장부 설정하기를 보시고 장부 관리 도움을 받으세요.
• 한 제품을 쓰는데 장부가 신고서와 맞지 않는 경우: 다른 제품으로 바꾼다고 대사 차이가 저절로 해소되지는 않습니다. 장부에서 사업체 세금 신고서로와 장부 정리 또는 새로 시작하기를 보신 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 직원이 있거나 장부가 몇 달 밀렸는데 신고 기한이 다가온 경우: 급여와 따라잡기 작업은 설정이 아니라 사람이 합니다. 급여 설정하기와 밀린 장부 따라잡기를 보신 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 연도 중간에 바꾸고 싶은 경우: 제품보다 전환일과 기초 잔액이 더 중요합니다. 연도 중간에 회계 소프트웨어 바꾸기와 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 보신 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 구독을 해지하려 하거나 IRS가 기록을 요청한 경우: IRS가 요구하는 것은 원본 데이터입니다. QuickBooks를 해지할 때 보관할 기록을 보신 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• S corporation 또는 파트너십인 경우: S corporation 장부 소프트웨어와 파트너 자본 계정을 보신 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 사업체나 사업장이 여러 곳인 경우: QuickBooks를 넘어서 성장했을 때와 여러 회사의 장부를 보신 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 임대 부동산, 온라인 스토어, 해외 소득이나 해외 소유주가 있는 경우: 임대 부동산별 LLC의 장부, Amazon 판매자 장부 관리, 미국 장부의 외화 계좌, 외국 모회사를 둔 미국 자회사의 장부를 참고하세요.
• 더 저렴한 소프트웨어나 개인사업자용 앱을 찾는 경우: 회계사가 지원하는 QuickBooks 대안과 Schedule C용 장부 앱을 참고하세요.
• 캐나다에 있거나 양국에 걸친 사업을 하는 경우: 캐나다 사업체용 회계 소프트웨어를 참고하세요.