QuickBooks oder Xero: Was passt zu einem kleinen US-Unternehmen

QuickBooks oder Xero: Was ist für ein kleines US-Unternehmen besser?

Bei den Steuerregeln gewinnt keines von beiden. Das Gesetz verlangt Bücher, die Einkommen und Abzüge ausreichend belegen, und der IRS lässt Ihnen die Wahl jedes Systems, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt (26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Die hier zitierten IRS-Regeln zu Unterlagen nennen kein vorgeschriebenes oder zugelassenes Produkt. Vier Prüfungen entscheiden, in dieser Reihenfolge:

1. Ihr Buchhaltungsexperte. Wer Ihre Steuererklärung einreicht, arbeitet mit Ihren Büchern. Wenn er nur in einem der beiden Produkte arbeitet, beginnen Sie dort.
2. Was das Unternehmen abbilden muss. Lohnabrechnung, Formulare für Auftragnehmer, Sales Tax, Warenbestand oder mehr als eine Gesellschaft.
3. Gesamte Jahreskosten. Jede Position, nicht der günstigste Tarif.
4. Der Ausstieg. Eine vollständige Kopie Ihrer Daten, die Sie behalten können.

Prüfen Sie dann jedes Produkt am Maßstab für Unterlagen: Berichte, die sich mit Ihren Büchern und Ihrer Erklärung abstimmen lassen, mit Detail bis zu den Belegen.

Ein drittes oder günstigeres Produkt durchläuft dieselben Prüfungen; siehe QuickBooks-Alternativen, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt.

Der Fall ist nicht einfach, wenn:

• Sie noch keine Buchung erfasst haben. Software, Kontenplan und Startdatum werden einmal festgelegt, und Ihr Buchhaltungsexperte sollte vor der ersten Buchung zustimmen.
• Die Bücher nicht zu Ihrer Erklärung passen. Ein anderes Produkt schließt diese Lücke nicht von selbst.
• Die Bücher hinterherhinken, Jahre nicht eingereicht sind oder privates und betriebliches Geld vermischt sind. Ein neues Produkt kann all das übernehmen.
• Sie Arbeitnehmer haben oder das Unternehmen eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft ist. Die Lohnabrechnung ist eine gesetzliche Pflicht, und das Kapital jedes Eigentümers muss sich mit der Erklärung abstimmen lassen (eine Personengesellschaft meldet das Kapital nach Steuerbasis).
• Der IRS Ihre Unterlagen angefordert hat. Verlangt werden die Originaldaten.
• Sie bereits Verlauf in einem Produkt haben. Ihn zu übertragen erfordert ein Wechseldatum und Eröffnungssalden.

Legen Sie zuerst bereit: Ihre Rechtsform, ob Sie Arbeitnehmer oder Auftragnehmer bezahlen, ob Sie steuerpflichtige Waren oder Leistungen verkaufen, drei Monate Konto- und Kartenauszüge, die Steuererklärung des Vorjahres und welche Software Ihr Buchhaltungsexperte nutzt.

Mit welchem Produkt arbeitet mein Buchhaltungsexperte, und was frage ich ihn?

Der Arbeitsablauf Ihres Buchhaltungsexperten begrenzt die Wahl oft, weil die Erklärung aus Ihren Büchern erstellt wird, und keine offizielle Liste sagt, welche Produkte ein Buchhaltungsexperte unterstützen muss. Der IRS sagt, er könne die Dateien der Programme lesen, die die meisten Unternehmen nutzen, und rät Steuerpflichtigen, vor der Einreichung einer elektronischen Datei den Prüfer zu fragen (IRS-FAQ zu Software-Unterlagen, Frage 4). Hier ist Ihr Buchhaltungsexperte, wer Ihre Steuererklärung erstellt und einreicht, und Ihr Buchhalter, wer während des Jahres Buchungen erfasst und abstimmt; eine Person kann beides sein (siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte und CPA im Vergleich). Fragen Sie vor dem Kauf:

1. Arbeiten Sie mit QuickBooks Online oder Xero, und ist eines davon ein Problem für Sie?
2. Möchten Sie einen eigenen Zugang, eine Datei oder monatliche Berichte, und welche?
3. Ändert sich Ihr Honorar mit dem Produkt, das ich wähle?
4. Nehmen Sie Anpassungen zum Jahresende in meiner Datei oder an einer Kopie vor?
5. Wenn Sie keines von beiden nutzen, welches nutzen Sie?

Haben Sie noch keinen Buchhaltungsexperten, wählen Sie zuerst ihn. Siehe Buchhaltungsexperten für ein Start-up wählen und Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters.

Was muss Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen leisten, um die IRS-Regeln zu Unterlagen zu erfüllen?

Sie muss lesbare Unterlagen erzeugen, die die Angaben in Ihrer Erklärung stützen, sich mit Ihren Büchern und Ihrer Erklärung abstimmen lassen und genug Detail zeigen, um die Belege zu identifizieren. Das ist der Maßstab für jedes computergestützte System, und er gilt für QuickBooks Online und Xero gleichermaßen (Publication 583). Revenue Procedure 98-25 erfasst auch kleinere Unternehmen, wenn Informationen, die die Erklärung braucht, nur in den elektronischen Unterlagen vorliegen (Abschnitt 3).

Die Nutzung eines gehosteten Produkts verlagert die Pflicht nicht auf den Anbieter: Ein Dritter, der Leistungen für Ihre Unterlagen erbringt, befreit Sie nicht von Ihren Pflichten (Rev. Proc. 98-25, Abschnitt 3). Publication 583 verlangt, das Girokonto jeden Monat abzustimmen, und ein Bank-Feed allein leistet das nicht; siehe Bank-Feeds sind keine Abstimmung.

Lassen sich die Bücher auf meine Schedule C, die Erklärung der Personengesellschaft oder der Kapitalgesellschaft abbilden?

Ja, wenn der Kontenplan trennt, was jede Zeile der Erklärung trennt. Jedes Produkt liefert eigene Kategorien, während die Erklärung die Definitionen aus den Anleitungen zu den IRS-Formularen verwendet, sodass Ihr Buchhaltungsexperte das eine auf das andere abbildet. Ein Kontenplan (die Liste der Konten, auf die Ihre Buchungen laufen), den Sie bearbeiten können, macht diese Zuordnung möglich.

Testen Sie vor der Entscheidung: Laden Sie drei Monate echter Buchungen, erstellen Sie Gewinn- und Verlustrechnung und Summen- und Saldenliste, und lassen Sie Ihren Buchhaltungsexperten jedes Konto mit seiner Zeile der Erklärung kennzeichnen. Die Berichte für jede Erklärung stehen in von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung.

Was kostet es wirklich über ein Jahr?

Addieren Sie für jedes Produkt alle folgenden Positionen für ein volles Jahr und vergleichen Sie die Summen; der Monatstarif ist nur die erste Position. Tarife und Preise ändern sich oft, und keine offizielle Quelle vergleicht sie. Holen Sie daher aktuelle Angebote schriftlich ein.

Für manche kostenpflichtigen Zusätze gibt es kostenlose offizielle Wege. Bundessteuer-Einzahlungen über EFTPS (das elektronische Zahlungssystem des IRS für Bundessteuern) sind kostenlos (IRS), die Social Security Administration bietet die kostenlose elektronische Einreichung von Form W-2 an (Publication 15), und der IRS lässt Sie die meisten Informationserklärungen über sein IRIS-Portal kostenlos einreichen (IRS).

Die Falle ist, allein nach dem Preis zu wählen und dann für Zusätze zu zahlen oder die Bücher nach einem späteren Wechsel neu aufzubauen. Zur Position Arbeitszeit siehe Eigene Buchhaltung oder Buchhalter einstellen und Kosten der Buchhaltung pro Monat.

Brauche ich Lohnabrechnung, Sales Tax oder 1099-Meldungen, und deckt die Software sie ab?

Die Lohnabrechnung gilt, wenn Sie einen Arbeitnehmer bezahlen; Formulare für Auftragnehmer und Sales Tax gelten nur, wenn die Bedingungen unten erfüllt sind. Das Gesetz legt Ihnen jede Pflicht auf; Software hilft nur dabei, sie zu erfüllen. Prüfen Sie jede einzelne, bevor Sie wählen.

Lagern Sie die Lohnabrechnung aus, bleiben Sie für die Einzahlungen verantwortlich, und der IRS empfiehlt die Registrierung bei EFTPS, damit Sie bestätigen können, dass Zahlungen geleistet wurden (IRS). Einbehaltene, aber nicht gezahlte Steuer kann außerdem die für ihre Abführung Verantwortlichen persönlich haftbar machen (Publication 15; Trust Fund Recovery Penalty). Wie lange Lohnsteuerunterlagen aufzubewahren sind, steht in Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich später wechsle?

Testen Sie den Ausstieg vor der Entscheidung, denn die Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei Ihnen, und der IRS verlangt bei einer Prüfung die Originaldaten. Der IRS sagt, er fordere früh die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware und den Administratorzugang an, und eine Sicherungsdatei erlaube ihm, die Originalunterlagen zu prüfen, was ein Tabellenexport nicht ermögliche (FAQ, Fragen 2 und 11). Eine für den IRS neu erfasste Datei erfüllt die Anforderung nicht, und verdichtete Daten sind für die geprüften Jahre nicht zulässig (FAQ, Fragen 10 und 14).

Fragen Sie jeden Anbieter:

• Was kommt einer vollständigen Kopie der ursprünglichen Buchungen mit Anhängen am nächsten, und in welchem Format?
• Wie lange nach meiner Kündigung kann ich mich noch anmelden oder herunterladen?
• Kann ich die Administratorrolle (den Zugang der obersten Ebene) behalten?
• Kann mein Buchhaltungsexperte einen eigenen Zugang haben?

Was zu exportieren ist, steht in Aufzubewahrende Unterlagen bei der Kündigung von QuickBooks, und zum Zeitpunkt siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.

Wann ist die Software nicht das Problem?

Ein neues Produkt behebt nicht von selbst Bücher, die hinterherhinken, mit privaten Ausgaben vermischt sind oder für mehrere Gesellschaften geführt werden. Eine neue Datei kann dieselben Probleme mitnehmen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine neue LLC mit einem Mitglied

Eine LLC mit einem Mitglied, die als Einzelunternehmen besteuert wird, erwartet $90.000 Umsatz, hat kein Personal und reicht Schedule C ein. Sie fragt ihren Buchhaltungsexperten, ob er mit QuickBooks Online oder Xero arbeitet, und er nennt eines. Der Eigentümer lädt drei Monate echter Banktransaktionen in eine Testdatei, und der Buchhaltungsexperte kennzeichnet jedes Konto mit seiner Zeile in Schedule C: Leistungen von Auftragnehmern auf einem Konto (Zeile 11), Honorare für Buchhaltungsexperten auf einem anderen (Zeile 17). Ein freiberuflicher Designer, ein US-Einzelunternehmer, der per Banküberweisung bezahlt wird, erhält im Jahr $3.000, mehr als die Meldeschwelle für Auftragnehmer. Deshalb holt der Eigentümer vor der ersten Zahlung eine Form W-9 ein und summiert den Empfänger für Form 1099-NEC. Die Entscheidung beruhte auf der Antwort des Buchhaltungsexperten und der Zuordnung zu Schedule C, nicht auf dem niedrigsten Monatstarif.

Eine S Corporation mit dem Eigentümer in der Lohnabrechnung

Eine S Corporation mit $400.000 Umsatz bezahlt ihren einzigen Eigentümer über die Lohnabrechnung und nimmt außerdem Ausschüttungen vor. Sie prüft jedes Produkt mit denselben Fragen: Werden Löhne, Arbeitgebersteuern und Verbindlichkeiten in die Bücher gebucht; liegen die Vergütung des Officer (Zeile 7), sonstige Löhne (Zeile 8) und Ausschüttungen auf getrennten Konten; stimmt die Bilanz zum Jahresende mit Schedule L überein. Wie viel Vergütung angemessen ist, ist eine Steuerfrage für den CPA und keine Einstellung der Software; siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Eine Bäckerei, die im Juli wechselt

Eine Bäckerei mit $250.000 Umsatz, vier Arbeitnehmern und Warenbestand an Zutaten will im Juli von einem Produkt zum anderen wechseln. Das Produkt ist nicht das Schwierige; das Wechseldatum und der Verlauf sind es. Ob im Juli oder zum Jahresende gewechselt wird und welche Salden übernommen werden, klären Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln und Anbieter der Lohnabrechnung wechseln. Die Bäckerei behält in beiden Fällen die alte Datei und ihre Exporte.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben noch keine Buchung erfasst: Die Wahl, der Kontenplan, das Startdatum und wer die Bücher führt werden einmal festgelegt, und Ihr Buchhaltungsexperte sollte vor der ersten Buchung zustimmen. Siehe Bücher für eine neue LLC einrichten und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie nutzen ein Produkt, und die Bücher passen nicht zur Erklärung: Ein anderes Produkt schließt eine Abstimmungslücke nicht von selbst. Siehe von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung und Buchhaltung bereinigen oder neu beginnen, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben Arbeitnehmer, oder Ihre Bücher hinken um Monate hinterher, und eine Erklärung ist fällig: Lohnabrechnung und Aufholarbeit leistet ein Mensch, keine Einstellung. Siehe Lohnabrechnung einrichten und Überfällige Buchhaltung nachholen, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie möchten mitten im Jahr wechseln: Wechseldatum und Eröffnungssalden zählen mehr als das Produkt. Siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln und Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie kündigen ein Abonnement, oder der IRS hat Ihre Unterlagen angefordert: Der IRS verlangt die Originaldaten. Siehe Aufzubewahrende Unterlagen bei der Kündigung von QuickBooks, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind eine S Corporation oder eine Personengesellschaft: siehe Buchhaltungssoftware für eine S Corporation und Kapitalkonten der Gesellschafter, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Unternehmen hat mehrere Gesellschaften oder Standorte: siehe Wenn QuickBooks zu klein wird und Bücher für mehrere Gesellschaften, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben Vermietungen, einen Online-Shop oder ausländische Einkünfte oder Eigentümer: siehe Bücher für eine LLC je Mietobjekt, Buchhaltung für Amazon-Verkäufer, Fremdwährungskonten in US-Büchern und Bücher für eine US-Tochtergesellschaft eines ausländischen Eigentümers.
• Sie möchten günstigere Software oder eine App für einen Einzelunternehmer: siehe QuickBooks-Alternativen, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt und Buchhaltungs-App für Schedule C.
• Sie sind in Kanada oder führen ein Unternehmen in zwei Ländern: siehe Buchhaltungssoftware für ein kanadisches Unternehmen.