QuickBooks أم Xero: أيهما يناسب نشاطًا أمريكيًا صغيرًا؟

QuickBooks أم Xero: أيهما أفضل لنشاط أمريكي صغير؟

لا يتفوق أحدهما في القواعد الضريبية. يطلب القانون دفاتر كافية لإثبات دخلك وخصوماتك، وتسمح IRS باختيار أي نظام لحفظ السجلات يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح (⁦26 CFR 1.6001-1⁩؛ المنشور 583). وقواعد IRS للسجلات المذكورة هنا لا تسمّي منتجًا مطلوبًا أو معتمدًا. تحسم الأمر أربعة اختبارات، بهذا الترتيب:

1. محاسبك. من يقدّم إقرارك يعمل من دفاترك. فإذا كان يعمل على أحد البرنامجين فقط، فابدأ منه.
2. ما يجب أن يتحمله النشاط. الرواتب، ونماذج المتعاقدين، وضريبة المبيعات، والمخزون، أو أكثر من كيان.
3. التكلفة السنوية الإجمالية. كل بند، لا أرخص باقة.
4. الخروج. نسخة كاملة من بياناتك تحتفظ بها.

ثم اختبر أيًّا من المنتجين بمعيار السجلات: تقارير تتطابق مع دفاترك وإقرارك، مع تفاصيل تعود إلى المستندات الأصلية.

المنتج الثالث أو الأرخص يمر بالاختبارات نفسها؛ انظر بدائل QuickBooks التي يدعمها محاسبك.

تكون الحالة غير بسيطة عندما:

• لم تسجّل أي معاملة بعد. يُحدَّد البرنامج ودليل الحسابات وتاريخ البدء مرة واحدة، وينبغي أن يوافق محاسبك قبل أول قيد.
• الدفاتر لا تتطابق مع إقرارك. منتج مختلف لن يسدّ هذه الفجوة وحده.
• الدفاتر متأخرة، أو هناك سنوات غير مقدَّمة، أو المال الشخصي ومال النشاط مختلطان. قد ينقل المنتج الجديد كل ذلك معه.
• لديك موظفون، أو النشاط شراكة أو شركة. الرواتب واجب قانوني، ويجب أن يتطابق رأس مال كل مالك مع الإقرار (وتبلغ الشراكة عن رأس المال على الأساس الضريبي).
• طلبت IRS سجلاتك. البيانات الأصلية هي ما تطلبه.
• لديك تاريخ مسجَّل في منتج واحد. نقله يتطلب تاريخ تحويل وأرصدة افتتاحية.

اجمع أولًا: نوع كيانك، وهل تدفع لموظفين أو متعاقدين، وهل تبيع سلعًا أو خدمات خاضعة للضريبة، وكشوف ثلاثة أشهر من البنك والبطاقات، وإقرار السنة الماضية، والبرنامج الذي يستخدمه محاسبك.

أيهما سيعمل عليه محاسبي، وماذا أسأله؟

كثيرًا ما يحدّ أسلوب عمل محاسبك من خياراتك، لأن الإقرار يُعدّ من دفاترك، ولا توجد قائمة رسمية بالمنتجات التي يجب أن يدعمها المحاسب. وتقول IRS إنها تستطيع قراءة ملفات البرامج التي تستخدمها معظم الأنشطة، وتطلب من دافعي الضرائب استشارة المدقق قبل تقديم أي ملف إلكتروني (الأسئلة الشائعة عن سجلات البرامج في IRS، السؤال 4). المقصود هنا بـالمحاسب من يعدّ إقرارك ويقدّمه، وبـمسؤول مسك الدفاتر من يُدخل المعاملات ويسوّيها خلال السنة؛ وقد يكون الشخص نفسه (انظر مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA). اسأل قبل الشراء:

1. هل تعمل على QuickBooks Online أو Xero، وهل أحدهما مشكلة لك؟
2. هل تريد تسجيل دخول خاصًا بك، أم ملفًا، أم تقارير شهرية، وأي تقارير؟
3. هل تتغير أتعابك بحسب المنتج الذي أختاره؟
4. هل تجري تعديلات نهاية السنة في ملفي أم على نسخة؟
5. إذا كنت لا تستخدم أيًّا منهما، فما الذي تستخدمه؟

إذا لم يكن لديك محاسب بعد، فاختر المحاسب أولًا. انظر اختيار محاسب لشركة ناشئة وأسئلة قبل توظيف مسؤول مسك الدفاتر.

ماذا يجب أن يفعل برنامج مسك الدفاتر للأنشطة الصغيرة ليستوفي قواعد IRS للسجلات؟

يجب أن يتيح لك إنتاج سجلات مقروءة تدعم القيود في إقرارك، وتتطابق مع دفاترك وإقرارك، وتُظهر تفاصيل كافية لتحديد المستندات الأصلية. وهذا هو الاختبار لأي نظام محوسب، وهو نفسه في QuickBooks Online وXero (المنشور 583). ويمتد الإجراء Revenue Procedure 98-25 إلى الأنشطة الأصغر أيضًا، عندما تكون المعلومات التي يحتاجها الإقرار موجودة في السجلات الإلكترونية فقط (المادة 3).

استخدام منتج مستضاف لا ينقل واجب حفظ السجلات إلى الشركة المزوّدة: فالطرف الثالث الذي يقدّم خدمات لسجلاتك لا يعفيك من التزاماتك (Rev. Proc. 98-25، المادة 3). ويقول المنشور 583 أن تسوّي حسابك الجاري كل شهر، والربط المباشر بالبنك وحده لا يفعل ذلك؛ انظر الربط المباشر بالبنك ليس تسوية.

هل ستتطابق الدفاتر مع Schedule C أو إقرار الشراكة أو الشركة؟

نعم، إذا كان دليل الحسابات يفصل ما يفصله كل سطر في الإقرار. كل منتج يأتي بتصنيفاته الخاصة، بينما يستخدم الإقرار التعريفات الواردة في تعليمات نماذج IRS، فيربط محاسبك بين الاثنين. ودليل الحسابات (قائمة الحسابات التي تذهب إليها قيودك) القابل للتعديل يجعل هذا الربط ممكنًا.

اختبر قبل الالتزام: حمّل ثلاثة أشهر من معاملاتك الحقيقية، وشغّل قائمة الأرباح والخسائر وميزان المراجعة، واطلب من محاسبك أن يضع على كل حساب سطر الإقرار الذي يقابله. تجد التقارير الخاصة بكل إقرار في من الدفاتر إلى إقرار النشاط الضريبي.

كم سيكلّف فعلًا على مدى سنة؟

اجمع كل بند أدناه لسنة كاملة، لكل منتج، وقارن الإجماليات؛ فالباقة الشهرية هي البند الأول فقط. الباقات والأسعار تتغير كثيرًا ولا توجد جهة رسمية تقارنها، فاحصل على عروض أسعار حالية مكتوبة.

بعض الإضافات المدفوعة لها بدائل رسمية مجانية. فإيداعات الضرائب الفيدرالية عبر EFTPS مجانية (IRS)، وتتيح إدارة الضمان الاجتماعي الأمريكية تقديم النماذج ⁦W-2⁩ إلكترونيًا مجانًا (المنشور 15)، وتتيح IRS تقديم معظم الإقرارات المعلوماتية مجانًا عبر بوابتها IRIS (IRS).

الفخ هو الاختيار بحسب السعر وحده، ثم دفع ثمن الإضافات أو إعادة بناء الدفاتر بعد تحويل لاحق. وبالنسبة إلى بند العمالة، انظر مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك الدفاتر وتكلفة مسك الدفاتر شهريًا.

هل أحتاج إلى الرواتب أو ضريبة المبيعات أو تقارير 1099، وهل يغطيها البرنامج؟

تنطبق الرواتب إذا كنت تدفع لموظف؛ أما نماذج المتعاقدين وضريبة المبيعات فتنطبق عند توافر الشروط الواردة أدناه فقط. يضع القانون كل واجب عليك أنت، والبرنامج يساعد فقط في الوفاء به. تحقق من كل واجب قبل أن تختار.

إذا أسندت الرواتب إلى جهة خارجية فتظل مسؤولًا عن الإيداعات، وتقترح IRS التسجيل في EFTPS لتتأكد من سداد الدفعات (IRS). والضريبة المحتجزة التي لا تُدفع قد تجعل المسؤولين عن دفعها مسؤولين شخصيًا (المنشور 15؛ غرامة استرداد ضريبة الأمانة). ومدة الاحتفاظ بسجلات ضريبة التوظيف في مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط.

هل أستطيع أخذ بياناتي إذا تحوّلت لاحقًا؟

اختبر الخروج قبل الالتزام، لأن واجب حفظ السجلات يبقى عليك وتطلب IRS البيانات الأصلية في الفحص. تقول IRS إنها تطلب مبكرًا ملف النسخ الاحتياطي لبرنامج المحاسبة وتسجيل دخول المسؤول، وإن ملف النسخ الاحتياطي يتيح لها اختبار السجلات الأصلية بما لا يتيحه تصدير جدول بيانات (الأسئلة الشائعة، السؤالان 2 و11). والملف المعاد إدخاله يدويًا لأجل IRS لا يلبي الطلب، والبيانات الموجزة غير مقبولة للسنوات قيد التدقيق (الأسئلة الشائعة، السؤالان 10 و14).

اسأل كل شركة مزوّدة:

• ما أقرب شيء إلى نسخة كاملة من القيود الأصلية، مع المرفقات، وبأي صيغة؟
• إلى متى بعد الإلغاء أستطيع تسجيل الدخول أو التنزيل؟
• هل أستطيع أن أحمل دور المسؤول (تسجيل الدخول الأعلى مستوى)؟
• هل يستطيع محاسبي أن يكون له تسجيل دخول منفصل؟

ما يجب تصديره في السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks، والتوقيت في تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

متى لا يكون البرنامج هو المشكلة؟

المنتج الجديد لا يصلح وحده دفاترَ متأخرة أو مختلطة بالإنفاق الشخصي أو تُمسك لعدة كيانات. فقد يحمل الملف الجديد المشكلات نفسها.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وتستخدم الدولار الأمريكي.

شركة LLC جديدة بعضو واحد

شركة LLC بعضو واحد تخضع للضريبة كمنشأة فردية، وتتوقع إيرادات قدرها 90,000 دولار وليس لديها موظفون وتقدّم Schedule C. تسأل محاسبها هل يعمل على QuickBooks Online أم Xero، فيسمّي أحدهما. يحمّل المالك ثلاثة أشهر من المعاملات المصرفية الحقيقية في ملف تجريبي، ويضع المحاسب على كل حساب سطره في Schedule C: العمالة المتعاقد معها في حساب (السطر 11)، وأتعاب المحاسب في حساب آخر (السطر 17). مصمم مستقل، وهو صاحب منشأة فردية أمريكي يُدفع له بالتحويل المصرفي، يتلقى 3,000 دولار خلال السنة، وهو فوق حد الإبلاغ عن المتعاقدين، فيجمع المالك النموذج ⁦W-9⁩ قبل أول دفعة ويحسب إجمالي المستفيد للنموذج ⁦1099-NEC⁩. استند القرار إلى جواب المحاسب وربط Schedule C، لا إلى أرخص باقة شهرية.

شركة S والمالك على كشف الرواتب

شركة S إيراداتها 400,000 دولار تدفع لمالكها الوحيد عبر الرواتب وتأخذ توزيعات أيضًا. تختبر كل منتج بالأسئلة نفسها: هل تُسجَّل الأجور وضرائب صاحب العمل والالتزامات في الدفاتر؛ وهل أجر المسؤول (السطر 7) والأجور الأخرى (السطر 8) والتوزيعات في حسابات منفصلة؛ وهل ستتفق ميزانية نهاية السنة العمومية مع Schedule L. مقدار الأجر المعقول مسألة ضريبية يقررها محاسب CPA، وليس إعدادًا في البرنامج؛ انظر راتب مالك شركة S.

مخبز يتحول في يوليو

مخبز إيراداته 250,000 دولار وله أربعة موظفين ومخزون مكونات يريد الانتقال من منتج إلى آخر في يوليو. المنتج ليس الجزء الصعب؛ الصعب تاريخ التحويل والتاريخ المسجَّل. وهل ينتقل في يوليو أم في نهاية السنة، وأي أرصدة ينقل، يُحسم في تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة وتغيير مزوّد الرواتب. ويحتفظ المخبز بالملف القديم وتصديراته في الحالتين.

هل وضعك مختلف؟

• لم تسجّل أي معاملة بعد: الاختيار ودليل الحسابات وتاريخ البدء ومن يمسك الدفاتر تُحدَّد مرة واحدة، وينبغي أن يوافق محاسبك قبل أول قيد. انظر إعداد دفاتر لشركة LLC جديدة واطلب مساعدة مسك الدفاتر.
• تستخدم منتجًا واحدًا ولا تتطابق الدفاتر مع الإقرار: منتج مختلف لا يسدّ وحده فجوة التسوية. انظر من الدفاتر إلى إقرار النشاط الضريبي وتنظيف الدفاتر أو البدء من جديد، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• لديك موظفون، أو دفاترك متأخرة بأشهر وهناك إقرار مستحق: الرواتب واستكمال الدفاتر يؤديهما شخص، لا إعداد في برنامج. انظر إعداد الرواتب واستكمال الدفاتر المتأخرة، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• تريد التحويل في منتصف السنة: تاريخ التحويل والأرصدة الافتتاحية أهم من المنتج. انظر تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة والأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• تلغي اشتراكًا، أو طلبت IRS سجلاتك: البيانات الأصلية هي ما تطلبه IRS. انظر السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• أنت شركة S أو شراكة: انظر برنامج مسك دفاتر شركة S وحسابات رأس مال الشركاء، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• نشاطك يضم عدة كيانات أو مواقع: انظر حين يضيق بك QuickBooks ودفاتر لعدة شركات، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• لديك عقارات للإيجار، أو متجر إلكتروني، أو دخل أو مُلّاك أجانب: انظر دفاتر شركة LLC لكل عقار مؤجَّر، ومسك دفاتر بائع Amazon، والحسابات بالعملات الأجنبية في الدفاتر الأمريكية، ودفاتر شركة تابعة أمريكية لشركة أم أجنبية.
• تريد برنامجًا أرخص، أو تطبيقًا لصاحب منشأة فردية: انظر بدائل QuickBooks التي يدعمها محاسبك وتطبيق مسك الدفاتر لـ Schedule C.
• أنت في كندا، أو تدير نشاطًا في بلدين: انظر برنامج المحاسبة لنشاط كندي.