À qui s'adresse cette page
- Nouvelles entreprises américaines qui choisissent un logiciel de comptabilité avant la première opération
- Propriétaires d'une LLC, d'une société de personnes ou d'une société par actions dont le comptable prépare la déclaration à partir des livres
- Propriétaires qui utilisent un produit dont les livres ne concordent pas avec la déclaration
Non traité ici
- Fonctions des produits, prix des forfaits ou classements, qu'aucune source officielle ne compare
- Solutions moins chères et celles que prend en charge un comptable
- Changer en cours d'année, soldes d'ouverture et quoi exporter avant de résilier
- Canada ou entreprise active dans les deux pays
QuickBooks ou Xero : lequel est préférable pour une petite entreprise américaine?
Aucun des deux ne l'emporte sur le plan des règles fiscales. La loi exige des livres suffisants pour établir votre revenu et vos déductions, et l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) vous laisse choisir tout système de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses (26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Les règles de l'IRS sur les registres citées ici ne nomment aucun produit obligatoire ou approuvé. Quatre critères tranchent, dans cet ordre :
- Votre comptable. La personne qui produit votre déclaration travaille à partir de vos livres. S'il ne travaille que dans l'un des deux, partez de là.
- Ce que l'entreprise doit gérer. Paie, formulaires pour entrepreneurs, taxe de vente, stocks, ou plus d'une entité.
- Coût annuel total. Chaque ligne, pas seulement le forfait le moins cher.
- La sortie. Une copie complète de vos données que vous pouvez conserver.
Vérifiez ensuite chaque produit selon le critère des registres : des rapports qui se rapprochent de vos livres et de votre déclaration, avec le détail jusqu'aux pièces justificatives.
| Votre situation | Ce qui décide |
|---|---|
| Votre comptable ne travaille que dans l'un des deux | Partez de celui-là, et demandez ce que l'autre vous coûterait en honoraires et en temps. |
| Votre comptable travaille dans les deux, ou vous n'en avez pas | Faites l'essai de trois mois décrit plus bas dans chacun, et comparez le total annuel. |
| Vous n'avez pas encore de comptable | Choisissez d'abord le comptable. |
| Vos livres sont en retard ou ne concordent pas avec votre déclaration | Réglez d'abord cela : nettoyer la tenue de livres ou repartir à neuf. |
Un troisième produit ou un produit moins cher passe les mêmes critères; consultez les solutions de rechange à QuickBooks que votre comptable prend en charge.
Le cas n'est pas simple quand :
- Vous n'avez pas encore inscrit d'opération. Le logiciel, le plan comptable et la date de départ se fixent une seule fois, et votre comptable devrait être d'accord avant la première écriture.
- Les livres ne concordent pas avec votre déclaration. Un autre produit ne comblera pas cet écart à lui seul.
- Les livres sont en retard, des années ne sont pas produites, ou l'argent personnel et celui de l'entreprise sont mêlés. Un nouveau produit peut tout reporter.
- Vous avez des employés, ou l'entreprise est une société de personnes ou une société par actions. La paie est une obligation légale, et le capital de chaque propriétaire doit se rapprocher de la déclaration (une société de personnes déclare le capital selon le coût de base fiscal).
- L'IRS a demandé vos registres. Ce sont les données d'origine qu'elle demande.
- Vous avez déjà un historique dans un produit. Le transférer demande une date de bascule et des soldes d'ouverture.
À rassembler d'abord : votre type d'entité, si vous payez des employés ou des entrepreneurs, si vous vendez des biens ou des services imposables, trois mois de relevés bancaires et de cartes, la déclaration de l'an dernier, et le logiciel que votre comptable utilise.
Avec lequel mon comptable travaillera-t-il, et que lui demander?
Le mode de travail de votre comptable limite souvent le choix, parce que la déclaration est préparée à partir de vos livres, et aucune liste officielle n'indique quels produits un comptable doit prendre en charge. L'IRS dit pouvoir lire les fichiers des programmes que la plupart des entreprises utilisent, et conseille aux contribuables de consulter l'examinateur avant de soumettre un fichier électronique (FAQ de l'IRS sur les registres de logiciels, question 4). Dans cette page, votre comptable est la personne qui prépare et produit votre déclaration, et votre spécialiste de la tenue de livres est celle qui saisit et rapproche les opérations durant l'année; une même personne peut être les deux (consultez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA). Demandez avant d'acheter :
- Travaillez-vous dans QuickBooks Online ou Xero, et l'un des deux pose-t-il un problème?
- Voulez-vous votre propre accès, un fichier ou des rapports mensuels, et lesquels?
- Vos honoraires changent-ils selon le produit que je choisis?
- Faites-vous les ajustements de fin d'année dans mon fichier ou sur une copie?
- Si vous n'utilisez ni l'un ni l'autre, lequel utilisez-vous?
Sans comptable pour l'instant, choisissez d'abord le comptable. Consultez choisir un comptable pour une startup et les questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres.
Que doit faire un logiciel de tenue de livres pour petite entreprise afin de respecter les règles de l'IRS sur les registres?
Il doit vous permettre de produire des registres lisibles qui appuient les écritures de votre déclaration, se rapprochent de vos livres et de votre déclaration, et montrent assez de détail pour repérer les pièces justificatives. C'est le critère pour tout système informatisé, et il est le même pour QuickBooks Online et Xero (Publication 583). La Rev. Proc. 98-25 (procédure administrative de l'IRS) vise aussi les petites entreprises, quand l'information dont la déclaration a besoin n'existe que dans les registres électroniques (article 3).
| Ce que l'IRS demande | Quoi vérifier dans QuickBooks Online et dans Xero |
|---|---|
| Des registres lisibles qui appuient et vérifient la déclaration | Imprimez ou exportez le grand livre (chaque écriture, par compte) et la balance de vérification (le total de chaque compte) pour n'importe quelle période. |
| Des registres qui se rapprochent de vos livres et de votre déclaration | Les totaux de comptes concordent avec vos livres, et le total de chaque compte se retrouve dans la déclaration. |
| Un détail qui permet de repérer les pièces justificatives | Chaque opération porte ou relie son reçu, sa facture fournisseur ou sa facture. |
| Une description du système : le parcours des données, les contrôles d'exactitude et les contrôles qui empêchent les ajouts, modifications ou suppressions non autorisés | Vous pouvez imprimer le plan comptable avec ce que contient chaque compte, montrer qui a modifié ou supprimé une écriture et quand, limiter qui peut modifier les périodes closes, et noter les changements datés de la configuration (Publication 583; Rev. Proc. 98-25, section 6). |
| Des registres conservés aussi longtemps qu'ils peuvent compter | Vous pouvez garder une copie complète après la fin de l'abonnement (26 CFR 1.6001-1(e)). |
Utiliser un produit hébergé ne transfère pas l'obligation au fournisseur : un tiers qui offre des services pour vos registres ne vous libère pas de vos obligations (Rev. Proc. 98-25, section 3). La Publication 583 demande de rapprocher votre compte-chèques chaque mois, et un flux bancaire seul ne le fait pas; consultez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.
Les livres correspondront-ils à ma déclaration de l'annexe C, de société de personnes ou de société par actions?
Oui, si le plan comptable garde séparé ce que chaque ligne de la déclaration sépare. Chaque produit est livré avec ses propres catégories, alors que la déclaration utilise les définitions des instructions des formulaires de l'IRS; votre comptable fait donc la correspondance de l'un à l'autre. Un plan comptable (la liste des comptes où vont vos écritures) que vous pouvez modifier rend cette correspondance possible.
| Déclaration | Ce que les livres doivent garder séparé |
|---|---|
| Annexe C | Les recettes brutes, et les retours et rabais; le coût des marchandises vendues si vous tenez des stocks; la main-d'œuvre contractuelle (ligne 11) séparée des salaires (ligne 26); les honoraires de comptable et d'avocat (ligne 17). Si les formulaires 1099-NEC que vous avez reçus totalisent plus que la ligne 1, les instructions demandent un état qui explique l'écart (instructions). |
| Formulaire 1065 | Un bilan qui concorde avec les livres (annexe L), et le capital par associé. La case L de l'annexe K-1 déclare le compte de capital de chaque associé selon le coût de base fiscal, qui peut différer des capitaux propres comptables. Certaines petites sociétés de personnes peuvent omettre le bilan et la case L selon le critère de l'annexe B des instructions; les livres devraient quand même suivre les deux. |
| Formulaire 1120 | La rémunération des dirigeants (ligne 12) séparée des autres salaires (ligne 13), et un bilan qui concorde avec les livres (annexe L; une petite société peut en être dispensée selon le critère de l'annexe K, consultez l'annexe L d'une déclaration de société) (instructions). |
| Formulaire 1120-S | La rémunération des dirigeants (ligne 7) séparée des autres salaires (ligne 8), les distributions à part des deux, et un bilan qui concorde avec les livres (annexe L; une petite société peut en être dispensée selon le critère de l'annexe B, consultez l'annexe L d'une déclaration de société) (instructions). |
Testez avant de vous engager : chargez trois mois d'opérations réelles, produisez l'état des résultats et la balance de vérification, et demandez à votre comptable d'indiquer pour chaque compte sa ligne de déclaration. Les rapports de chaque déclaration se trouvent dans des livres à la déclaration de l'entreprise.
Combien cela coûtera-t-il vraiment sur une année?
Additionnez chaque ligne ci-dessous pour une année complète, pour chaque produit, et comparez les totaux; le forfait mensuel n'est que la première ligne. Les forfaits et les prix changent souvent et aucune source officielle ne les compare; obtenez donc des soumissions à jour par écrit.
| Ligne | Quoi demander | Soumission QuickBooks Online | Soumission Xero |
|---|---|---|---|
| Niveau de forfait | Quel niveau offre les rapports, les utilisateurs et les connexions bancaires dont vous avez besoin, et quelles en sont les limites? | ||
| Utilisateurs | L'accès de votre comptable est-il inclus ou en supplément? Celui de votre spécialiste de la tenue de livres? | ||
| Paie | Frais de base plus frais par employé? Les productions d'État sont-elles incluses? Est-ce un accès distinct? | ||
| Formulaires pour entrepreneurs | La production électronique des formulaires 1099-NEC est-elle incluse, ou facturée par formulaire? | ||
| Reçus et factures fournisseurs | La saisie des reçus ou le paiement des factures fournisseurs fait-il partie du forfait? | ||
| Taxe de vente | Fait-il seulement le calcul, ou aussi la production? | ||
| Applications complémentaires | Stocks, suivi du temps ou rapports que le forfait n'offre pas. | ||
| Configuration et historique | Les frais ou le temps pour configurer les comptes et reprendre l'historique. | ||
| Personnes | Vos propres heures, ou les honoraires d'un spécialiste de la tenue de livres. | ||
| Total pour l'année |
Certains modules payants ont des voies officielles gratuites. Les dépôts d'impôt fédéral par EFTPS sont gratuits (IRS), la Social Security Administration offre la production électronique gratuite des formulaires W-2 (Publication 15), et l'IRS permet de produire gratuitement la plupart des déclarations de renseignements par son portail IRIS (IRS).
Le piège est de choisir sur le prix seul, puis de payer des modules complémentaires ou de reconstruire les livres après un changement ultérieur. Pour la ligne de main-d'œuvre, consultez tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres et le coût mensuel de la tenue de livres.
Ai-je besoin de la paie, de la taxe de vente ou des déclarations 1099, et le logiciel les prend-il en charge?
La paie s'applique si vous payez un employé; les formulaires pour entrepreneurs et la taxe de vente ne s'appliquent que si les conditions ci-dessous sont remplies. La loi met chaque obligation sur vous; le logiciel ne fait que vous aider à la respecter. Vérifiez chacune avant de choisir.
| Obligation | Quand elle s'applique | Quoi vérifier dans QuickBooks Online et dans Xero |
|---|---|---|
| Paie | Vous payez un employé. Les paiements qu'une société de type S verse à un dirigeant pour des services sont traités comme des salaires dans la mesure où ils sont une rémunération raisonnable (instructions du formulaire 1120-S). | La retenue fédérale, les dépôts et les déclarations de paie sont votre obligation (Publication 15); les inscriptions et productions des États varient selon l'État. La paie inscrit-elle aux livres les salaires, les charges de l'employeur et les passifs, et qui fait les dépôts et les productions? La configuration est décrite dans mettre en place la paie. |
| Formulaires pour entrepreneurs | En général, vous payez un bénéficiaire à déclarer, comme un particulier, pour des services d'entreprise et le total de l'année atteint 2 000 $, ou vous avez effectué une retenue de réserve, quel qu'en soit le montant. La plupart des paiements à des sociétés par actions sont exclus, tout comme les paiements par carte et par réseau tiers, que le processeur de paiements déclare sur le formulaire 1099-K (instructions). Le formulaire 1099-NEC pour les paiements de 2026 doit être produit au plus tard le 1er février 2027 (instructions). | Pouvez-vous marquer les entrepreneurs, conserver chaque numéro d'identification fiscale et totaliser chaque bénéficiaire pour l'année? Les bénéficiaires à déclarer sont décrits dans quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal; l'obtention du formulaire W-9 est décrite dans recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs. |
| Taxe de vente | Cela dépend des règles de lien fiscal (nexus) de chaque État, du caractère imposable de la vente dans cet État, et du fait qu'une place de marché perçoive ou non la taxe pour vous. Le droit des États et des localités s'applique, et les sources de l'IRS de cette page ne le couvrent pas. | Le compte de passif de la taxe concorde-t-il avec les déclarations que vous produisez? Qui les produit? Consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente. |
Si vous confiez la paie à un tiers, vous restez responsable des dépôts, et l'IRS suggère de vous inscrire à l'EFTPS pour pouvoir confirmer que les paiements ont été faits (IRS). L'impôt retenu qui n'est pas versé peut aussi rendre personnellement responsables les personnes chargées de le verser (Publication 15; pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie). La durée de conservation des registres d'impôt sur l'emploi est décrite dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.
Puis-je récupérer mes données si je change plus tard?
Testez la sortie avant de vous engager, parce que l'obligation de tenue des registres reste la vôtre et que l'IRS demande les données d'origine lors d'un examen. L'IRS dit demander tôt le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité et l'accès de l'administrateur, et qu'un fichier de sauvegarde lui permet de tester les registres d'origine d'une façon qu'une exportation en tableur ne permet pas (FAQ, questions 2 et 11). Un fichier ressaisi pour l'IRS ne satisfait pas la demande, et des données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées (FAQ, questions 10 et 14).
Demandez à chaque fournisseur :
- Quelle est la chose la plus proche d'une copie complète des écritures d'origine, avec les pièces jointes, et dans quel format?
- Combien de temps après mon annulation puis-je encore me connecter ou télécharger?
- Puis-je détenir le rôle d'administrateur (l'accès de plus haut niveau)?
- Mon comptable peut-il avoir un accès distinct?
Ce qu'il faut exporter est décrit dans les registres à conserver en résiliant QuickBooks, et le moment dans changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.
Quand le logiciel n'est-il pas le problème?
Un nouveau produit ne règle pas à lui seul des livres en retard, mêlés aux dépenses personnelles ou tenus pour plusieurs entités. Un nouveau fichier peut reporter les mêmes problèmes.
| Situation | Pourquoi un nouveau produit seul ne règle pas le problème | Où aller |
|---|---|---|
| Les livres sont en retard ou ne se rapprochent pas | Un nouveau fichier peut reporter les mêmes problèmes si les anciens livres ne sont pas d'abord nettoyés ou reconstruits | Nettoyer la tenue de livres ou repartir à neuf; rattraper des livres en retard |
| L'argent personnel et celui de l'entreprise sont mêlés | Les comptes ne peuvent pas les distinguer | Corriger des fonds mélangés |
| Plus d'une entreprise | La Publication 583 demande de tenir un ensemble complet et distinct de registres pour chacune | Les livres de plusieurs sociétés |
| Stocks | La plupart des entreprises qui vendent des marchandises tiennent compte des stocks au début et à la fin de l'année. Un contribuable petite entreprise peut choisir de ne pas tenir de stocks, mais doit quand même utiliser une méthode qui reflète clairement le revenu; la configuration dépend donc de la voie que suit votre comptable. Le logiciel ne compte pas vos stocks (instructions de l'annexe C) | Le coût des marchandises vendues à l'annexe C |
| Société de type S | La rémunération du propriétaire, les distributions et le bilan déterminent la configuration | Logiciel de tenue de livres pour une société de type S |
| Plusieurs entités ou établissements | Un forfait pour petite entreprise peut ne plus convenir | Dépasser QuickBooks |
Exemple
Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.
Une nouvelle LLC à membre unique
Une LLC à membre unique imposée comme une entreprise individuelle prévoit des revenus de 90 000 $, n'a pas d'employés et produit l'annexe C. Elle demande à son comptable s'il travaille dans QuickBooks Online ou Xero, et le comptable en nomme un. Le propriétaire charge trois mois d'opérations bancaires réelles dans un fichier d'essai, et le comptable indique pour chaque compte sa ligne de l'annexe C : la main-d'œuvre contractuelle dans un compte (ligne 11), les honoraires de comptable dans un autre (ligne 17). Un designer pigiste, un entrepreneur individuel américain payé par virement bancaire, reçoit 3 000 $ durant l'année, au-dessus du seuil de déclaration pour entrepreneurs; le propriétaire obtient donc un formulaire W-9 avant le premier paiement et totalise ce bénéficiaire pour le formulaire 1099-NEC. La décision s'est appuyée sur la réponse du comptable et sur la correspondance avec l'annexe C, pas sur le forfait mensuel le moins cher.
Une société de type S dont le propriétaire est à la paie
Une société de type S avec 400 000 $ de revenus paie son seul propriétaire par la paie et verse aussi des distributions. Elle teste chaque produit avec les mêmes questions : les salaires, les charges de l'employeur et les passifs sont-ils inscrits aux livres; la rémunération du dirigeant (ligne 7), les autres salaires (ligne 8) et les distributions sont-ils dans des comptes distincts; le bilan de fin d'année concordera-t-il avec l'annexe L. Le montant de rémunération raisonnable est une question fiscale pour le CPA, pas un paramètre du logiciel; consultez le salaire du propriétaire d'une société de type S.
Une boulangerie qui change en juillet
Une boulangerie avec 250 000 $ de revenus, quatre employés et des stocks d'ingrédients veut passer d'un produit à l'autre en juillet. Le produit n'est pas le plus difficile; la date de bascule et l'historique le sont. Décider de passer en juillet ou à la fin de l'année, et quels soldes reporter, est expliqué dans changer de logiciel de comptabilité en cours d'année et changer de fournisseur de paie. La boulangerie garde dans les deux cas l'ancien fichier et ses exportations.
Votre situation est différente?
- Vous n'avez pas encore inscrit d'opération : le choix, le plan comptable, la date de départ et la personne qui tient les livres se fixent une seule fois, et votre comptable devrait être d'accord avant la première écriture. Consultez mettre en place les livres d'une nouvelle LLC et obtenez de l'aide en tenue de livres.
- Vous utilisez un produit et les livres ne concordent pas avec la déclaration : un autre produit ne comble pas à lui seul un écart de rapprochement. Consultez des livres à la déclaration de l'entreprise et nettoyer la tenue de livres ou repartir à neuf, puis l'aide en tenue de livres.
- Vous avez des employés, ou vos livres ont des mois de retard et une déclaration est à produire : la paie et le rattrapage sont faits par une personne, pas par un paramètre. Consultez mettre en place la paie et rattraper des livres en retard, puis l'aide en tenue de livres.
- Vous voulez changer en cours d'année : la date de bascule et les soldes d'ouverture comptent plus que le produit. Consultez changer de logiciel de comptabilité en cours d'année et les soldes d'ouverture après un changement de comptable, puis l'aide en tenue de livres.
- Vous résiliez un abonnement, ou l'IRS a demandé vos registres : ce sont les données d'origine que l'IRS demande. Consultez les registres à conserver en résiliant QuickBooks, puis l'aide en tenue de livres.
- Vous êtes une société de type S ou une société de personnes : consultez logiciel de tenue de livres pour une société de type S et les comptes de capital des associés, puis l'aide en tenue de livres.
- Votre entreprise compte plusieurs entités ou établissements : consultez dépasser QuickBooks et les livres de plusieurs sociétés, puis l'aide en tenue de livres.
- Vous avez des locations, une boutique en ligne, ou des revenus ou des propriétaires à l'étranger : consultez les livres d'une LLC par immeuble locatif, la tenue de livres d'un vendeur Amazon, les comptes en devises étrangères dans des livres américains et les livres d'une filiale américaine d'une société mère étrangère.
- Vous voulez un logiciel moins cher, ou une application pour un entrepreneur individuel : consultez les solutions de rechange à QuickBooks que votre comptable prend en charge et une application de tenue de livres pour l'annexe C.
- Vous êtes au Canada, ou votre entreprise est active dans les deux pays : consultez le logiciel de comptabilité pour une entreprise canadienne.
Chiffres de cette page
| Chiffre | Valeur | Source |
|---|---|---|
| Seuil de déclaration du formulaire 1099-NEC pour les paiements faits en 2026 Généralement, les paiements de services à déclarer faits à un même bénéficiaire en 2026; la retenue de réserve peut exiger une production quel que soit le montant | 2 000 $ Année d'imposition 2026 | IRS : dois-je produire un formulaire 1099 ou une autre déclaration de renseignements? Vérifié |
| Date limite de production du formulaire 1099-NEC et de remise au bénéficiaire pour les paiements effectués en 2026 La date ordinaire du 31 janvier tombe un dimanche en 2027, donc l'échéance passe au jour ouvrable suivant | 1er février 2027 Année d'imposition 2026 | IRS : General Instructions for Certain Information Returns Vérifié |
Sources officielles
- IRS : Publication 583, démarrage d'une entreprise et tenue des registres
- IRS : Rev. Proc. 98-25
- IRS : tenue des registres
- IRS : utilisation des registres de logiciels de comptabilité électroniques, foire aux questions
- 26 CFR 1.6001-1, registres
- IRS : instructions de l'annexe C (formulaire 1040)
- IRS : instructions du formulaire 1120
- IRS : instructions du formulaire 1065
- IRS : instructions du formulaire 1120-S
- IRS : Publication 15, guide fiscal de l'employeur
- IRS : confier les tâches de paie à un tiers
- IRS : dois-je produire un formulaire 1099 ou une autre déclaration de renseignements?
- IRS : instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC
À propos de ce guide
Traduit du guide en anglais · Lire l'original en anglais
Il explique les règles générales pour l'année d'imposition indiquée. Il ne s'agit pas d'un conseil adapté à votre situation.
Modifications à l'original anglais
- : Première publication.