QuickBooks o Xero: cuál conviene a un negocio pequeño de EE. UU.

¿QuickBooks o Xero: cuál es mejor para un negocio pequeño de EE. UU.?

Ninguno gana en las reglas de impuestos. La ley pide libros suficientes para establecer sus ingresos y deducciones, y el IRS le permite elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y gastos (26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Las reglas de registros del IRS que se citan aquí no nombran ningún producto obligatorio ni aprobado. Cuatro pruebas lo deciden, en este orden:

1. Su contador. La persona que presenta su declaración trabaja a partir de sus libros. Si trabaja solo con uno de los dos, empiece por ese.
2. Lo que el negocio debe manejar. Nómina, formularios de contratistas, impuesto sobre las ventas, inventario o más de una entidad.
3. Costo anual total. Cada línea, no el plan más barato.
4. La salida. Una copia completa de sus datos que pueda conservar.

Luego revise cada producto con la prueba de los registros: reportes que concilian con sus libros y su declaración, con detalle que llega hasta los documentos de origen.

Un tercer producto, o uno más barato, pasa por las mismas pruebas; vea alternativas a QuickBooks que su contador apoya.

El caso no es sencillo cuando:

• Todavía no ha registrado ninguna transacción. El software, el catálogo de cuentas y la fecha de inicio se definen una sola vez, y su contador debe estar de acuerdo antes del primer asiento.
• Los libros no cuadran con su declaración. Un producto distinto no cierra esa diferencia por sí solo.
• Los libros están atrasados, hay años sin presentar, o el dinero personal y el del negocio están mezclados. Un producto nuevo puede arrastrar todo eso.
• Tiene empleados, o el negocio es una sociedad de personas o una corporación. La nómina es una obligación legal, y el capital de cada propietario debe conciliar con la declaración (una sociedad de personas declara el capital con base fiscal).
• El IRS le pidió sus registros. Lo que pide son los datos originales.
• Ya tiene historial en un producto. Cambiarlo requiere una fecha de cambio y saldos iniciales.

Reúna primero: su tipo de entidad, si paga a empleados o contratistas, si vende bienes o servicios gravables, tres meses de estados de cuenta bancarios y de tarjetas, la declaración del año pasado y qué software usa su contador.

¿Con cuál trabajará mi contador y qué debo preguntarle?

El flujo de trabajo de su contador suele limitar la elección, porque la declaración se prepara a partir de sus libros, y ninguna lista oficial dice qué productos debe apoyar un contador. El IRS dice que puede leer los archivos de los programas que usa la mayoría de los negocios, y aconseja a los contribuyentes consultar al examinador antes de entregar cualquier archivo electrónico (preguntas frecuentes del IRS sobre registros de software, pregunta 4). Aquí, su contador es quien prepara y presenta su declaración y su responsable contable es quien anota y concilia las transacciones durante el año; una misma persona puede ser ambos (vea responsable contable, contador y CPA). Pregunte antes de comprar:

1. ¿Trabaja con QuickBooks Online o con Xero, y alguno le causa problemas?
2. ¿Quiere su propio acceso, un archivo o reportes mensuales, y cuáles reportes?
3. ¿Cambian sus honorarios según el producto que yo elija?
4. ¿Hace los ajustes de fin de año en mi archivo o en una copia?
5. Si no usa ninguno de los dos, ¿cuál usa?

Si todavía no tiene contador, elija primero al contador. Vea cómo elegir un contador para una startup y preguntas antes de contratar a un responsable contable.

¿Qué debe hacer el software de contabilidad de un negocio pequeño para cumplir las reglas de registros del IRS?

Debe permitirle producir registros legibles que respalden los asientos de su declaración, concilien con sus libros y su declaración, y muestren detalle suficiente para identificar los documentos de origen. Esa es la prueba para cualquier sistema computarizado, y es la misma para QuickBooks Online y para Xero (Publication 583). El Revenue Procedure 98-25 alcanza también a los negocios más pequeños, cuando la información que necesita la declaración existe solo en los registros electrónicos (sección 3).

Usar un producto alojado en la nube no traslada la obligación al proveedor: un tercero que presta servicios para sus registros no lo libera de sus obligaciones (Rev. Proc. 98-25, sección 3). La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente cada mes, y una conexión bancaria por sí sola no lo hace; vea las conexiones bancarias no son conciliación.

¿Los libros se vincularán con mi Schedule C, o con la declaración de mi sociedad de personas o corporación?

Pueden hacerlo, si el catálogo de cuentas mantiene separado lo que cada línea de la declaración separa. Cada producto trae sus propias categorías, mientras que la declaración usa las definiciones de las instrucciones de los formularios del IRS, así que su contador relaciona unas con otras. Un catálogo de cuentas (la lista de cuentas donde van sus asientos) que usted pueda editar hace posible ese vínculo.

Pruebe antes de comprometerse: cargue tres meses de transacciones reales, genere el estado de resultados y el balance de comprobación, y pida a su contador que marque cada cuenta con su línea de la declaración. Los reportes de cada declaración están en de los libros a la declaración del negocio.

¿Cuánto costará realmente en un año?

Sume todas las líneas de abajo para un año completo, para cada producto, y compare los totales; el plan mensual es solo la primera línea. Los planes y precios cambian con frecuencia y ninguna fuente oficial los compara, así que pida cotizaciones actuales por escrito.

Algunos complementos de pago tienen alternativas oficiales gratuitas. Los depósitos de impuestos federales mediante EFTPS son gratuitos (IRS), el Seguro Social (Social Security Administration) ofrece la presentación electrónica gratuita de los Forms W-2 (Publication 15), y el IRS le permite presentar gratis la mayoría de las declaraciones informativas mediante su portal IRIS (IRS).

La trampa es elegir solo por el precio y luego pagar complementos o reconstruir los libros tras un cambio posterior. Para la línea de mano de obra, vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable y costo mensual de la contabilidad.

¿Necesito nómina, impuesto sobre las ventas o declaraciones 1099, y el software los maneja?

La nómina aplica si usted paga a un empleado; los formularios de contratistas y el impuesto sobre las ventas aplican solo cuando se cumplen las condiciones de abajo. La ley pone cada obligación sobre usted; el software solo ayuda a cumplirla. Revise cada una antes de elegir.

Si subcontrata la nómina, usted sigue siendo responsable de los depósitos, y el IRS sugiere inscribirse en EFTPS para poder confirmar que los pagos se hicieron (IRS). El impuesto retenido que no se paga también puede hacer que las personas responsables de remitirlo sean personalmente responsables (Publication 15; sanción por recuperación de fondos fiduciarios). Cuánto tiempo conservar los registros de impuestos sobre el empleo está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Puedo sacar mis datos si cambio más adelante?

Pruebe la salida antes de comprometerse, porque la obligación de llevar registros sigue siendo suya y el IRS pide los datos originales en una auditoría. El IRS dice que pide pronto el archivo de respaldo del software contable y el acceso de administrador, y que un archivo de respaldo le permite probar los registros originales de una manera que una exportación a hoja de cálculo no permite (preguntas frecuentes, preguntas 2 y 11). Un archivo vuelto a capturar para el IRS no cumple la solicitud, y los datos resumidos no son aceptables para los años bajo auditoría (preguntas frecuentes, preguntas 10 y 14).

Pregunte a cada proveedor:

• ¿Qué es lo más parecido a una copia completa de los asientos originales, con los archivos adjuntos, y en qué formato?
• ¿Cuánto tiempo después de cancelar puedo seguir entrando o descargando?
• ¿Puedo tener el rol de administrador (el acceso de nivel más alto)?
• ¿Puede mi contador tener un acceso aparte?

Qué exportar está en registros que debe conservar al cancelar QuickBooks, y el momento oportuno está en cambiar de software contable a mitad de año.

¿Cuándo el software no es el problema?

Un producto nuevo no arregla por sí solo libros atrasados, mezclados con gastos personales o llevados para varias entidades. Un archivo nuevo puede arrastrar los mismos problemas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una LLC nueva de un solo miembro

Una LLC de un solo miembro que tributa como empresa individual espera $90,000 de ingresos, no tiene personal y presenta el Schedule C. Pregunta a su contador si trabaja con QuickBooks Online o con Xero, y el contador nombra uno. La propietaria carga tres meses de transacciones bancarias reales en un archivo de prueba, y el contador marca cada cuenta con su línea del Schedule C: trabajo por contrato en una cuenta (línea 11) y honorarios de contador en otra (línea 17). Una diseñadora freelance, propietaria única de EE. UU. a quien se le paga por transferencia bancaria, recibe $3,000 en el año, por encima del umbral de declaración para contratistas, así que la propietaria obtiene un Form W-9 antes del primer pago y totaliza a la beneficiaria para el Form 1099-NEC. La decisión se basó en la respuesta del contador y en el vínculo con el Schedule C, no en el plan mensual más barato.

Una corporación S con el propietario en nómina

Una corporación S con $400,000 de ingresos paga a su único propietario por nómina y además toma distribuciones. Prueba cada producto con las mismas preguntas: ¿los sueldos, los impuestos del empleador y los pasivos se registran en los libros?; ¿la compensación del funcionario (línea 7), los demás sueldos (línea 8) y las distribuciones están en cuentas separadas?; ¿el balance general de fin de año coincidirá con el Schedule L? Cuánto sueldo es razonable es una pregunta de impuestos para el CPA, no un ajuste del software; vea el sueldo del propietario de una corporación S.

Una panadería que cambia en julio

Una panadería con $250,000 de ingresos, cuatro empleados e inventario de ingredientes quiere pasar de un producto al otro en julio. El producto no es lo difícil; lo difícil son la fecha del cambio y el historial. Si pasar en julio o al cierre del año, y qué saldos trasladar, se resuelve en cambiar de software contable a mitad de año y cambiar de proveedor de nómina. En cualquier caso, la panadería conserva el archivo anterior y sus exportaciones.

¿Su caso es distinto?

• Todavía no ha registrado ninguna transacción: la elección, el catálogo de cuentas, la fecha de inicio y quién lleva los libros se definen una sola vez, y su contador debe estar de acuerdo antes del primer asiento. Vea cómo configurar los libros de una LLC nueva y consiga ayuda de contabilidad.
• Usa un producto y los libros no cuadran con la declaración: un producto distinto no cierra por sí solo una diferencia de conciliación. Vea de los libros a la declaración del negocio y limpieza de la contabilidad o empezar de cero, y luego la ayuda de contabilidad.
• Tiene empleados, o sus libros llevan meses de atraso y vence una declaración: la nómina y el trabajo de ponerse al día los hace una persona, no un ajuste del software. Vea cómo configurar la nómina y ponerse al día con libros atrasados, y luego la ayuda de contabilidad.
• Quiere cambiar a mitad del año: la fecha del cambio y los saldos iniciales importan más que el producto. Vea cambiar de software contable a mitad de año y saldos iniciales al cambiar de contador, y luego la ayuda de contabilidad.
• Va a cancelar una suscripción, o el IRS le pidió sus registros: lo que pide el IRS son los datos originales. Vea registros que debe conservar al cancelar QuickBooks, y luego la ayuda de contabilidad.
• Es una corporación S o una sociedad de personas: vea software de contabilidad para una corporación S y cuentas de capital de los socios, y luego la ayuda de contabilidad.
• Su negocio tiene varias entidades o ubicaciones: vea cuando QuickBooks se le queda corto y libros para varias empresas, y luego la ayuda de contabilidad.
• Tiene propiedades de alquiler, una tienda en línea, o ingresos o propietarios en el extranjero: vea libros para una LLC por propiedad de alquiler, contabilidad para vendedores de Amazon, cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU. y libros de una subsidiaria de EE. UU. de una matriz extranjera.
• Quiere un software más barato, o una aplicación para un propietario único: vea alternativas a QuickBooks que su contador apoya y aplicación de contabilidad para el Schedule C.
• Está en Canadá, o tiene un negocio en dos países: vea software de contabilidad para un negocio canadiense.