QuickBooks או Xero: מה מתאים לעסק קטן בארצות הברית

QuickBooks או Xero: מה טוב יותר לעסק קטן בארה״ב?

אף אחת מהן לא מנצחת לפי כללי המס. החוק דורש ספרים שמספיקים כדי לבסס את ההכנסות והניכויים שלכם, ו-⁠IRS מאפשר לבחור כל שיטה לשמירת רישומים שמציגה בבירור הכנסות והוצאות (⁦26 CFR 1.6001-1⁩; פרסום 583). כללי הרישומים של IRS שמצוטטים כאן לא קובעים מוצר נדרש או מאושר. ארבע בדיקות מכריעות, לפי הסדר הזה:

1. רואה החשבון שלכם. מי שמגיש את הדוח שלכם עובד מהספרים. אם הוא עובד רק באחת משתי התוכנות, התחילו משם.
2. מה שהעסק חייב לנהל. שכר, טפסים לקבלנים, מס מכירה, מלאי, או יותר מישות אחת.
3. העלות השנתית הכוללת. כל השורות, לא החבילה הזולה ביותר.
4. היציאה. עותק מלא של הנתונים שלכם שאפשר לשמור.

אחר כך בדקו כל מוצר מול מבחן הרישומים: דוחות שמתאימים לספרים שלכם ולדוח, עם פירוט שמוביל חזרה למסמכי המקור.

מוצר שלישי או זול יותר עובר את אותן בדיקות; ראו חלופות ל-⁠QuickBooks שרואה החשבון שלכם תומך בהן.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• עדיין לא רשמתם עסקה. התוכנה, מפתח החשבונות ותאריך ההתחלה נקבעים פעם אחת, ורואה החשבון שלכם צריך להסכים לפני הרישום הראשון.
• הספרים לא מתאימים לדוח שלכם. מוצר אחר לא יסגור את הפער הזה בעצמו.
• הספרים מפגרים, שנים לא הוגשו, או שכסף פרטי ועסקי מעורב. מוצר חדש יכול לשאת את כל זה הלאה.
• יש לכם עובדים, או שהעסק הוא שותפות או חברה. שכר הוא חובה חוקית, וההון של כל בעלים חייב להתאים לדוח (שותפות מדווחת הון לפי בסיס המס).
• IRS ביקש את הרישומים שלכם. הנתונים המקוריים הם מה ש-⁠IRS מבקש.
• כבר יש לכם היסטוריה במוצר אחד. העברה שלה דורשת תאריך מעבר ויתרות פתיחה.

אספו קודם: את סוג הישות שלכם, אם אתם משלמים לעובדים או לקבלנים, אם אתם מוכרים סחורות או שירותים החייבים במס, שלושה חודשים של דפי בנק וכרטיס אשראי, את הדוח של השנה שעברה, ובאיזו תוכנה רואה החשבון שלכם משתמש.

עם איזו תוכנה רואה החשבון שלי יעבוד, ומה שואלים אותו?

אופן העבודה של רואה החשבון מגביל לעיתים קרובות את הבחירה, כי הדוח מוכן מהספרים שלכם, ואין רשימה רשמית שקובעת באילו מוצרים רואה חשבון חייב לתמוך. IRS אומר שהוא יכול לקרוא את הקבצים של התוכנות שרוב העסקים משתמשים בהן, ומורה לנישומים להתייעץ עם הבודק לפני הגשת כל קובץ אלקטרוני (שאלות נפוצות של IRS על רישומי תוכנה, שאלה 4). כאן, רואה החשבון הוא מי שמכין ומגיש את הדוח שלכם, ואיש הנהלת החשבונות הוא מי שמזין ומתאים עסקאות במהלך השנה; אדם אחד יכול להיות שניהם (ראו איש הנהלת חשבונות, רואה חשבון ו-⁠CPA). שאלו לפני שאתם קונים:

1. האם אתם עובדים מ-⁠QuickBooks Online או מ-⁠Xero, והאם אחת מהן מהווה בעיה בשבילכם?
2. האם אתם רוצים כניסה משלכם, קובץ או דוחות חודשיים, ואילו דוחות?
3. האם העמלה שלכם משתנה לפי המוצר שאבחר?
4. האם אתם מבצעים התאמות סוף שנה בקובץ שלי או בעותק?
5. אם אתם לא משתמשים באף אחת מהן, במה אתם משתמשים?

אם עדיין אין לכם רואה חשבון, בחרו קודם אותו. ראו בחירת רואה חשבון לסטארט-אפ ושאלות לשאול לפני שמעסיקים איש הנהלת חשבונות.

מה תוכנת הנהלת חשבונות לעסק קטן צריכה לעשות כדי לעמוד בכללי הרישומים של IRS?

היא צריכה לאפשר לכם להפיק רישומים קריאים שתומכים ברישומים בדוח שלכם, מתאימים לספרים ולדוח, ומציגים מספיק פירוט כדי לזהות את מסמכי המקור. זו הבדיקה לכל מערכת ממוחשבת, והיא זהה ל-⁠QuickBooks Online ול-⁠Xero (פרסום 583). Revenue Procedure 98-25 חל גם על עסקים קטנים יותר, כשמידע שהדוח צריך קיים רק ברישומים האלקטרוניים (סעיף 3).

שימוש במוצר מאוחסן בענן לא מעביר את החובה לספק: צד שלישי שמספק שירותים לרישומים שלכם לא פוטר אתכם מהחובות שלכם (Rev. Proc. 98-25, סעיף 3). פרסום 583 קובע להתאים את חשבון העו״ש בכל חודש, והזנת בנק לבדה אינה עושה זאת; ראו הזנות בנק אינן התאמה.

האם הספרים יתאימו ל-⁠Schedule C, לדוח שותפות או לדוח חברה שלי?

כן, אם מפתח החשבונות מפריד בין מה שכל שורה בדוח מפרידה. כל מוצר מגיע עם קטגוריות משלו, בעוד שהדוח משתמש בהגדרות שבהוראות הטפסים של IRS, ולכן רואה החשבון שלכם ממפה אחת לשנייה. מפתח חשבונות (רשימת החשבונות שהרישומים שלכם נכנסים אליהם) שאפשר לערוך מאפשר את המיפוי הזה.

בדקו לפני שמתחייבים: טענו שלושה חודשים של עסקאות אמיתיות, הריצו את דוח הרווח והפסד ואת מאזן הבוחן, ובקשו מרואה החשבון לסמן כל חשבון עם שורת הדוח שלו. הדוחות לכל סוג דוח מופיעים במהספרים לדוח המס העסקי.

כמה זה באמת יעלה לאורך שנה?

חברו את כל השורות שלמטה לשנה שלמה, לכל מוצר, והשוו את הסכומים; החבילה החודשית היא רק השורה הראשונה. חבילות ומחירים משתנים לעיתים קרובות ואף מקור רשמי לא משווה אותם, ולכן קבלו הצעות מחיר עדכניות בכתב.

לחלק מהתוספות בתשלום יש מסלולים רשמיים חינמיים. הפקדות מס פדרלי דרך EFTPS הן חינמיות (IRS), מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) מציע הגשה אלקטרונית חינמית של טפסי ⁦W-2⁩ (פרסום 15), ו-⁠IRS מאפשר להגיש את רוב דוחות המידע בחינם דרך פורטל IRIS שלו (IRS).

המלכודת היא לבחור לפי מחיר בלבד, ואחר כך לשלם על תוספות או לבנות מחדש את הספרים אחרי מעבר מאוחר. לשורת העבודה, ראו ניהול ספרים בעצמכם או העסקת איש הנהלת חשבונות ועלות הנהלת חשבונות לחודש.

האם אני צריך שכר, מס מכירה או דיווח 1099, והאם התוכנה מכסה אותם?

שכר חל אם אתם משלמים לעובד; טפסים לקבלנים ומס מכירה חלים רק כשהתנאים שלמטה מתקיימים. החוק מטיל כל חובה עליכם; התוכנה רק עוזרת לעמוד בה. בדקו כל אחת לפני שאתם בוחרים.

אם אתם מוציאים את השכר למיקור חוץ, אתם נשארים אחראים להפקדות, ו-⁠IRS ממליץ להירשם ל-⁠EFTPS כדי שתוכלו לאשר שהתשלומים בוצעו (IRS). מס שנוכה ולא שולם יכול גם להפוך את האחראים להעברתו לחייבים אישית (פרסום 15; קנס השבת כספי נאמנות). כמה זמן לשמור רישומי מסי שכר מוסבר בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

האם אפשר להוציא את הנתונים שלי אם אעבור מאוחר יותר?

בדקו את היציאה לפני שאתם מתחייבים, כי חובת שמירת הרישומים נשארת עליכם ו-⁠IRS מבקש את הנתונים המקוריים בביקורת. IRS אומר שהוא מבקש מוקדם את קובץ הגיבוי של תוכנת החשבונאות ואת הכניסה של מנהל המערכת, ושקובץ גיבוי מאפשר לו לבדוק את הרישומים המקוריים בדרך שייצוא לגיליון אלקטרוני לא מאפשר (שאלות נפוצות, שאלות 2 ו-⁠11). קובץ שהוקלד מחדש עבור IRS אינו עונה על הבקשה, ונתונים מקוצרים אינם מקובלים לשנים שבביקורת (שאלות נפוצות, שאלות 10 ו-⁠14).

שאלו כל ספק:

• מהו הדבר הקרוב ביותר לעותק מלא של הרישומים המקוריים, עם קבצים מצורפים, ובאיזה פורמט?
• כמה זמן אחרי הביטול אוכל עדיין להתחבר או להוריד?
• האם אוכל להחזיק בתפקיד מנהל המערכת (הכניסה ברמה העליונה)?
• האם רואה החשבון שלי יכול לקבל כניסה נפרדת?

מה לייצא מוסבר ברישומים לשמור בעת ביטול QuickBooks, והתזמון במעבר בין תוכנות חשבונאות באמצע השנה.

מתי התוכנה אינה הבעיה?

מוצר חדש לא מתקן בעצמו ספרים שמפגרים, שמעורבים בהוצאות פרטיות או שמנוהלים לכמה ישויות. קובץ חדש יכול לשאת את אותן בעיות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

LLC חדש עם בעלים יחיד

LLC עם בעלים יחיד שממוסה כעסק יחידני צופה הכנסות של ⁦$90,000⁩, אין לו עובדים, והוא מגיש Schedule C. הוא שואל את רואה החשבון אם הוא עובד מ-⁠QuickBooks Online או מ-⁠Xero, ורואה החשבון נוקב באחת. הבעלים טוען שלושה חודשים של עסקאות בנק אמיתיות לקובץ ניסיון, ורואה החשבון מסמן כל חשבון עם שורת Schedule C שלו: עבודת קבלנים בחשבון אחד (שורה 11), שכר טרחה לרואה חשבון באחר (שורה 17). מעצב פרילנסר, בעל עסק יחידני אמריקאי שמקבל תשלום בהעברה בנקאית, מקבל ⁦$3,000⁩ במהלך השנה, מעל סף הדיווח לקבלנים, ולכן הבעלים אוסף טופס ⁦W-9⁩ לפני התשלום הראשון ומסכם את הנמען לטופס ⁦1099-NEC⁩. ההחלטה נשענה על תשובת רואה החשבון ועל המיפוי ל-⁠Schedule C, לא על החבילה החודשית הזולה ביותר.

חברת S שהבעלים שלה בשכר

חברת S עם הכנסות של ⁦$400,000⁩ משלמת לבעלים היחיד שלה דרך שכר ולוקחת גם חלוקות. היא בודקת כל מוצר באותן שאלות: האם שכר, מסי מעסיק והתחייבויות נרשמים בספרים; האם שכר נושאי משרה (שורה 7), שכר אחר (שורה 8) וחלוקות נמצאים בחשבונות נפרדים; האם מאזן סוף השנה יתאים ל-⁠Schedule L. כמה שכר הוא סביר היא שאלת מס עבור ה-⁠CPA, לא הגדרה בתוכנה; ראו שכר בעלים בחברת S.

מאפייה שעוברת ביולי

מאפייה עם הכנסות של ⁦$250,000⁩, ארבעה עובדים ומלאי חומרי גלם רוצה לעבור ממוצר אחד לשני ביולי. המוצר אינו החלק הקשה; תאריך המעבר וההיסטוריה הם הקשים. אם לעבור ביולי או בסוף השנה, ואילו יתרות להעביר, מוסבר במעבר בין תוכנות חשבונאות באמצע השנה ובמעבר בין ספקי שכר. המאפייה שומרת את הקובץ הישן ואת הייצואים שלו בכל מקרה.

המצב שלכם שונה?

• עדיין לא רשמתם עסקה: הבחירה, מפתח החשבונות, תאריך ההתחלה ומי מנהל את הספרים נקבעים פעם אחת, ורואה החשבון שלכם צריך להסכים לפני הרישום הראשון. ראו הקמת ספרים ל-⁠LLC חדש וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם משתמשים במוצר אחד והספרים לא מתאימים לדוח: מוצר אחר לא סוגר בעצמו פער התאמה. ראו מהספרים לדוח המס העסקי וניקוי הנהלת חשבונות או התחלה מחדש, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם עובדים, או שהספרים מפגרים בחודשים ודוח מגיע לתאריך הגשה: שכר והשלמת פיגורים נעשים בידי אדם ולא בהגדרה. ראו הקמת שכר והשלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם רוצים לעבור באמצע השנה: תאריך המעבר ויתרות הפתיחה חשובים יותר מהמוצר. ראו מעבר בין תוכנות חשבונאות באמצע השנה ויתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם מבטלים מנוי, או ש-⁠IRS ביקש את הרישומים שלכם: הנתונים המקוריים הם מה ש-⁠IRS מבקש. ראו רישומים לשמור בעת ביטול QuickBooks, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם חברת S או שותפות: ראו תוכנת הנהלת חשבונות לחברת S וחשבונות הון של שותפים, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• לעסק שלכם יש כמה ישויות או מיקומים: ראו כשמתעלים על QuickBooks וספרים לכמה חברות, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם נכסים להשכרה, חנות מקוונת, או הכנסות או בעלים בחו״ל: ראו ספרים ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה, הנהלת חשבונות למוכר באמזון, חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים וספרים לחברת בת אמריקאית של חברה אם זרה.
• אתם רוצים תוכנה זולה יותר, או אפליקציה לבעל עסק יחידני: ראו חלופות ל-⁠QuickBooks שרואה החשבון שלכם תומך בהן ואפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C.
• אתם בקנדה, או מנהלים עסק בשתי מדינות: ראו תוכנת חשבונאות לעסק קנדי.