Para quem é
- Novas empresas nos EUA que escolhem o software de contabilidade antes da primeira transação
- Proprietários de LLC, sociedade de pessoas ou corporação cujo contador prepara a declaração a partir da escrituração
- Proprietários que já usam um produto e cuja escrituração não bate com a declaração
Não abordado aqui
- Recursos dos produtos, preços de planos ou rankings, que nenhuma fonte oficial compara
- Alternativas mais baratas e quais delas um contador atende
- Trocar no meio do ano, saldos iniciais e o que exportar antes de cancelar
- Canadá ou empresa com atuação nos dois países
QuickBooks ou Xero: qual é melhor para uma pequena empresa nos EUA?
Nenhum dos dois ganha pelas regras de imposto. A lei exige uma escrituração suficiente para comprovar sua renda e suas deduções, e o IRS permite que você escolha qualquer sistema de registros que mostre com clareza a renda e as despesas (26 CFR 1.6001-1; Publication 583). As regras de registros do IRS citadas aqui não nomeiam nenhum produto obrigatório ou aprovado. Quatro testes decidem, nesta ordem:
- Seu contador. Quem entrega sua declaração trabalha a partir da sua escrituração. Se ele trabalha em apenas um dos dois, comece por esse.
- O que o negócio precisa suportar. Folha de pagamento, formulários de prestadores de serviços, imposto sobre vendas, estoque ou mais de uma entidade.
- Custo anual total. Cada linha, não o plano mais barato.
- A saída. Uma cópia completa dos seus dados que você possa guardar.
Depois, avalie qualquer um dos produtos pelo teste de registros: relatórios que concilem com a sua escrituração e a sua declaração, com detalhe até os documentos de origem.
| Sua situação | O que decide |
|---|---|
| Seu contador trabalha em apenas um deles | Comece por esse e pergunte quanto o outro custaria em honorários e tempo. |
| Seu contador trabalha nos dois, ou você não tem contador | Faça em cada um o teste de três meses descrito abaixo e compare o total anual. |
| Você ainda não tem contador | Escolha o contador primeiro. |
| Sua escrituração está atrasada ou não bate com a declaração | Resolva isso primeiro: limpar a escrituração ou começar do zero. |
Um terceiro produto, ou um mais barato, passa pelos mesmos testes; veja alternativas ao QuickBooks que seu contador atende.
O caso não é simples quando:
- Você ainda não registrou nenhuma transação. O software, o plano de contas e a data de início são definidos uma só vez, e seu contador deve concordar antes do primeiro lançamento.
- A escrituração não bate com a sua declaração. Um produto diferente, sozinho, não fecha essa diferença.
- A escrituração está atrasada, há anos sem entrega ou dinheiro pessoal e da empresa misturados. Um produto novo pode levar tudo isso adiante.
- Você tem empregados, ou o negócio é uma sociedade de pessoas ou uma corporação. A folha de pagamento é uma obrigação legal, e o capital de cada proprietário deve conciliar com a declaração (uma sociedade de pessoas informa o capital pelo custo-base fiscal).
- O IRS pediu seus registros. O que ele pede são os dados originais.
- Você já tem histórico em um dos produtos. Migrá-lo exige uma data de troca e saldos iniciais.
Reúna antes: o tipo da sua entidade, se você paga empregados ou prestadores de serviços, se vende bens ou serviços tributáveis, três meses de extratos bancários e de cartão, a declaração do ano passado e qual software seu contador usa.
Com qual deles meu contador vai trabalhar e o que devo perguntar?
O fluxo de trabalho do seu contador muitas vezes limita a escolha, porque a declaração é preparada a partir da sua escrituração, e nenhuma lista oficial diz quais produtos um contador é obrigado a atender. O IRS diz que consegue ler os arquivos dos programas que a maioria das empresas usa e orienta os contribuintes a consultar o agente antes de enviar qualquer arquivo eletrônico (perguntas frequentes do IRS sobre registros de software, pergunta 4). Aqui, seu contador é quem prepara e entrega a sua declaração, e seu responsável contábil é quem lança e concilia as transações durante o ano; uma só pessoa pode ser os dois (veja responsável contábil, contador e CPA). Pergunte antes de comprar:
- Você trabalha com QuickBooks Online ou Xero, e algum dos dois é um problema para você?
- Você quer um acesso próprio, um arquivo ou relatórios mensais, e quais relatórios?
- Seus honorários mudam conforme o produto que escolho?
- Você faz os ajustes de fim de ano no meu arquivo ou em uma cópia?
- Se não usa nenhum dos dois, qual você usa?
Se ainda não tem contador, escolha o contador primeiro. Veja como escolher um contador para uma startup e perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil.
O que um software de escrituração para pequenas empresas precisa fazer para atender às regras de registros do IRS?
Ele precisa permitir que você gere registros legíveis que sustentem os lançamentos da sua declaração, concilie com a sua escrituração e a sua declaração e mostre detalhe suficiente para identificar os documentos de origem. Esse é o teste para qualquer sistema computadorizado, e é o mesmo para o QuickBooks Online e o Xero (Publication 583). A Revenue Procedure 98-25 alcança também as empresas menores, quando as informações de que a declaração precisa existem apenas nos registros eletrônicos (seção 3).
| O que o IRS pede | O que testar no QuickBooks Online e no Xero |
|---|---|
| Registros legíveis que sustentem e verifiquem a declaração | Imprima ou exporte o livro-razão (cada lançamento, por conta) e o balancete (o total de cada conta) para qualquer período. |
| Registros que concilem com a sua escrituração e a sua declaração | Os totais das contas batem com a sua escrituração, e o total de cada conta pode ser rastreado até a declaração. |
| Detalhe que identifique os documentos de origem | Cada transação traz ou liga o seu recibo, a conta ou a fatura. |
| Uma descrição do sistema: como os dados fluem, os controles de precisão e os controles que impedem inclusões, alterações ou exclusões não autorizadas | Você consegue imprimir o plano de contas com o que cada conta contém, mostrar quem alterou ou excluiu um lançamento e quando, limitar quem pode editar períodos encerrados e registrar as mudanças datadas na configuração (Publication 583; Rev. Proc. 98-25, seção 6). |
| Registros guardados enquanto puderem ser relevantes | Você consegue manter uma cópia completa depois que a assinatura termina (26 CFR 1.6001-1(e)). |
Usar um produto hospedado não transfere a obrigação ao fornecedor: um terceiro que presta serviços relacionados aos seus registros não dispensa você das suas obrigações (Rev. Proc. 98-25, seção 3). A Publication 583 diz para conciliar sua conta corrente todo mês, e o feed bancário sozinho não faz isso; veja feed bancário não é conciliação.
A escrituração vai se ligar ao meu Schedule C, à declaração da sociedade de pessoas ou da corporação?
Pode, se o plano de contas separar o que cada linha da declaração separa. Cada produto vem com as próprias categorias, enquanto a declaração usa as definições das instruções dos formulários do IRS; por isso, seu contador faz a correspondência de um para o outro. Um plano de contas (a lista de contas em que seus lançamentos entram) que você consiga editar torna essa correspondência possível.
| Declaração | O que a escrituração precisa manter separado |
|---|---|
| Schedule C | Receita bruta, e devoluções e abatimentos; custo das mercadorias vendidas, se você mantém estoque; mão de obra contratada (linha 11) separada dos salários (linha 26); honorários de contador e advogado (linha 17). Se os Forms 1099-NEC que você recebeu somam mais do que a linha 1, as instruções pedem um demonstrativo explicando a diferença (instruções). |
| Form 1065 | Um balanço patrimonial que concorde com a escrituração (Schedule L) e o capital por sócio. O item L do Schedule K-1 informa a conta de capital de cada sócio pelo custo-base fiscal, que pode diferir do patrimônio líquido contábil. Algumas pequenas sociedades de pessoas podem dispensar o balanço patrimonial e o item L pelo teste do Schedule B nas instruções; a escrituração ainda deve acompanhar os dois. |
| Form 1120 | Remuneração de diretores (linha 12) separada dos demais salários (linha 13) e um balanço patrimonial que concorde com a escrituração (Schedule L; uma pequena corporação pode ser dispensada pelo teste do Schedule K, veja Schedule L na declaração de corporação) (instruções). |
| Form 1120-S | Remuneração de diretores (linha 7) separada dos demais salários (linha 8), distribuições separadas de ambos e um balanço patrimonial que concorde com a escrituração (Schedule L; uma pequena corporação pode ser dispensada pelo teste do Schedule B, veja Schedule L na declaração de corporação) (instruções). |
Teste antes de se comprometer: carregue três meses de transações reais, gere a demonstração do resultado e o balancete e peça ao seu contador que marque cada conta com a linha da declaração. Os relatórios de cada declaração estão em da escrituração à declaração de imposto da empresa.
Quanto isso realmente custa em um ano?
Some todas as linhas abaixo para um ano inteiro, em cada produto, e compare os totais; o plano mensal é só a primeira linha. Planos e preços mudam com frequência e nenhuma fonte oficial os compara, então peça cotações atuais por escrito.
| Linha | O que perguntar | Cotação do QuickBooks Online | Cotação do Xero |
|---|---|---|---|
| Nível do plano | Qual nível tem os relatórios, os usuários e as conexões bancárias de que você precisa, e quais são os limites dele? | ||
| Usuários | O acesso do seu contador está incluído ou é extra? E o do seu responsável contábil? | ||
| Folha de pagamento | Tarifa base mais uma tarifa por empregado? As entregas estaduais estão incluídas? É um acesso separado? | ||
| Formulários de prestadores de serviços | A entrega eletrônica dos Forms 1099-NEC está incluída ou é cobrada por formulário? | ||
| Recibos e contas | A captura de recibos ou o pagamento de contas faz parte do plano? | ||
| Imposto sobre vendas | Ele só calcula ou também entrega a declaração? | ||
| Aplicativos adicionais | Estoque, controle de horas ou relatórios que o plano não tem. | ||
| Configuração e histórico | A tarifa ou o tempo para configurar as contas e trazer o histórico. | ||
| Pessoas | Suas próprias horas ou os honorários de um responsável contábil. | ||
| Total do ano |
Alguns complementos pagos têm alternativas oficiais gratuitas. Os depósitos de impostos federais pelo EFTPS são gratuitos (IRS), a Social Security Administration oferece entrega eletrônica gratuita dos Forms W-2 (Publication 15) e o IRS permite entregar a maioria das declarações informativas gratuitamente pelo portal IRIS (IRS).
A armadilha é escolher só pelo preço e depois pagar por complementos ou refazer a escrituração após uma troca. Para a linha de mão de obra, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e custo mensal da escrituração contábil.
Preciso de folha de pagamento, imposto sobre vendas ou Forms 1099, e o software cobre isso?
A folha de pagamento vale se você paga um empregado; os formulários de prestadores de serviços e o imposto sobre vendas só valem quando as condições abaixo são atendidas. A lei coloca cada obrigação sobre você; o software apenas ajuda a cumpri-la. Verifique cada uma antes de escolher.
| Obrigação | Quando se aplica | O que verificar no QuickBooks Online e no Xero |
|---|---|---|
| Folha de pagamento | Você paga um empregado. Os pagamentos que uma corporação S faz a um diretor por serviços são tratados como salário na medida em que forem uma remuneração razoável (instruções do Form 1120-S). | A retenção federal, os depósitos e as declarações da folha de pagamento são obrigação sua (Publication 15); os registros e entregas estaduais variam conforme o estado. A folha lança salários, impostos do empregador e passivos na escrituração, e quem faz os depósitos e as entregas? A configuração está em configurar a folha de pagamento. |
| Formulários de prestadores de serviços | Em geral, você paga um beneficiário sujeito a informe, como uma pessoa física, por serviços do negócio e o total do ano chega a $2.000, ou você fez retenção adicional (backup withholding), em qualquer valor. A maioria dos pagamentos a corporações é excluída, assim como os pagamentos com cartão e por redes de terceiros, que o processador de pagamentos informa no Form 1099-K (instruções). O Form 1099-NEC de pagamentos de 2026 vence em 1º de fevereiro de 2027 (instruções). | Dá para marcar os prestadores de serviços, guardar o número de identificação fiscal de cada um e totalizar cada beneficiário no ano? Quem precisa de informe está em quais prestadores de serviços recebem um formulário de imposto; como obter o Form W-9 está em como coletar o número de identificação fiscal de prestadores de serviços. |
| Imposto sobre vendas | Depende das regras de nexus de cada estado, de a venda ser tributável lá e de um marketplace cobrar o imposto por você. A lei estadual e a local regem o assunto, e as fontes do IRS desta página não o cobrem. | A conta de passivo de imposto bate com as declarações que você entrega? Quem as entrega? Veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas. |
Se você terceiriza a folha de pagamento, continua responsável pelos depósitos, e o IRS sugere se cadastrar no EFTPS para confirmar que os pagamentos foram feitos (IRS). O imposto retido que deixa de ser pago também pode tornar pessoalmente responsáveis as pessoas encarregadas de repassá-lo (Publication 15; multa de recuperação do imposto retido). Por quanto tempo guardar os registros de impostos sobre a folha está em por quanto tempo guardar os registros do negócio.
Consigo tirar meus dados se eu trocar depois?
Teste a saída antes de se comprometer, porque a obrigação de manter registros continua com você e o IRS pede os dados originais em uma auditoria. O IRS diz que pede cedo o arquivo de backup do software de contabilidade e o acesso de administrador, e que um arquivo de backup permite testar os registros originais de um modo que uma exportação em planilha não permite (perguntas frequentes, perguntas 2 e 11). Um arquivo redigitado para o IRS não atende ao pedido, e dados condensados não são aceitos para os anos em auditoria (perguntas frequentes, perguntas 10 e 14).
Pergunte a cada fornecedor:
- O que existe de mais próximo de uma cópia completa dos lançamentos originais, com anexos, e em qual formato?
- Por quanto tempo depois de cancelar ainda posso entrar ou baixar os dados?
- Posso ter o papel de administrador (o acesso de nível mais alto)?
- Meu contador pode ter um acesso separado?
O que exportar está em registros para guardar ao cancelar o QuickBooks, e o momento certo está em trocar de software de contabilidade no meio do ano.
Quando o software não é o problema?
Um produto novo, sozinho, não conserta uma escrituração atrasada, misturada com gastos pessoais ou mantida para várias entidades. Um arquivo novo pode levar os mesmos problemas.
| Situação | Por que um produto novo, sozinho, não resolve | Veja |
|---|---|---|
| A escrituração está atrasada ou não concilia | Um arquivo novo pode levar os mesmos problemas, a menos que a escrituração antiga seja limpa ou refeita antes | Limpar a escrituração ou começar do zero; colocar em dia a escrituração atrasada |
| Dinheiro pessoal e da empresa estão misturados | As contas não conseguem distinguir um do outro | Corrigir a mistura de dinheiro pessoal e empresarial |
| Mais de um negócio | A Publication 583 diz para manter um conjunto de registros completo e separado para cada um | Escrituração para várias empresas |
| Estoque | A maioria das empresas que vendem mercadorias leva o estoque em conta no início e no fim do ano. Um contribuinte de pequena empresa pode optar por não manter estoque, mas ainda deve usar um método que reflita com clareza a renda; por isso, a configuração depende do caminho que seu contador usa. O software não conta o seu estoque (instruções do Schedule C) | Custo das mercadorias vendidas no Schedule C |
| Corporação S | A remuneração do proprietário, as distribuições e o balanço patrimonial definem a configuração | Software de escrituração para corporação S |
| Várias entidades ou locais | Um pacote para pequenas empresas pode deixar de servir | Quando o QuickBooks fica pequeno |
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.
Uma nova LLC de um único membro
Uma LLC de um único membro tributada como empresa individual espera US$90.000 de receita, não tem funcionários e entrega o Schedule C. Ela pergunta ao contador se ele trabalha com QuickBooks Online ou Xero, e o contador indica um. O proprietário carrega três meses de transações bancárias reais em um arquivo de teste, e o contador marca cada conta com a linha do Schedule C: mão de obra contratada em uma conta (linha 11), honorários de contador em outra (linha 17). Uma designer freelancer, empresária individual nos EUA paga por transferência bancária, recebe US$3.000 no ano, acima do limite para informar prestadores de serviços; por isso, o proprietário coleta um Form W-9 antes do primeiro pagamento e totaliza o beneficiário para o Form 1099-NEC. A decisão se apoiou na resposta do contador e na correspondência com o Schedule C, não no plano mensal mais barato.
Uma corporação S com o proprietário na folha de pagamento
Uma corporação S com US$400.000 de receita paga seu único proprietário pela folha de pagamento e também faz distribuições. Ela testa cada produto com as mesmas perguntas: salários, impostos do empregador e passivos são lançados na escrituração; a remuneração de diretor (linha 7), os demais salários (linha 8) e as distribuições estão em contas separadas; o balanço patrimonial do fim do ano vai concordar com o Schedule L. Quanto de remuneração é razoável é uma questão de imposto para o CPA (contador público habilitado), não uma configuração do software; veja salário do proprietário de uma corporação S.
Uma padaria que troca em julho
Uma padaria com US$250.000 de receita, quatro empregados e estoque de ingredientes quer passar de um produto para o outro em julho. O produto não é a parte difícil; a data da troca e o histórico são. Decidir se a mudança será em julho ou no fim do ano, e quais saldos levar, está em trocar de software de contabilidade no meio do ano e trocar de provedor de folha de pagamento. A padaria guarda o arquivo antigo e as exportações dele de qualquer forma.
E no seu caso?
- Você ainda não registrou nenhuma transação: a escolha, o plano de contas, a data de início e quem mantém a escrituração são definidos uma só vez, e seu contador deve concordar antes do primeiro lançamento. Veja como montar a escrituração de uma LLC nova e conte com a ajuda com a escrituração.
- Você usa um produto e a escrituração não bate com a declaração: um produto diferente, sozinho, não fecha uma diferença de conciliação. Veja da escrituração à declaração de imposto da empresa e limpar a escrituração ou começar do zero e depois a ajuda com a escrituração.
- Você tem empregados, ou sua escrituração está meses atrasada e uma declaração está para vencer: folha de pagamento e atualização são feitas por uma pessoa, não por uma configuração. Veja configurar a folha de pagamento e colocar em dia a escrituração atrasada e depois a ajuda com a escrituração.
- Você quer trocar no meio do ano: a data da troca e os saldos iniciais importam mais do que o produto. Veja trocar de software de contabilidade no meio do ano e saldos iniciais após trocar de contador e depois a ajuda com a escrituração.
- Você vai cancelar uma assinatura, ou o IRS pediu seus registros: o que o IRS pede são os dados originais. Veja registros para guardar ao cancelar o QuickBooks e depois a ajuda com a escrituração.
- Você é uma corporação S ou uma sociedade de pessoas: veja software de escrituração para corporação S e contas de capital dos sócios e depois a ajuda com a escrituração.
- Seu negócio tem várias entidades ou locais: veja quando o QuickBooks fica pequeno e escrituração para várias empresas e depois a ajuda com a escrituração.
- Você tem imóveis alugados, uma loja online, ou rendimentos ou proprietários no exterior: veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado, escrituração de vendedor da Amazon, contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e escrituração de subsidiária nos EUA de controladora estrangeira.
- Você quer um software mais barato, ou um aplicativo para empresário individual: veja alternativas ao QuickBooks que seu contador atende e aplicativo de escrituração para o Schedule C.
- Você está no Canadá, ou tem um negócio nos dois países: veja software de contabilidade para uma empresa canadense.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Limite de declaração do Form 1099-NEC para pagamentos feitos em 2026 Em geral, pagamentos de serviços declaráveis a um beneficiário durante 2026; a retenção de backup (backup withholding) pode exigir a entrega em qualquer valor | $2.000 Ano fiscal 2026 | IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa? Verificado |
| Prazo de entrega do Form 1099-NEC e de envio ao destinatário para pagamentos feitos em 2026 O prazo regular de 31 de janeiro cai em um domingo em 2027, então o vencimento passa para o próximo dia útil | 1º de fevereiro de 2027 Ano fiscal 2026 | IRS: General Instructions for Certain Information Returns (instruções gerais das declarações informativas) Verificado |
Fontes primárias
- IRS: Publication 583, como abrir um negócio e manter registros
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: manutenção de registros
- IRS: uso de registros de software de contabilidade eletrônico, perguntas frequentes
- 26 CFR 1.6001-1, registros
- IRS: instruções do Schedule C (Form 1040)
- IRS: instruções do Form 1120
- IRS: instruções do Form 1065
- IRS: instruções do Form 1120-S
- IRS: Publication 15, guia tributário do empregador
- IRS: terceirização das obrigações da folha de pagamento
- IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa?
- IRS: instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC
Sobre este guia
Traduzido do guia em inglês · Leia o original em inglês
Explica as regras gerais do ano fiscal indicado. Não é aconselhamento para a sua situação.
Alterações no original em inglês
- : Primeira publicação.